Как перевести сотрудника на удаленную работу

Современные реалии типа многочисленных бирж фриланса и пандемии с ее ограниченным «домашним» режимом показали, что со своим персоналом также удобно взаимодействовать дистанционно, как с приглашенными исполнителями, которым поручают выполнение отдельных заданий. Можно некоторых штатных сотрудников перевести на удаленную работу без ущерба деятельности компании. Иногда перевод является вынужденной мерой. Рассмотрим, как это правильно сделать, не нарушая законодательство.

Правовые аспекты удаленной деятельности

В 2020 г. внесены поправки в ФЗ-407 и в Трудовой Кодекс, которые поясняют, как перевести штатного сотрудника на дистанционную работу и как документально оформить с ним отношения. Главное условие такой деятельности, когда часть персонала не находится на рабочем месте — общение «удалёнщиков» с работодателем по телефону, через интернет, чат, мессенджеры.

Закон уравнивает понятия удаленной и дистанционной работы. Такая деятельность может быть:

• временной и кратковременной (вынужденной) ­— заключается на несколько месяцев (до полугода);

• постоянной — сотрудник всегда, на протяжении срока трудового договора, работает дома и лишь отправляет руководству отчеты;

• комбинированной — часть времени (несколько дней в неделю или в месяц) работник находится на предприятии или в офисе.

ТК РФ не ограничивает периоды постоянной удаленной деятельности. Работодатель вправе перевести сотрудника на удаленную работу на любой срок, который устроит обе стороны.

Могут возникнуть некоторые сложности, если дистанционная работа связана с отправкой персонала в другой населенный пункт или в другой регион. Пока еще законодательством не прописан такой аспект, как перевод сотрудника временно на удаленную работу в другой город. По действующему закону его отсутствие на рабочем месте считается командировкой. У такой поездки должен быть ограниченный срок длительности, командировочный должен получить удостоверение и все выплаты, связанные с командировочными тратами.

Перевод сотрудника на дистанционную работу по требованию работодателя

Возможен перевод по инициативе руководства без согласия персонала. Как правило, это происходит вынужденно, по объективным причинам. Ими могут быть форс-мажорные обстоятельства — природные либо техногенные катаклизмы:

• производственная необходимость, технические аварии;

• пожары, затопления, землетрясения;

• эпидемии и прочие происшествия, которые могут повлечь за собой ухудшение здоровья или угрозу жизни.

Решении о переводе персонала на удаленную работу производится на основе принятых решений, согласованных с органами местного самоуправления и профсоюзным комитетом.

Если дисциплинированный работник не возражает против дистанционирования от родного предприятия, никаких проблем с его новым назначением не возникает. Он может уйти навсегда, пока сам не захочет вернуться, или на время, когда компания испытывает какие-либо трудности, например, с оплатой аренды или с временными изменениями условий труда.

При кратковременном переводе специалиста на небольшой срок не нужно вносить правки в трудовой договор. После возвращения в компанию руководство предоставляет ему прежнее рабочее место.

Если специфика деятельности не позволяет обеспечить сотрудников их привычной работой на время удаленности от стационарных рабочих мест, компания им обязана оплатить простой в размере 2/3 сдельной заработной платы, тарифной ставки или должностного оклада.

Переход на удаленную работу по инициативе работника

Многие трудящиеся граждане устали от ежедневной суеты и не прочь работать, не покидая дома.

Перевод на удаленную работу по инициативе работника выгоден для разных категорий работающих лиц — он подходит:

• далеко живущим сотрудникам — они много времени тратят на проезд к месту работы;

• женщинам с маленькими детьми — если им не хочется отправлять малышей в детский сад;

• инвалидам, людям предпенсионного или иного возраста — по состоянию здоровья;

• заботливым лицам — вынужденным ухаживать за больными родственниками;

• интровертам — которые хотят трудиться в одиночестве, вдали от родного коллектива.

Работодателю не важно, где работает удаленный сотрудник, откуда он выходит на связь. Он может уехать в загородный дом или на дачу. Если дома сложно организовать рабочее место, можно его арендовать в коворкинг-центре либо снять недорогой офис.

Преимущества перевода сотрудников для компании-работодателя

Компания вправе переводить на дистанционную работу любых сотрудников: которые давно числятся в штате или только что приняты на работу, но не возражают против дистанционной деятельности.

Преимущества:

• не нужно заботиться об оснащении рабочих мест — многие сотрудники предпочитают работать на своих домашних компьютерах и ноутбуках, к которым привыкли;

• если в компании была организована доставка работников и развоз по домам после смены, получится хорошая экономия за счет уменьшения транспортных издержек;

• меньше изнашивается мебель, приборы, инструменты — снижаются траты по многим статьям расходов, включая аренду офисов;

• удаленные сотрудники трудятся более эффективно: на стационарных рабочих местах они гораздо чаще отвлекаются на сторонние дела или праздно проводят рабочее время.

Некоторые из них изъявляют желание работать на полставки, чтобы оставалось время на хобби или на самозанятость. Работодатель сможет сэкономить на заработной плате, а у работника будет больше возможностей для получения стороннего дохода. Как правило, с уходом части персонала снижается конфликтность, улучшается дисциплина, повышается производительность труда.

Как оформить перевод

Документально перевод на дистанционную работу по предложению работодателя оформляется с указанием всех подробностей:

• какие причины послужили поводом для отправки персонала на удаленку;

• срок пребывания вне рабочих мест;

• если перевод массовый, составляют список всех «удалёнщиков»;

• формируют перечень средств, необходимых для дистанта, которые компания обеспечит сотрудникам;

• излагают порядок оплаты труда и выплаты компенсации за причиненные неудобства;

• предусматривают разные варианты связи с руководством или с его представителями.

