Самозанятые в 1С: простой учет и безопасные сделки

Самозанятость — это специальный налоговый режим, введенный в России в 2019 году «Федеральный закон № 422-ФЗ "О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима Налог на профессиональный доход (422-ФЗ). Налог на профессиональный доход (НПД) позволяет легализовать деятельность физлиц, оказывающих услуги или продающих товары собственного производства. К 2025 году режим стал популярным инструментом для бизнеса, особенно в сферах IT, консалтинга и ремонтных работ.

Учет самозанятых в 1С требует особого внимания: ошибки в документах или проводках могут привести к налоговым доначислениям и штрафам. Решение Jump.Finance упрощает процесс, автоматизируя выплаты, проверку статуса контрагентов и формирование закрывающих документов. В статье — практические рекомендации по расчету с самозанятыми в 1С 8.3, которые помогут снизить риски и оптимизировать учет.

Что такое самозанятость

Самозанятые — это физические лица или ИП без сотрудников, которые применяют НПД. Они платят налог в размере 4% при работе с физлицами и 6% — с организациями. В отличие от ИП на Упрощенной системе налогообложения (УСН) или Общей системе налогообложения (ОСНО), самозанятые не обязаны сдавать декларации, а их годовой доход ограничен 2,4 млн рублей.

Права и обязанности самозанятых:

• Самостоятельная уплата налога через приложение «Мой налог».
• Обязанность формировать чеки для заказчиков не позднее 9-го числа месяца, следующего за оплатой.

Запрет на определенные виды деятельности. Например, перепродажа товаров, добычу полезных ископаемых, посреднические услуги.

Ограничения по видам деятельности изложены в статьях 4 и 6 ФЗ-422.

Есть отличия работы с самозанятыми от работы с ИП на ОСНО или УСН и наемными работниками. Самозанятые не платят страховые взносы, а заказчики не выступают налоговыми агентами. Трудовые отношения отсутствуют: сотрудничество оформляется гражданско-правовым договором, а не трудовым договором.

Почему важно учитывать самозанятых в 1С

Корректная оплата самозанятому в 1С предотвращает налоговые риски и обеспечивает прозрачность финансовых операций.

Ключевые особенности учета:

1. Специальные счета расчетов. Для отражения операций используются счета 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами» или 76.16 «Расчеты с самозанятыми». Последний применяется при выплатах через реестры.
2. Проверка статуса контрагента. Перед выплатой необходимо убедиться, что самозанятый не утратил право на применение НПД. Это можно сделать через сервис ФНС или интеграцию с Jump.Finance, которая автоматизирует проверку.
3. Документальное подтверждение. Расходы признаются только при наличии чека от самозанятого. Акт выполненных работ/оказанных услуг дополняет чек, но не заменяет его.

При работе с СМЗ допускаются типовые ошибки:

• Выплаты самозанятым в 1С 8.3 бухгалтерия отражает по счетам, предназначенным для расчетов с сотрудниками (например, 70 вместо 76).
• Чек отсутствует или получен с нарушением срока — в таком случае возможна переквалификация в трудовые отношения с доначислением НДФЛ и взносов.
• Если при расчетах с самозанятым в 1С в проводках указана неверная дата, расходы можно учесть только в периоде получения чека, даже если услуга оказана раньше.

Кто может стать самозанятым

Режим самозанятости регулируется Федеральным законом №422-ФЗ и доступен для физических лиц и индивидуальных предпринимателей без сотрудников. Основная цель статуса — легализация доходов от самостоятельной деятельности. Однако закон устанавливает ряд требований и ограничений, которые важно учитывать.

Основные требования к самозанятым

Для регистрации в качестве самозанятого необходимо соответствовать ряду условий. Гражданство РФ, Украиныили страны Евразийского экономического союза (ЕАЭС): Республика Армения, Республика Беларусь, Республика Казахстан, Кыргызская Республика — обязательное требование для физических лиц. Иностранные граждане должны иметь действующий ИНН.

Годовой лимит дохода ограничен 2,4 млн рублей. Превышение суммы лишает возможности работать в статусе самозанятого до тех пор, пока лимит не обнулится, а доходы сверх лимита подлежат налогообложению по общей системе. Самозанятые не вправе привлекать наемных работников по трудовым договорам, но могут сотрудничать с субподрядчиками на условиях гражданско-правовых соглашений.

