Автоматизация управления персоналом

В небольших компаниях за кадры отвечает 1 человек. На предприятиях среднего бизнеса на 1 специалиста ОК приходится больше сотни работников: нагрузка многократно возрастает. В крупных компаниях в отделе кадров трудится большой штат сотрудников, которые ежедневно делают однообразную работу. Сложно вручную выполнять трудоемкие рутинные операции: даже небольшим и средним компаниям необходима автоматизация управления персоналом. Рассмотрим, что даст внедрение автоматической HRM-системы.

Как и где применить автоматизацию

Для улучшения условий труда разработчики предлагают удобные цифровые решения: специальное программное обеспечение с серверной и клиентской частями. Выгодно использовать автоматизированные платформы, которые помогут эффективно управлять персоналом любой численности. Каждое предприятие вправе автоматизировать те процессы, что посчитает нужным. Удобно применять электронный документооборот ЭДО и кадровый электронный оборот КЭДО.

Большинство коммерческих компаний уже знакомы с системой CRM, которая упрощает работу с клиентами, но по каким-то причинам пока не упорядочили работу со своими сотрудниками с помощью HRM. Обычно системы управления персоналом подключают в последнюю очередь, после цифровизации маркетинга и продаж.

Автоматизация процессов управления персоналом включает:

• подбор специалистов для закрытия образовавшихся вакансий;

• постановку задач, контроль выполнения распоряжений;

• организацию документооборота, корректный учет HR-операций.

HRM поможет точнее прогнозировать потребность в кадрах, привлекать и удерживать профессионалов. Внедрение системы упорядочит работу ОК, снизит потери от текучки специалистов, упорядочит учет операций, которые имеют отношение к управлению персоналом.

Автоматизация процесса найма сотрудников

По данным SAP CIS и «Экопси консалтинг»: примерно 28% российских компаний, где есть HR-отдел, пока не автоматизировали его работу, лишь у 15% учреждений процесс полностью автоматизирован, остальные частично используют программы учета, но ведут бумажное кадровое производство. Выборка сделана на основе опроса 350 российских предприятий.

По мнению экспертов, без автоматизации сложно управлять штатом свыше 1000 человек, но автоматическая компьютеризация рабочих процессов необходима любым компаниям, включая те, где есть своя HR-служба.

Можно автоматизировать:

• работу с резюме — систематизацию документов;

• поиск и отбор кандидатов;

• пребординг — общение с соискателями до приема на работу;

• онбординг — адаптацию сотрудников на новых рабочих местах;

• плановое корпоративное обучение;

• переквалификацию персонала при освоении прогрессивных технологий.

Затраты на поиск, обучение, адаптацию нового сотрудника составляют 50–150% его готового оклада. Компаниям невыгодна утечка кадров: она снижает показатели, ухудшает имидж предприятия на рынке труда. Нужно более точно подбирать кандидатов, чтобы вскоре не пришлось им искать замену.

На нашем сайте опубликована статья «Автоматизация рекрутинга» о том, как рекрутерам использовать автоматизированные системы управления персоналом для найма сотрудников. Все изложенные в ней сведения актуальны для специалистов, ответственных за набор кадров для своей компании или для бизнеса заказчиков.

Автоматизация учета персонала

На любом предприятии неизбежна утечка сотрудников: женщины уходят в декрет, пожилые люди отправляются на заслуженный отдых. Хороших специалистов переманивают конкуренты, кто-то увольняется из-за ухудшения здоровья или меняет работу из-за смены места жительства.

Кадровые службы отслеживают перемещение каждого работника от зачисления до увольнения, включая продвижение по служебной лестнице, переводы в другой отдел, отпуска. В ОК можно автоматизировать прием заявлений, выдачу справок, электронное хранение личных дел.

Работа продолжается даже после увольнения сотрудников. Программы закрывают им доступ к корпоративным ресурсам, чтобы предотвратить утечки информации. Отслеживают, какие отзывы те оставляют о бывшем работодателе, чтобы вовремя опубликовать опровержения. Так автоматика помогает поддерживать положительный имидж компании.

Автоматизированные системы нужны предприятиям различного профиля. Они умеют вести учет рабочего времени: отмечать время прихода и ухода сотрудников, длительность перерывов на обед, поведение в течение рабочего дня. Можно оценить трудовой вклад каждого работника.

Мотивация, стимулирование развития персонала

Система автоматизации позволит автоматически рассчитывать:

• ежемесячную заработную плату с учетом базовой ставки и количества отработанных дней по табелю учета;

• величину премии, надбавки за сверхурочное время;

• отпускные, командировочные;

• налоговый вычет.

При внедрении HRM скорость расчетов повышается в 5–10 раз. Система поможет точнее рассчитать бюджет на оплату труда, выявит резервы для поощрения лучших специалистов.

