Кадровый учет и делопроизводство

Взаимодействия работодателя и работника, официально трудоустроенного в компанию, должны быть зафиксированы документально: дата приема на работу, период деятельности, размер заработной платы. Ведение кадровой документации получило название «делопроизводство». Обязательные документы работники отдела кадров ведут по требованию Трудового законодательства, часть бумаг создает руководство компаний по собственной инициативе (на эту тему у нас есть специальная статья). Сегодня побеседуем о том, что такое кадровый учет предприятия, как правильно организовать ведение кадрового документооборота.

Особенности кадрового делопроизводства

У любой компании кадровые документы должны быть в порядке, иначе контролирующие службы предъявят взыскания и наложат крупные штрафы. За ведение кадрового учета отвечают все работники отдела кадров, но главную ответственность несет руководитель ОК и руководство организации. В компаниях с большим штатом обязанности по ведению кадровой документации равномерно распределяют среди всех должностных лиц отдела кадров. В небольших организациях с нагрузкой справляется один человек.

Микрокомпании освобождены от ведения кадрового делопроизводства в полном объеме, но все условия деятельности наемных работников подробно прописывают в трудовых договорах, составленных по типовой форме № 858 (от 27.08.2016).

На небольшом, только что созданном предприятии руководитель самолично ведет учет своих немногочисленных кадров. Он издает приказ, где себя назначает ответственным за кадровое делопроизводство. Впоследствии, при росте компании, обязанности возлагают на сотрудника со спецобразованием, который не должен допускать ошибок в работе, иначе на него будет возложено дисциплинарное взыскание.

Работник любого производственного участка, прежде чем приступить к работе, должен прочесть должностную инструкцию, чтобы знать круг своих обязанностей. Такая инструкция разрабатывается для должностных лиц, в обязанности которых входит ведение КДП (кадрового делопроизводства предприятия).

Как составить инструкцию по кадровому делопроизводству 2023

С 2013 по 2023 год в этой сфере не было никаких изменений. В 2013 г. Приказом Росстандарта №1185-ст веден ГОСТ Р 7.0.8 «Делопроизводство и архивное дело», который действует с 2014 года по нынешнее время. Все работники ОК должны руководствоваться этим стандартом. Нужно отметить, что официально должностная инструкция по кадровому делопроизводству на госуровне никем не разработана и не утверждена.

Возможны два варианта:

• найти готовый шаблон в интернете, переделать его под условия работы своей организации;

• разработать собственный документ с учетом специфики своей компании.

При составлении инструкции нужно определить полномочия работника ОК:

• Он является единственным специалистом, который отвечает за ведение кадрового делопроизводства и учета всех кадров компании.

• Его должность совмещена с какой-либо иной деятельностью, например, он выполняет обязанности бухгалтера.

• Как отдельная рабочая единица работник входит в состав структурного подразделения — отдела кадрового учета.

В инструкции отражены требования по оформлению приказов, трудовых договоров, личных дел работников и их трудовых книжек, служебных удостоверений, пропусков.

Документы, которые кадровики должны использовать в своей работе

Сотрудник ОК должен руководствоваться нормативными актами:

1. Трудовой кодекс — это главный документ, который предопределяет обязанности и права работающих граждан. В нем приведены рекомендации по нормированию трудового времени, по периодичности и длительности отпусков.

2. Январское Постановление №1 Госкомитета статистики за 2004 год, где предложены формы первичных документов с графами и реквизитами, которые нужно вести при кадровом учете. В 2023 году не все из них обязательны, но шаблоны нужных документов можно принять за основу, внеся изменения по собственному усмотрению.

3. Постановление Правительства №1250 и приказ Минтруда №320н — оба акта изданы в 2021 году, в них даны рекомендации по работе с трудовыми книжками. Для каждого работающего гражданина это основной документ, подтверждающий его трудовой стаж.

4. Постановление Правительства №477 за 2009 г., ГОСТ Р 7.0.97-2016, Приказ Росархива №236 за 2019 г. помогут организовать работу с архивными документами.

5. В число прочих актов, которые понадобятся кадровику, входит методичка Генштаба ВС от 11.07.2017, где даны рекомендации по ведению воинского учета сотрудников в организациях.

Примечание:

Мы уже писали о том, что для вновь принятых работников нужно оформлять электронные трудовые книжки ЭТК, бумажные ведутся лишь по персональной просьбе сотрудников.

Руководство компании обязано обеспечить доступ работников ОК ко всем законодательным постановлениям, которыми они должны руководствоваться при выполнении должностных обязанностей. Сотрудники ОК обязаны отслеживать выход новых нормативных актов и сразу их применять. Мониторинг изменений законодательной базы можно вести самостоятельно, крупные компании покупают пакеты доступа к важным информационным порталам.

Каждый работник ОК должен изучить обязательные локальные акты, в число которых входят ЛНА, касающиеся нормирования, оплаты и охраны труда, прав и обязанностей каждого члена коллектива.

Организация делопроизводства и кадрового учета

В задачу руководителя ОК входит создание информационно-нормативной базы, которая позволит сотрудникам, отвечающим за кадры, правильно организовать делопроизводство и избежать штрафов при проверках контролирующих служб.

При ведении ЭДО удобно использовать компьютерные программы для систематизации и ведения учета:

• сотрудников;

• табелей рабочего времени;

• графиков отпусков;

• и иных обязательных документов ОК.