При определении срока временного перевода ориентируются на длительность выправления дел, ремонта либо устранения последствий катастрофы. Чтобы персонал мог трудиться дома, работникам устанавливают оборудование, программное обеспечение, снабжают средствами защиты информации, передающейся по локальной сети через интернет. В договоре прописывают время связи, сроки отправки отчетов о проделанной работе и результатах труда. В табеле учета рабочего времени таким лицам ставят явку: ежедневное присутствие на должностных местах.

Как оплачивать работу удаленного сотрудника

Вынужденный или добровольный переход персонала на удаленную работу не может быть поводом для уменьшения заработной платы. В ст. 312 ТК указаны гарантии по оплате труда, которые работодатели должны исполнять. Если руководство по собственной инициативе уменьшит зарплату, это может стать предметом трудовых споров.

Допустимо изменить тарифную ставку и должностной оклад для конкретной должности, но не для лиц, которые занимают эту должность. Для них снижение оклада будет лишь следствием решений, принятых руководством.

Допустимо изменение оплаты по объективным причинам: например, из-за снижения трудовой нагрузки — уменьшения объема работ из-за вынужденной остановки производственных процессов. В таком случае нужно получить письменное согласие работника.

Как организовать взаимодействие сторон

Если сотрудника переводят или принимают на постоянную дистанционную работу, с ним заключают:

• электронный трудовой договор с подписями каждой стороны;

• дополнительные соглашения, приложения к ТД;

• подписку о неразглашении информации о компании.

Если сотрудник потребует бумажный договор, руководство обязано его выслать не позднее 3 дней с даты подачи заявки.

При взаимном обмене электронными документами в процессе работы (это могут быть: заявления, приказы, отчеты, акты) каждая сторона вынуждена их подписывать обычной или квалифицированной электронной подписью (в зависимости от их значимости). Если подпись не нужна, документы можно отправлять без подписи по мейлу или через мессенджеры. Порядок обмена прописывают в договоре либо в дополнительном соглашении.

Права и обязанности сторон

Заказчик, взаимодействующий с удаленным сотрудником:

• обязан обеспечить штатный персонал оборудованием для работы, даже если этот пункт не закреплен в новом договоре;

• имеет право уволить нерадивого работника, если тот уклоняется от общения, вовремя не присылает отчеты, не отвечает на сообщения более 2 дней (время общения можно указать в договоре с перечнем уважительных причин отсрочки выхода на связь).

Переезд сотрудника в местность, где нет интернета, не относится к уважительным причинам: руководство вправе расторгнуть договор. Бумажный приказ об увольнении высылают работнику в тот же день, сразу после его ознакомления с электронной копией приказа. Его отправляют по почте заказным письмом с уведомлением о получении.

Штатный сотрудник, работающий удаленно:

• вправе потребовать оснащение «домашнего» рабочего места, подключения оборудования к интернету, установку нужных программ;

• уйти в отпуск согласно графику отпусков, с которым руководство ОК его знакомит заранее;

• рассчитывать на оплату листов нетрудоспособности, пособий — он должен отправить работодателю либо сам документ, подтверждающий его право на получение выплат, либо номер/серию документа, который внесен в общий медицинский реестр;

• если режим работы не установлен работодателем, работник праве сам выбирать, в какое время ему удобнее трудиться, но нужно помнить, что его действия может отслеживать программа учета рабочего времени, которая способна распознать, делает ли он полезную работу или проводит время в социальных сетях.

Если сотрудник выразит желание использовать свое оборудование, работодатель должен возместить расходы, связанные с его использованием. Все условия работы по мельчайших подробностей нужно отразить в договоре, чтобы впоследствии избежать недопониманий и конфликтов сторон. В трудовой книжке автоматически делается запись о переводе на удаленную деятельность, по желанию работника такую отметку можно не ставить.

Прием сотрудников на удаленную работу

Если компания решила расширить бизнес за счет дистанционно работающих сотрудников, она вправе нанимать тех кандидатов, кто заранее настроен на удаленную работу и откликнулся на вакансию с такими условиями труда.

Прием производят как обычно:

• сотрудник представляет оригиналы и копии паспорта, трудовой книжки и остальных документов, которые требует работодатель;

• ОК знакомит его со всеми нормативными актами, связанными с занимаемой должностью;

• стороны заключают договор с отметкой о том, деятельность кандидата будет удаленной;

• после зачисления в штат компания отправляет сведения о новом работнике в ФНС и СФР.

При необходимости составляют дополнительные соглашения, если дистанционная должность нового работника предполагает какие-либо особенности.

Заключение

Переход на дистанционную работу возможен по инициативе работодателя и самого работника. В отдельных случаях перевод производится принудительно, в полном соответствии с ТК РФ. Работник не вправе отказаться, если не хочет потерять рабочее место. Сотрудник может сам проявить инициативу и предложить работать удаленно. Если руководство сочтет это выгодным, то не будет возражать.

Примите к сведению:

Организациям любого типа удобно взаимодействовать дистанционно со штатными и удаленными сотрудниками через площадку Jump.Finance. Наш сервис поможет автоматизировать все рутинные задачи, быстро получить электронную подпись для руководства компании, для руководителей отделов, для сотрудников и для привлеченных самозанятых лиц, работающих удаленно.

У нас есть готовые шаблоны документов, которые легко изменить под любой бизнес. Мы поможем организовать электронный и кадровый документооборот. Можно неограниченно расширять базу самозанятых исполнителей, которых удобно периодически привлекать для выполнения краткосрочных заданий.