Еще одно условие — запрет на совмещение НПД с другими налоговыми режимами. Например, самозанятый не может одновременно применять упрощенную систему налогообложения (УСН) или единый сельскохозяйственный налог (ЕСХН).

Запрещенные виды деятельности

Закон №422-ФЗ исключает ряд направлений из сферы деятельности самозанятых:

Полный перечень ограничений по видам деятельности изложен в статьях 4 и 6 ФЗ-422

Ответственность за нарушение условий режима НПД

При нарушении условий режима НПД самозанятый теряет право на его применение. Превышение годового лимита дохода ведет к тому, что человек не может работать в статусе самозанятого до тех пор, пока не обнулится лимит в начале года В этом случае доходы, полученные сверх 2,4 млн рублей, облагаются НДФЛ по ставке от 13% до 22% для физлиц или переводятся на общую систему налогообложения (ОСНО) для ИП.

За занятие запрещенными видами деятельности или сокрытие доходов ФНС применяет санкции:

• Штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога при первом нарушении (п. 1 статьи 129.13 НК РФ)
• Штраф в размере 100% от скрытой суммы — при повторном нарушении в течение шести месяцев. (п. 2 статьи 129.13 НК РФ)
• Несвоевременная уплата налога влечет начисление пени: 1/300 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки (статья 75 НК РФ)

ВАЖНО! Если самозанятый продолжает работать после утраты статуса без перехода на ИП, заказчик обязан удерживать НДФЛ и страховые взносы ( до 30%), что увеличивает финансовую нагрузку на обе стороны. Как в 1С оформить выплату самозанятому в этом случае? Если СМЗ утратил право на НПД, расчет придётся оформлять как физлицу с удержанием всех налогов и взносов. Для минимизации рисков рекомендуется регулярно проверять статус контрагентов и корректно оформлять договоры.

Как проверить статус самозанятого

Проверка статуса контрагента — обязательный этап перед выплатой. Процедура помогает избежать налоговых претензий, связанных с сотрудничеством с лицами, утратившими право на НПД.

Где проверить статус

ФНС предоставляет открытый реестр самозанятых, доступный на официальном сайте налоговой службы. Для проверки необходимо:

1. Перейти в раздел «Сервисы» → «Реестр налогоплательщиков — плательщиков НПД».
2. Ввести ИНН физического лица в поисковую строку.
3. Получить информацию о статусе: «Действующий» или «Аннулирован».

В реестре отображается дата постановки на учет, регион деятельности и наличие ограничений. Проверку рекомендуется проводить перед каждой проводкой при расчетах с самозанятыми в 1С 8.3, так как статус может измениться в любой момент.

Статус самозанятого можно автоматически с помощью сервиса Jump.Finance.

Бесплатная консультация

Узнайте, как снизить риски в работе с самозанятыми в вашем бизнесе

Заказать звонок

Какие документы необходимы при работе с самозанятым

Что делать, если самозанятый больше не самозанятый

При утрате статуса НПД (например, из-за превышения лимита доходов) все последующие выплаты самозанятому в 1С 8.3 облагаются НДФЛ по ставке от 13% до 22%. Компания-заказчик становится налоговым агентом и обязана удерживать налог с выплат, а также начислять страховые взносы (до 30 %) в ПФР и ФСС.

Если сотрудничество является систематическим, постоянным, то вы можете заключить трудовой договор, вместо договора ГПХ заключить трудовой договор или соглашение подряда на общей системе налогообложения. Все предыдущие выплаты, проведенные до утраты статуса, остаются законными при условии наличия чеков и актов. Налоговая может запросить документы для подтверждения правомерности учета расходов.

Кто может заключать договор с самозанятым

Сотрудничество с самозанятыми доступно для физических лиц, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые не связаны с исполнителем трудовыми отношениями. Закон №422-ФЗ разрешает организациям привлекать самозанятых для работ или услуг, если соблюдены ключевые условия:

• Исполнитель зарегистрирован в качестве плательщика НПД и подтвердил статус через реестр ФНС.
• Сделка не связана с запрещенными для самозанятых видами деятельности (перепродажа товаров, посредничество и др.).

