Автоматизация рекрутинга

Сотрудники компаний рекрутмента либо отделов рекрутинга ­— HR-специалисты по найму персонала — обрабатывают большие объемы информации. Несмотря на компьютеризацию рабочих процессов, многие операции приходится выполнять вручную: вести реестры учета, рассылать сообщения кандидатам, вносить в календарь даты встреч.

Использовать разрозненные программы неудобно, приходится самостоятельно переносить данные из одного приложения в другое, что отнимает дополнительное время. Ситуацию можно исправить, лишь полностью автоматизируя работу HR-службы.

Рассмотрим, для чего нужна автоматизация рекрутинга, что даст компаниям передача части трудоемких задач рекрутмента специализированным программам или автоматическому сервису Jump.Finance.

Преимущества автоматизации работы HR-специалистов

Рекрутинг — подбор персонала — активная деятельность по поиску сотрудников, которые отвечают требованиям компании и смогут занять открытые вакансии. Рекрутмент — отбор кандидатов, собеседование с соискателями вакансий, их тестирование на соответствие должности.

Автоматические процессы упростят выполнение рутинных операций, помогут освободить сотрудников HR-службы от однообразных, механически повторяющихся задач. Если открытых позиций и откликнувшихся на них специалистов очень много, целесообразно заменить ручные операции автоматическими.

Сбор резюме, создание базы данных кандидатов

Ежедневно рекрутерам приходится просматривать сотни откликов от претендентов, выискивать резюме подходящих соискателей из разных источников:

• с сайтов по поиску работы (job-порталов);

• со специализированных площадок (бирж труда);

• из социальных сетей;

• из электронной почты, из мессенджеров.

После скачивания резюме обрабатывают вручную и раскладывают по папкам, включая документы тех лиц, что самостоятельно откликнулись на объявления, увидев их в СМИ, в телерекламе либо иных рекламных источниках. Личные данные кандидатов вносят в общую базу — составляют список, который обычно заполняют в таблицах Excel. При такой организации труда поиск нужной информации затруднён.

Удобные алгоритмы для отбора соискателей

Система автоматизации рекрутинга упростит работу с документами. Программа за несколько секунд проверит наличие подходящих резюме на всех указанных площадках, отсеет дубликаты, скачает, отсортирует по наиболее важным показателям, включая:

• общий стаж претендента;

• опыт работы на определенной должности;

• практические умения;

• ключевые навыки;

• личные качества кандидатов.

С помощью программного управления можно быстро, без траты лишнего времени и сил персонала, сформировать базу с удобным поиском по различным параметрам: возрасту, образованию, профессии. Выставив нужные поисковые настройки, можно мгновенно получить резюме тех кандидатов, что отвечают запросу. Можно легко найти в своем реестре соискателей, которых ранее уже приглашали на собеседование, в заметках будет отмечено, по какой причине не подошла их кандидатура.

Если резюме хранить «по старинке» в папках на компьютере, «умный» поиск не сможет обеспечить ни одна операционная система. Приходится «изобретать», какой запрос ввести, чтобы OS извлекла из папок наиболее подходящие документы.

Упрощение взаимодействия с соискателями, с представителями компаний

Через специализированные программы или сервисы удобно автоматизировать рассылку писем с приглашениями на собеседование. Рекрутерам не придется вручную копировать почтовые адреса, персонально отправлять письма избранным соискателям. Программа автоматически заполнит поля (имя, дату, место проведения собеседования), разошлет приглашения по нужным адресам. В письмо можно вставить любые данные: схему проезда, карту района, где находится офис для встречи с соискателями.

При большом наплыве кандидатов, с которыми проводилось собеседование, у лиц, занимающихся подбором персонала, нет времени на то, чтобы каждому соискателю отправлять отказ и объяснять причину. В конце встречи обычно звучит фраза «Мы вам позвоним». Обиженные соискатели, не дождавшись звонка, разочарованы, оставляют негативные отзывы о компании, что ухудшает ее имидж. Отправка автоматизированных ответов займет мало времени, но поможет претендентам сгладить обиду.

