Обязательные документы в кадровом делопроизводстве

Любой предприниматель с ИП либо бизнесмен, открывший ООО, при найме сотрудников обязан вести документирование кадровой деятельности — кадровый учет (кадровое делопроизводство). Этот процесс затрагивает весь персонал: деятельность каждого работника компании со дня зачисления до увольнения должна быть отражена документально. Кадровое делопроизводство и отчеты по каждому сотруднику должны вести все компании, имеющие наемных или временно привлеченных работников, независимо от численности штата. Ведение кадрового учета контролируют госорганы.

Организация и ведение кадрового делопроизводства

Понятие «кадровая документация» включает документы, в которых отражены общие трудовые отношения в коллективе и те, что составляет компания при оформлении официальных трудовых взаимоотношений с каждым сотрудником персонально. Ко второй группе относятся приказы, контракты, договоры, трудовые книжки, заявления, прошения и прочие бумаги. Документы, регламентирующие отношение с персоналом, служат предметом пристального внимания контролирующих органов, они всегда должны быть в порядке. При изменении законодательства в них вносят изменения, дополнения или правки. Любой оформленный документ, особенно тот, где стоит подпись работника, имеет юридическую силу.

Право на упрощенное ведение кадровой документации имеют микропредприятия и ИП с долей уставного капитала не более 25%, с годовым доходом менее 120 млн. рублей, со штатом не более 15 человек. Они могут вести лишь основные кадровые документы — приказ о зачислении сотрудника, договор с ним, записи в трудовой книжке.

Обязательные кадровые документы для юрлиц

Законодательство не предусматривает единый перечень документации для всех предприятий, учреждений, коммерческих компаний — у всех разная специфика. Но есть список обязательных документов, который опубликован в специальном интерактивном справочнике.

В Трудовом кодексе (ТК РФ) предусмотрены разные виды ответственности за нарушение требований законодательства по надлежащему ведению документов в кадровом делопроизводстве:

дисциплинарная — предупреждение;
административная — штрафы, приостановление деятельности до 90 дней;
гражданско-правовая — отстранение должностных лиц от руководства на 1–3 года;
уголовная — с заключением под стражу за нарушения охраны труда, за кражу зарплат, за увольнение пенсионеров, беременных или кормящих женщин.

Кадровая документация ведется в соответствии с внутренней политикой предприятия, учреждения, организации.

1. Штатное расписание

Нормативные акты: ст. 8, 15, 57 ТК РФ; пост. Гомкомстата №1 от 5 января 2004 г.

Расписание разрабатывается по форме Т-3, утверждается сразу после образования компании и начала работы. В нём указывают:

структуру, список подразделений;
численность штатных единиц по каждому отделу;
полные названия должностей с указанием квалификации персонала, классов, разрядов.

Расписание помогает урегулировать вопросы, связанные с размером выплачиваемой заработной платы, с необходимостью привлекать сторонних исполнителей.

Помимо применения готовой формы компании могут разработать образец по своему усмотрению и вносить в него дополнения, подтвержденные приказом руководителя.

2. Правила внутреннего трудового распорядка

Нормативный акт: ст. 68, 189, 190 ТК РФ.

Единой утвержденной формы нет, правила составляют произвольно. Их утверждают коллегиально, с учетом мнения представителей отделов и рабочего коллектива.

В ПВТР отражены:

права и обязанности руководства и персонала;
порядок зачисления и увольнения штатных сотрудников;
режимы труда, перерывов, отдыха;
вынесенные поощрения, взыскания.

Каждый новый сотрудник должен прочесть ПВТР и поставить подпись о том, что он ознакомлен с правилами компании.

К ПВТР относятся все внутренние приказы (ст. 84.1, 193, 229, 402 ТК РФ), касающиеся:

личного состава — прием и увольнение сотрудников, перевод на другие участки, премирование или наложение дисциплинарного взыскания, применение штрафных санкций;
основной деятельности предприятия — сроков сдачи отчетов, назначении ответственных лиц за безопасность и охрану труда.

Приказ о приеме на работу должен соответствовать содержанию и условиям трудового договора. Срок подписания — не позже 3 дней после заключения ТД с нанятым сотрудником.

Руководство вправе разрабатывать формы приказов и доверенностей (ст. 185.1 ГК РФ) для подтверждения полномочий должностных лиц компании на подписание документов. Учетная кадровая документация включает приказы с разными сроками хранения.

Приказы по трудовым отношениям длительностью хранения свыше 50 лет

Нормативный акт: ФЗ-43 от 02.03.2016.

Закон предписывает хранить в течение 75 лет приказы, изданные до начала 2003 года, касающиеся:

приема на работу;
переводов, увольнений;
предоставления отпусков с сохранением и без сохранения оплаты;
изменения персональных данных сотрудников;
командировок на Крайний Север либо за границу.

