Закупочный акт товаров у физического лица

Коммерческие организации взаимодействуют не только с другими компаниями и индивидуальными предпринимателями. Они охотно закупают товары у физических лиц и у самозанятых, которые по многим правам и обязанностям приравнены к физлицам. Отношения между двумя сторонами обычно подтверждаются документами, которые нужны для бухгалтерской отчетности, для предъявления контролирующим службам при аудитах, при санитарных и прочих проверках. Рассмотрим, какую роль играет акт закупки товаров у физического лица, как его составлять, какой образец лучше использовать.

Для чего нужен закупочный акт

Большая часть закупок у самозанятых граждан приходится на фермерские продукты с личных приусадебных хозяйств. У них покупают мясо, рыбу, молоко, фрукты и овощи. С ними заключают договоры на поставку заведения общепита: столовые, кафе, рестораны.

Кроме продуктов у самозанятых скупают ручные поделки, сувениры, вязаные вещицы, качественно сшитую одежду. При каждой сделке помимо договора купли-продажи дополнительно составляется акт приема-передачи товара покупателю. Компания-закупщик заполняет документ, который ей нужен для финансовой отчетности. Одну и ту же форму можно использовать при покупке различных продуктов.

Акт закупки товара у физического лица (образец можно взять с нашего сайта) отражает законность сделки. Он подтверждает, что покупатель получил товар и оплатил его в полном размере. Документ нужен для того, чтобы впоследствии, после завершения сделки, у сторон не было повода для предъявления запоздалых претензий друг к другу.

Если возникнут разногласия после подписания акта, их можно решить путем мирных переговоров или в судебном порядке. При рассмотрении споров в суде акт закупки у физического лица будет доказательством, что покупатель рассчитался с продавцом, что при подписании документа у поставщика не было претензий к закупочной компании.

Как оформляется закупочный акт

Подобные документы входят в перечень первичной документации. Бланк акта закупа продукции у физического лица должен быть в бухгалтерии каждого предприятия, которое сотрудничает с самозанятыми.

Образец можно:

• разработать самостоятельно на фирменном бланке компании с ее символикой и реквизитами;

• использовать любую унифицированную форму.

При закупке сельхозпродукции у частных лиц удобно применять готовый образец ОП-5. Его заполняет представитель компании, который непосредственно производит торговые сделки, но в документе непременно должна стоять подпись руководителя предприятия.

Закупочный акт ОП-5 у физического лица так же, как любую иную форму двусторонних отношений, заполняют в двух экземплярах: один забирает продавец, другой остается у компании-покупателя для отчета о совершенной сделке.

В документе отражаются:

• его наименование, дата создания;

• сведения о покупателе — наименование предприятия, род занятий, реквизиты;

• данные о продавце — ФИО, паспорт, СНИЛС, ИНН, точный адрес проживания;

• перечь закупаемого продовольствия, его цена, количество (в табличном виде);

• сумма закупки;

• данные о представителе компании, совершим сделку;

• фамилии, инициалы и подписи обеих сторон, подпись руководителя.

В закупочном акте у физического лица уместно указать, каким способом произведен расчет с самозанятым: оплата наличными или зачислением на карту. На основании Указания ЦБР № 3073-У от 7 октября 2013 года при взаимодействии с физлицами не применяется лимит 100 000 рублей при расчете наличными деньгами. Чем выше сумма продажи, тем внимательнее нужно заполнять документ, в нем не должно быть ошибок.

При работе по ОСН либо УСН компании могут использовать сумму сделки, указанную в ОП-5, для снижения налога, внеся данные в форму «доходы минус расходы».

Как заполнить закупочный акт

Если рассмотреть любой образец акта покупки товара у физического лица, становится интуитивно понятно, как заполнить документ, какие данные в него нужно внести.

 В верхней части указывают:

• название своей организации, ИНН;

• форму по ОКУД и по ОКПО;

• структурное подразделение, где числится сотрудник, заполняющий акт;

• вид деятельности по ОКДП, вид операции;

• кто утверждает документ, должность, ФИО руководителя;

• номер и дату заполнения акта;

• место проведения сделки;

• кто (должность, ФИО) у кого купил (ФИО продавца).

Сведения о закупленных продуктах вносят в таблицу с указанием цены и количества в килограммах либо в штуках. В завершение таблицы в графе «Итого» общая стоимость вписывается цифрами, а ниже проставляется сумма прописью.

Далее:

• указывают полные сведения о продавце;

• отмечают, есть ли у него справка о ведении подсобного хозяйства;

• при закупке товаров у ИП в документе указывают службу, выдавшую свидетельство ИНН при регистрации статуса ИП с режимом налогоплательщика НПД;

• вписывают данные об удержанном налоге (для физических лиц) либо о том, что самозанятый сам за себя платит НПД.

Примечание:

По закону с доходов от сельхозпродукции, произведенной либо переработанной в личном подсобном хозяйстве, налог не взимается.

Завершающая часть акта — это своеобразная расписка в том, что покупатель передал деньги продавцу, и тот подтвердил взаиморасчет, поставив свою подпись. Печать ставить не обязательно, но в последнюю очередь документ проверяет руководитель компании, закупающей товары у физлиц, и заверяет его своей подписью.

Заключение

Закупочный акт у физического лица — важный отчетный документ, который должен храниться в бухгалтерии. Он подчеркивает законность покупки товаров у самозанятых и обычных физлиц, продающих свои товары компаниям.

С января 2022 года введён новый стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021, где рекомендован перечень электронной первичной документации и порядок работы с документооборотом. С 2024 года вступает в силу распоряжение об обязательном хранении документов бухучёта только на территории России.

Сервис Jump.Finance упрощает работу бухгалтерии и финотделов. Специально для бухгалтеров разработаны наши электронные решения: ЭДО для электронного документооборота и КЭДО для автоматизации кадровых документов.