Вместо разрозненных программ для работы удобно использовать автоматизированный сервис https://jump.finance/. Мы специально разработали программную среду КЭДО для ведения электронного кадрового документооборота.

Рассмотрим организацию документооборота кадровой службы, что входит в понятие «ведение кадровых документов». Хотя единого шаблона деятельности и общепринятых инструкций не существует, но руководитель ОК может создать свою схему кадрового документооборота, свой план работы, и придерживаться его выполнения.

Изучение учредительно-уставных документов компании

В них могут быть противоречия: наименование компании в учредительной документации и в уставе не совпадают — в одном месте пишется полное название учреждения, в других документах упоминается сокращенное написание.

Кадровику нужно сразу прояснить вопросы:

• кто подписывает приказы о заключении и расторжении трудовых договоров, об издании нормативных локальных актов;

• на каких бумагах ставится подпись директора, его заместителей, начальника ОК;

• каковы полномочия руководителя компании, есть ли ограничения его деятельности.

Нужно помнить — любую документацию подписывает лицо, которое указано в преамбуле. Если документ создается от имени руководителя предприятия, в конце должна стоять его подпись, а не начальника ОК.

Штатное расписание

Штатное расписание (ШР) по унифицированной форме Т-3 составляет руководитель или экономист по труду, если такая должность есть в компании, либо любое компетентное лицо, назначенное работодателем. В ШР отражается потребность организации в кадрах. Нельзя принимать на работу лишних специалистов на любую должность, если она не указана в штатном расписании. Для временного исполнения обязанностей допустимо привлекать сторонних специалистов, но с ними обязательно заключают иной, гражданско-правовой договор (ГПД, ГПХ).

Каждый наемный работник выполняет свои обязанности (определенный вид работы) в соответствии со штатным расписанием, своим образованием и квалификацией. Количество штатных единиц должно соответствовать числу сотрудников, указанных в ШР, допустимо отмечать, что некоторые работники взяты на неполную ставку с ограниченной заработной платой.

Расписание разрабатывается как приложение к учетной политике компании, при необходимости в него вносят изменения. Это обычный рабочий процесс, связанный с расширением бизнеса и штата, с введением новых должностей.

Документы, касающиеся руководителя и назначения ответственных лиц

Главному сотруднику ОК стоит проверить, не числится ли руководитель компании в реестре дисквалифицированных лиц без права занимать руководящие должности.

В любой организации ее начальник выполняет двоякую функцию:

• выступает в роли единоличного исполнительного органа юридического лица;

• выполняет обязанности работника, которые выражаются в исполнении функции руководителя компании предприятия, учреждения.

В компании должны быть документы, подтверждающие назначение либо избрание начальника на эту должность, указан срок выполнения полномочий, есть трудовой договор и соответствующий приказ о его приеме на работу, запись внесена в трудовую книжку.

Нужно проверить наличие всех приказов о назначении ответственных лиц с перечнем их полномочий. Нужно знать, кто отвечает за охрану труда, за ознакомление сотрудников с правилами обработки персональных данных. Выяснить, кто несет ответственность за воинский учет и отвечает за решение задач по гражданской обороне; кто должен заниматься отчетностью — подачей уведомлений в МВД о договорах с иностранными работниками, отправкой отчетов в ФСС и сведений в Росстат и иные госорганы.

Составление списка кадровых документов

Важно завести все обязательные журналы по кадровому делопроизводству и внести в реестр все обязательные кадровые документы, за отсутствие которых (либо за неправильное заполнение) можно получить штрафы в размере до 100 000 рублей за одно нарушение. Часто нарекания поступают по поводу оформления трудовых договоров. Рекомендуется разработать несколько типов ТД для разных категорий работников.

На госуровне типовая форма ТД разработана и утверждена для руководителей муниципальных учреждений и для субъектов малого предпринимательства, которых причисляют к микропредпринимателям. Все остальные компании самостоятельно разрабатывают шаблоны договоров с персоналом.

В ТД обязательно указывают:

• полное наименование компании-работодателя;

• документ, подтверждающий личность руководителя;

• ИНН работодателя;

• на каком основании руководитель наделен полномочиями;

• реквизиты организации;

• ФИО работника, как записано в его паспорте;

• паспортные данные сотрудника;

• дату, место заключения трудового соглашения в соответствии с ТК.

Часть сведений указывают в преамбуле договора, часть вписывают либо дублируют (например, место и дату) на последней странице.

На нашем сайте есть статья о том, какие документы используют в кадровом делопроизводстве, как вести их учет, сколько лет хранить в архивах.

В заключение — краткие рекомендации по ведению кадрового учета

За кадровое делопроизводство и учет сотрудников отвечает специальная служба — отдел кадров, в небольших ИП — руководитель, в средних компаниях численностью до 100–150 штатных единиц с учетом персонала справится 1 человек.

Вручную вести делопроизводство не рекомендуется. Автоматизация (внедрение КЭДО) ускорит рутинную работу и обмен документами между отделами, уменьшит количество ошибок из-за пресловутого человеческого фактора.

Задача сотрудника ОК — содержать в порядке все документы компании, за которые он несет ответственность, своевременно вносить изменения и правки в бумажные и в электронные версии документов. Стоит провести оптимизацию документов — изъять все бумаги с истекшим сроком хранения, убедиться, что нет дубликатов, что входящие и исходящие документы зарегистрированы однократно.