50 лет хранятся приказы о работе на опасных участках либо при вредных условиях труда.

Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 5 лет включают учебные и обычные ежегодные отпуска, командировки, не связанные с вредными либо опасными условиями.

3. Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним

Нормативные акты: ст. 16, 56, 57, 67; ст. 72, 72.1 ТК РФ.

Трудовые договоры заключают письменно не позднее трех дней после зачисления сотрудника. Их подписывают обе стороны, один экземпляр отдают работнику.

В договоре указывают:

место работы (участок, отдел, филиал);
занимаемую должность;
срок действия ТД, длительность испытательного срока;
условия труда;
размер официальной ежемесячной оплаты.

Условия изменяют только по соглашению сторон. При каждом изменении (новая должность, повышение квалификации, увеличение зарплаты) оформляют дополнительное соглашение к ТД с подписями обеих сторон.

Основания к приказам по трудовым отношениям составляют в письменном виде. Это требование относится к приказам на:

любые заявления сотрудников о приеме на работу, на отпуск, на перевод;
соглашения о прекращении трудовых отношений по согласию сторон;
уведомления при ликвидации компании либо сокращении штата;
распоряжения о командировках или отпусках для руководителя компании.

Примечание:

В статье 68 ТК РФ нет указаний о необходимости заполнять заявление о приеме на работу, но компании используют документ как основание для приказа.

4. Положение о персональных данных и о защите персональных данных

Нормативные акты: ФЗ 19, 149, 152; ст. 86, 87 ТК РФ.

Система кадровой документации включает Положение о персональных данных. Документ отражает их состав, сбор, обработку и хранение, правомерность и порядок передачи сторонним лицам. Его составляют в произвольной форме. С этим документом знакомят под роспись всех сотрудников, предоставивших работодателю сведения личного характера.

Компания не вправе обрабатывать персональные данные, не получив согласие работника. Она несет ответственность за разглашение — за передачу адреса или номера телефона сотрудника, за оглашение сведений о его доходах.

5. Трудовые книжки, книги по учету приема/выдачи книжек и по учету бланков, личные карточки работников

Нормативные акты: ст. 65, 66, 234, 309 ТК РФ; пр. Минтруда №№ 69, 117н и 320н; ФЗ-439.

По закону трудовые книжки хранятся в отделе кадров. Это главный кадровый документ, по которому исчисляют трудовой стаж каждого работоспособного человека. Если у работника нет опыта, работодатель обязан для него завести трудовую книжку (с 2022 года оформление производится в электронной форме). Для сотрудников, имеющих стаж, делают новые записи о работе, наградах, благодарностях в день издания приказов.

Трудовая инспекция и фонд СФР проверяют наличие книжек на соответствие правилам их ведения. За нарушения предусмотрены штрафы.

Каждая компания ведёт:

книгу учета выдачи трудовых книжек и вкладышей;
приходно-расходную книгу по учету пустых бланков.

При увольнении сотрудника он забирает бумажную трудовую со всеми записями, которые произведены за период его работы на предприятии. По желанию работников отдел кадров может весь персонал перевести с бумажных трудовых на электронные.

При электронном ведении документации бывший сотрудник получает справку, оформленную по форме СТД-Р. Такие справки в книгу учета не заносятся, для них отдельно заводят журнал учета по СТД-Р.

Раньше помимо трудовой книжки нужно было заполнять личные карточки работников по форме Т-2. С 2022 года они отменены, контролирующие органы не вправе проверять их наличие. Многие компании продолжают их вести по унифицированной форме Т-2, которая есть во всех бухгалтерских программах учета.

6. Табели учета рабочего времени, расчетные листки

Нормативный акт: ст. 91, 99, 136 ТК РФ.

Для ведения табелей Госкомстат утвердил формы Т-12 и Т-13. Не нужно вести учет вручную, это эффективно делают компьютерные программы:

отмечают время прихода/ухода сотрудников;
длительность отсутствия на рабочих местах;
количество опозданий, преждевременные уходы.

Табель — важный отчетный документ: с учетом проработанного времени сотрудникам начисляется заработная плата и премиальные, заполняются расчетные листки. Их форма не утверждена, можно взять любой образец или разработать самостоятельно.

В расчетном листке указывают составные части зарплаты, удержания, период начислений, сумму к выдаче.

7. Положение об оплате труда и премировании

Нормативный акт: ст. 135 ТК РФ.

Единой общепринятой формы нет. Документ разрабатывают, если в компании приняты разные способы оплаты труда, предусмотрены бонусы, премии, гонорары, прочие вознаграждения. В нем отражены принципы индексации основной оплаты и дополнительных выплат: командировочных, сверхурочных, за работу в ночное время.

Все это относится к внутреннему распорядку, но если будет оформлено в виде отдельного Положения, у контролирующих организаций будет меньше замечаний.

