Закрывающие документы от самозанятого

Чтобы закрыть сделку с привлеченными исполнителями, компаниям нужно подписать ряд документов для отчета перед контролирующими организациями — особенно перед ФНС, чтобы не получить штраф за уклонение от налогов. Рассмотрим, какие обязательные закрывающие документы предоставляет самозанятый исполнитель юридическому лицу при сотрудничестве с заказчиком; должен ли налогоплательщик НПД подписывать документы, которые требует его временный работодатель; в каких случаях можно обойтись без документального подтверждения сделки.

Какие закрывающие документы должны предоставлять самозанятые

При работе с физическими лицами лишние документы не нужны — физлицам необязательно вести бухгалтерию. Но даже при таких сделках лучше подстраховаться и письменно заключить договор, который поможет взыскать деньги с клиента, если тот откажется оплачивать работу.

Взаимоотношения с юридическими лицами гораздо сложнее, им документация нужна для отчетности. Рассмотрим, что заказчик вправе потребовать от исполнителя.

Подписание договора

Если работы производятся сразу после заключения сделки, а оплата не превышает 10 000 рублей, письменный договор оформлять необязательно: достаточно устного соглашения между сторонами. При сумме сделки свыше 10 тысяч заказчик и исполнитель должны заключить письменный договор, который обезопасит обе стороны при возникших спорах.

Отношения между ними регулируются не Трудовым, а Гражданским кодексом, поэтому договор называется иначе — это может быть:

гражданско-правовой — ГПД или ГПХ (гражданско-правового характера);
купли-продажи — при реализации товаров в магазинах, на маркетплейсах;
агентский — при передаче поручений агентам;
подрядный — на выполнение определенных видов работ;
комиссии — при привлечении продавцов-посредников;
аренды — подтверждающий сдачу личной жилой недвижимости во временное пользование.

В любом двухстороннем соглашении нужно отметить, что исполнитель — это самозанятый гражданин, который налог оплачивает самостоятельно.

Читайте, как правильно заключать договоры между компанией и физическими лицами.

Акты

При завершении работ обычно происходит их принятие заказчиком с подписанием акта сдачи-приемки, который подтверждает, что:

работы завершены в полном объеме (приводится их перечень);
заказчик претензий к исполнителю не имеет;
по итогам сделки самозанятый получает вознаграждение.

Приемо-сдаточный акт относится к дополнительным закрывающим документам. Он подтверждает расходы юрлица, подчеркивает характер не трудовых, а гражданских отношений с привлеченными исполнителями, помогает прояснить правоту сторон при судебных спорах. Он всегда прилагается к договору. Если юрлицо не удовлетворено небрежной работой, в этом документе компания отражает претензии, которые дают ей право расторгнуть сделку и не выплачивать гонорар.

Акт может относиться не только к произведенным работам, но и к закупкам сельхозпродукции для последующей переработки. В таких случаях составляют специальные закупочные акты.

Счета

В отличие от ИП, в крупном и среднем бизнесе отчеты намного строже. Какие закрывающие документы представляет самозанятый помимо договора и акта?

Предприятия могут попросить счет, служащий основанием для начисления денег. Обычно это требование прописывают в договоре. При отсутствии самого договора счет служит главным документом, который подтверждает, что услуга оказана либо работа выполнена и оплачена.

При расчете за товары, закупаемые у самозанятых лиц, при выполнении работ, при привлечении самозанятых для оказания услуг оформляются счет-фактуры с указанием расценок, объема, полной стоимости, выплаченной исполнителю.

По закону плательщики НПД не обязаны заполнять какие-либо счета. Они это делают по просьбе клиента. Счета оформляют в приложении «Мой налог» или на нашем сервисе https://jump.finance/, где удобно хранить шаблоны всех документов: они заполняются автоматически, без ошибок. Выбираете нужное название бланка из выпадающего списка и указываете свои реквизиты.