Рекрутеры кадровых агентств регулярно общаются с заказчиками, предлагают им наиболее подходящие кандидатуры работников. Автоматизация ускорит общение сторон напрямую, без применения электронной почты, где накапливается множество писем, в которых со временем сложно разобраться. При отправке резюме заказчику рекрутер может прямо в документе оставить комментарий, а работодатель после собеседования может написать свое мнение о кандидате и указать, за какой период времени претендент ответил на вопросы теста, что у него вызвало затруднение, чем соискатель не устроил компанию.

Автоматизированные программы помогут составлять отчеты для заказчиков и для руководства кадрового агентства, дополнять текст таблицами, графиками, диаграммами, что упростит анализ результатов их труда, повысит шансы на получение вознаграждений.

Что даст компаниям автоматизация процесса подбора персонала

Снижение трудоемкости и траты времени позволит агентствам:

• сократить штат наемных рекрутеров;

• ускорить поиск нужных кандидатов;

• намного быстрее закрывать вакансии;

• снизить расходы на подбор специалистов.

Агентство получит финансовую выгоду. Вместо 10 человек с обработкой резюме справятся 1–2 сотрудника. Информация, проставленная в карточке кандидата, автоматически переносится в планировщик задач. Не придется вручную вносить в календарь даты встреч с соискателями. В планировщике будут отмечены дни обзванивания претендентов на ту или иную открытую вакансию, время собеседований, даты начала и окончания испытательного срока. Оповещения можно получать на телефон, почту, рабочий стол компьютера.

Анализ отчетов покажет:

• сколько было запланировано и проведено собеседований;

• чем не устроил компанию тот или иной кандидат, почему ему было отказано;

• сколько человек сами отказались, по каким причинам.

На основе анализа проще понять, какие допущены недочеты, как перестроить работу, чтобы повысить конкурентоспособность своей компании на кадровом рынке.

При автоматизации подбора персонала программное обеспечение более качественно и беспристрастно делает подбор.

По данным экспертов:

Сотрудники, которых выбирали автоматизированные программы, задерживаются на своих местах на более длительное время, чем те специалисты, которых предложили рекрутеры. Такое сравнение указывает на пользу автоматизирования процессов по найму персонала. Компании, где ежегодно меняется до 30% работников, тратят большие деньги на поиск, отбор, обучение, адаптирование новых сотрудников, им невыгодно их быстро терять и заново возобновлять подбор.

Подводим итоги

При «умной» автоматизации рекрутмента и рекрутинга:

• снижается доля ручного труда — все трудоемкие операции производят цифровые программы;

• уменьшаются затраты времени — экономия составит до 15–18 часов в неделю (это 2–2,5 рабочих дня);

• возрастает скорость принятия решений благодаря тому, что алгоритмы ПО быстрее производят анализ резюме и выявляют лучших специалистов;

• вакансии закрываются намного быстрее — за счет глубокого анализа анкет и более точного подбора претендентов;

• цена найма снижается на 30–35% — сокращаются расходы по поиску персонала;

• упрощается пребординг и онбординг одобренных кандидатов;

• база данных позволяет отслеживать «судьбу» каждого соискателя — легко сформировать кадровый резерв из числа соискателей, которые слегка не дотянули до лидеров, получивших рабочие места;

• снижается риск потери информации по отдельным личностям, не теряются отчеты;

• чат-боты и аудиоботы будут круглосуточно отвечать на вопросы и обзванивать претендентов, избавят сотрудников от утомительного общения;

• легко доступна аналитика за любой отчетный период — проще сравнивать результаты, недочеты, достижения;

• сокращается численность рекрутеров, возрастает производительность их труда ­— между небольшим числом HR-специалистов проще распределить обязанности, каждый сотрудник будет знать, за что конкретно он отвечает.

Примите к сведению:

Использование платформы jump.finance исключает грубые ошибки, произошедшие из-за «человеческого фактора». Если сотрудник из-за невнимательности может упустить ценные данные, то алгоритм программы безошибочно выдаст всю необходимую информацию. На нашем сервисе есть готовые шаблоны, можно загрузить свои. Легко работать с документами, кандидаты могут их заполнять дистанционно. Сбор клиентской базы не ограничен.

Использовать готовую обкатанную площадку намного проще, чем заказывать персональное программное обеспечение, которое может давать сбои. Наша техслужба поможет произвести нужные настройки. Можно начать работу сразу после регистрации. Наш сервис удобен для отдела кадров любой компании, у которой в штате много сотрудников, есть отделения и филиалы.