8. График ежегодных оплачиваемых отпусков

Нормативный акт: ст. 122, 123 ТК РФ.

График отпусков входит в обязательные кадровые документы для юрлиц. Форму Т-7 утвердил Госкомстат. График составляется за две недели до нового календарного года. После подписи руководителя его оглашают всем сотрудникам. По просьбе работника и с согласия руководства отпуск может быть перенесен на другое время, тогда в график вносят изменения. При делении отпускных дней одна часть должна быть не менее 14 суток.

Срок хранения документа — 1 год, контролирующие органы проверяют дату его составления.

9. Материалы по охране труда

Нормативный акт: ст. 60.2, 209, 212, 214, 217 ТК РФ.

В законе нет единого, утвержденного списка необходимых документов. Правила техники безопасности, производственные стандарты, инструкции по ОТ составляются с учетом деятельности компании. Количество документов может быть различным, к ним относятся:

правила по охране труда;
локальные акты;
документы по спецоценке СОУТ;
положение о службе охраны;
отдельные журналы для вводного, целевого, повторного и внепланового инструктажей;
журнал регистрации происшествий, несчастных случаев, микротравм.

Формы утверждены Госстандартом: Приказ №600-ст. При численности персонала свыше 50 человек привлекается специалист по охране труда или создается специальная служба.

Дополнительный список кадровых документов

Для перестраховки кадровики ведут много необязательных кадровых документов: журналы инструктажей по технике безопасности, дополнительные приказы. Они служат лишним доказательством соблюдения трудового кодекса при решении возникающих споров между работодателем и работником.

При различных условиях в основной список может входить дополнительная документация:

1. Положение о государственной, коммерческой, служебной тайне

Нормативный акт: ФЗ 5485, 98, 141, 172.

под гостайну попадают сведения, которые защищают интересы государства во внешнеполитической, экономической, оперативно-розыскной, разведывательно-военной и прочей важной деятельности по обеспечению безопасности;
к коммерческой тайне относится охрана конфиденциальной информации о компании, ее производстве, ценообразовании, интеллектуальных или промышленных разработках;
служебная тайна включает сведения о деятельности госорганов исполнительной власти.

При необходимости пункт о неразглашении включают в трудовые договоры или составляют в виде отдельного Положения, которое подписывают сотрудники, имеющие допуск к закрытой информации.

2. Положение о материальной ответственности (ПМО)

Нормативные акты: Постановление Правительства №823; Постановление Минтруда №85; ст. 243, 244 ТК.

Договоры, как дополнение к трудовым соглашениям, заключаются с сотрудниками, у которых есть доступ к материально-техническим ценностям или к денежным средствам компании.

3. Коллективный договор

Нормативный акт: ст. 5, 36, 40 ТК РФ.

По инициативе работников заключается коллективный договор, где отражены взаимоотношения руководства с персоналом. Он защищает интересы обеих сторон.

4. Гражданско-правовые договоры

Нормативные акты: ГК РФ, ФЗ-422.

К ним относятся договоры:

ГПД не должны подменять трудовые договоры, иначе ИП заплатят штраф 10 000, а прочие юрлица до 100 тысяч.

5. Должностные инструкции

Нормативные акты: Письма Роструда №3042-6-0, №4412-6.

Инструкции составляют отдельно, они могут входить трудовой договор, могут быть изложены в виде должностных обязанностей. Очень часто они помогают решить спорные вопросы.

6. Положение об аттестации

Нормативный акт: Письмо Роструда № ПГ/1180-6-1.

Положение разрабатывают, если сотрудникам нужно подтверждать соответствие занимаемой должности. В документе указывают цели, задачи, порядок проведения аттестации, оформление результатов.

7. Графики сменности

Нормативный акт: ст. 103 ТК РФ.

В произвольной форме графики составляют на предприятиях, где работа производится в 2–3 смены. Сотрудников знакомят с режимами труда за месяц до начала периода изменения смен.

Заключение

Вся кадровая документация ведется в соответствии с законодательством. Обязательный перечень документов отдела кадров строго контролируют госорганы. Небольшую часть компании ведут по собственной инициативе.

Любой перечень обязательных и необязательных кадровых документов будет неполным, независимо от того, какими компетентными органами он составлен. На предприятиях, в зависимости от сложности их деятельности и численности штата, приходится разрабатывать собственные внутренние документы, чтобы охватить всю полноту работы с персоналом и иметь дополнительные аргументы перед всевозможными проверками контролирующих органов.

Службы контроля трудовых отношений за малейшие нарушения, за отсутствие обязательных документов выносят компании или должностным лицам предупреждения, но чаще приходится платить немалые штрафы.

Наш сервис — Jump.Finance — разработал программное обеспечение КЭДО специально для кадрового документооборота. Он упрощает документирование работы с персоналом, облегчает работу сотрудников ОК.

Вернуться назад