При отсутствии договора с исполнителем полученный от него счет, наряду с чеком, служат подтверждением расчета между сторонами. Образец заполнения можно посмотреть здесь.

Оформление чека

Электронный или бумажный чек относится к главным закрывающим документам от самозанятого — это документальное подтверждение выплаты денег за произведенную работу, услуги или покупки. Для компаний это основное доказательство, которое подтверждает расходы и право не платить налоги за привлеченных лиц. Его предъявляют аудиторам, налоговым инспекторам и прочим контролирующим органам.

При расчете наличными плательщик НПД должен сразу сформировать чек и передать юрлицу, при дистанционном получении оплаты нужно отправить его не позднее 9 числа следующего месяца.

Что самозанятый вправе делать с этим документом:

· редактировать при оформлении, если допущены ошибки;

· аннулировать, но взамен создать новый документ;

· отменить, если покупатель вернул товар или заказчик потребовал возвратить деньги за плохо выполненную работу.

Плательщику НПД не удастся уничтожить чек, чтобы скрыть доходы от налоговой: все копии сохраняются в истории, инспекция легко проверит необоснованное удаление. Если самозанятый чек аннулировал, но не вернул деньги за товар или за непредставленные услуги, он будет вынужден заплатить штраф. Если нет объективных причин для уничтожения чека — возврата денег или допущенных ошибок при заполнении — его нельзя аннулировать без неприятных последствий для плательщика НПД.

Примечание:

На Jump.Finance можно настроить автоотправку чеков после каждой сделки. Это удобно: невозможно забыть о своевременной передаче документов заказчику. Они формируются без участия или с минимальным участием исполнителя.

Другие документы

При некоторых видах деятельности предусмотрены иные закрывающие документы от самозанятого для юрлица: товарные, транспортные, товарно-транспортные накладные, платежные поручения. Они нужны компаниям для обоснования и подтверждения доходов-расходов. ИП их вправе требовать для налоговой отчетности, ООО — для бухгалтерского и налогового учета.

Самозанятые водители перед каждым рейсом заполняют путевой лист. Вместо акта и счет-фактуры допустимо составлять УПД — универсальный передаточный документ. Но он применяется не для всех продаж, в некоторых случаях к нему прилагается транспортная накладная, иногда он используется вместо товарной накладной.

По закону срок хранения всех закрывающих документов составляет 5 лет. Некоторые из них оформляют в двух экземплярах: для заказчика и исполнителя (для продавца и покупателя услуг, товаров). Если в сделке участвуют несколько человек, включая посредников или агентов, то каждому участнику вручают по одному экземпляру.

Наиболее часто возникающие проблемы, касающиеся закрывающихся документов

Исполнитель не подписывает акт

Он вправе это делать, если в договоре не указано, что при закрытии сделки стороны подписывают акт. Если самозанятого не устраивает оценка его работы (что позволяет заказчику снизить оплату или ничего не платить) он может не ставить подпись и оспорить решение компании в суде.

Требования чеков от самозанятых до перечисления оплаты

Это противозаконно: чек служит подтверждением получения денег наличными или переводом на карту.

Самозанятый оплату не вернул, чек аннулировал

Заказчик вправе предъявить претензии исполнителю. При аннулировании чека без последующего восстановления либо без возврата полученных денег на плательщиков НПД налагают штрафы.

Исполнитель получил деньги, но не передал чек, напоминания оставляет без ответа

Заказчик вправе обратиться в ФНС, приложив к жалобе договор, акт и иные документы, которые подтверждают проведение сделки: переписку с исполнителем, платежное поручение либо выписку по счету, где указано, что полученный исполнителем гонорар не был возвращен.

Как работать с самозанятыми ИП

Также как с физлицами, налогоплательщиками НПД. Если ИП утратит статус самозанятости, предприятие автоматически перейдет на иной режим налогообложения, владелец сам заплатит более высокий налог.