С её помощью, на основе регулярного прохождения тестов, можно определить уровень квалификации каждого работника, что поможет разрабатывать для них персональные обучающие программы, составлять подробные характеристики на каждого специалиста, планировать их продвижение по службе, готовить документы для аттестации.

Можно вести контроль социальной активности персонала: отмечать, в каких мероприятиях сотрудники принимают участие, какую общественную работу выполняют, насколько прилежно относятся к обязанностям и как их выполняют: добровольно либо принудительно.

Оценка работы персонала

Умные программы способны проверять уровень квалификации работников, оценивать эффективность труда каждого специалиста, составлять отчеты об их деятельности. Сотрудники могут не нарушать дисциплину, прилежно ходить на работу, но при этом не приносят пользу предприятию. Программное обеспечение способно контролировать их деятельность в течение дня.

На основе анализа персональных показателей всех сотрудников можно:

• целенаправленно повышать квалификацию лучших специалистов;

• перемещать их на новые должности;

• обеспечить сотрудникам платформу для карьерного роста, чтобы они как можно дольше задержались в компании и не помышляли об увольнении.

При автоматическом анализе деятельности персонала исключается человеческий фактор, основанный на симпатии-антипатии и прочих эмоциях. Оценки даются объективно, беспристрастно, с учетом производительности и персонального вклада каждого работника в общее дело.

На основании объективных оценок можно справедливо поощрять лучших сотрудников и расставаться с нерадивыми. У руководства будут основания для увольнения или для перевода работника на менее ответственную должность с более низкой оплатой.

Кто в компании отвечает за автоматизацию

В первую очередь — руководство, которое принимает решения. Технический надзор, ответственность за внедрение и сопровождение несут ИТ-специалисты. Компания может организовать обучение сотрудников по специальности Project Manager, если им не хватает профессиональных знаний и опыта. После обучения им будет проще встроить систему в инфраструктуру предприятия и успешно ее администрировать.

На начальном этапе разрабатывают техническое задание, планируют бюджет, составляют план-график запуска.

Важно учесть:

• интеграцию с программным обеспечением, которое уже использует компания;

• масштабируемость — возможность расширения, подключения новых модулей:

• надежность работы, сохранность данных;

• гибкость — изменение настроек под «каждого пользователя»;

• дистанционное взаимодействие с территориально удаленными структурами:

• иерархию доступа — распределение прав на получение данных.

Программы автоматизации управления персоналом быстро окупаются, у них высокий коэффициент возврата инвестиций. Экономический эффект многократно превышает затраты на внедрение.

Заключение

Автоматизация системы управления персоналом дает много преимуществ каждому бизнесу, включая возможность:

• продуктивно выстроить стратегию развития компании, улучшить работу кадровой службы, снизить затраты денег и ресурсов;

• организовать общее информационное пространство между основным предприятием и его филиалами, отделениями, отделами, офисами, сотрудниками;

• избавить работников от однообразных рутинных операций — цифровые программы справятся с ними намного быстрее, точнее, эффективнее, без «человеческих» ошибок;

• ускорить доступ к информации, обеспечить быстрый поиск по сложным алгоритмам.

Для работы с сотрудниками предприятия используют полноценные HRM (системы управления персоналом) или их урезанную замену ERP (управление ресурсами предприятия).

Сложные HRM состоят из нескольких модулей. Они помогают выявить потребность в персонале, укомплектовать штат, повышать мотивацию, отслеживать карьерный рост сотрудников. Помогают всесторонне управлять персоналом, упрощают информационное сопровождение. В единой системе все структурные единицы работают слаженно, нет расхождения данных. Минимум вдвое сокращается время, которое сотрудники тратят на заполнение документов, снижается вероятность ошибок.

Если компании нужно применять ПО для каких-либо уникальных функций, она может заказать разработку «под свои нужды». Для цифровой организации общих процессов проще использовать успешно работающую автоматизированную платформу.

Обратите внимание на наш сервис:

У нас есть:

• обучающие материалы, что поможет новичкам быстрее адаптироваться на площадке;

• готовые цифровые продукты, которые подойдут компаниям любого типа;

• удачные решения для разного вида бизнеса и для разных категорий работников;

• готовые расширения для 1С:Зарплата и управление персоналом, включая 1С:Фреш;

• статьи с полезной информацией;

• FAQ с ответами на вопросы;

• отзывчивая техподдержка, куда можно обратиться в любое время;

• партнерская программа, которая обеспечит пассивный доход с рефералов.

Сервис Jump.Finance выделит компании персонального менеджера, который поможет выставить нужные настройки. Так вы сможете подстроить платформу «под себя», под свои задачи. Возможна интеграция с внешними системами ЭДО на базе нашего Open API.