Ограничения для заказчиков: Бывшие работодатели не могут заключать договоры ГПХ с самозанятыми, если трудовые отношения прекращены менее двух лет назад. Госслужащие могут быть самозанятыми только в случае, когда они сдают свое жилье в аренду, но сами учреждения могут привлекать самозанятых. Компании, подконтрольные друг другу, не могут массово использовать самозанятых для подмены трудовых отношений.

Ограничения по закону 422-ФЗ

Законодательство устанавливает строгие запреты на сотрудничество с самозанятыми в следующих случаях:

1. Совпадение заказчика и работодателя. Если самозанятый ранее работал в компании по трудовому договору и уволился менее двух лет назад, заключение ГПХ с ним, как с плательщиком НПД, незаконно.
2. Госслужба и регулируемые профессии. Муниципальные служащие, нотариусы, адвокаты, арбитражные управляющие не могут выступать в роли самозанятых, кроме сдачи в аренду жилья.
3. Запрещенные виды деятельности. Eсли самозанятый занимается перепродажей товаров, реализацией подакцизной продукции, добычей полезных ископаемых или посредничеством. Полный перечень ограничений по видам деятельности изложен в статьях 4 и 6 ФЗ-422

Как в 1С оформлять услуги самозанятого? Важно учитывать ограничения 422-ФЗ, чтобы избежать налоговых рисков и претензий со стороны ФНС.

Разрешено ли работать самозанятым параллельно с трудовой деятельностью

Совмещение статуса самозанятого и работы по трудовому договору допускается законодательством. Например, сотрудник компании может оказывать услуги/выполнять работыкак самозанятый в свободное время, если это не противоречит условиям трудового контракта.

Условия для легального совмещения:

• Разные заказчики. Самозанятый не может оказывать услуги/выполнять работы своему текущему работодателю, и своему бывшему работодателю, если с момента увольнения прошло меньше 2 лет.
• Раздельный учет доходов. Зарплата облагается НДФЛ (от 13% до 22%), а доходы от самозанятости — НПД (4–6%).

Для минимизации рисков рекомендуется оформлять договоры ГПХ с четким описанием результата, избегать фиксированных ежемесячных платежей и исключить интеграцию самозанятого в штатные процессы компании.

Выгоды работы с самозанятыми: основные преимущества

Сотрудничество с самозанятыми позволяет бизнесу оптимизировать расходы, снизить административную нагрузку и минимизировать налоговые обязательства. Этот формат взаимодействия особенно востребован в сферах, где требуется гибкость: IT-услуги, консалтинг, ремонтные работы, творческие проекты. Рассмотрим основные преимущества.

Экономия на налогах и страховых взносах

При работе с самозанятыми компании освобождены от обязанности выступать налоговым агентом по НДФЛ и плательщиком страховых взносов. В отличие от штатных сотрудников, где заказчик удерживает от 13% до 22% НДФЛ и перечисляет до 30% взносов (обязательное пенсионное страхование (ОПС), обязательное медицинское страхование (ОМС), взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВниМ)), выплаты самозанятым не облагаются этими отчислениями. Это связано с тем, что самозанятые самостоятельно уплачивают налог на профессиональный доход (НПД) по ставке 4–6%, а их статус исключает трудовые отношения.

Сравнение налоговой нагрузки

Для наглядности рассмотрим разницу в расходах компании при работе с сотрудником по трудовому договору и расчетах с самозанятым в 1С (на примере выплаты 100 000 рублей):

Как правильно оформить договор с самозанятым

Сотрудничество с самозанятыми оформляется гражданско-правовым договором (ГПХ), который регулируется Гражданским кодексом РФ. Документ не должен содержать признаков трудовых отношений, чтобы избежать переквалификации со стороны ФНС. Основные виды договоров с самозанятыми — подряда, оказания услуг, аренды или авторского заказа.

ВАЖНО! При этом важно учитывать не только формальные признаки, которые могут указывать на трудовые отношения, но и фактические, например, исполнитель сидит в офисе с 9 до 6, у него есть закрепленное рабочее место, он подчиняется локальным-нормативным актам работодателя

ВАЖНО! Ключевое отличие от трудового договора — отсутствие подчинения работодателю и акцент на конкретный результат, а не процесс.

Какие пункты нужно включить в договор

В договоре с самозанятым необходимо зафиксировать следующие обязательные условия:

1. Статус самозанятого. Указать, что исполнитель зарегистрирован как плательщик НПД (например: «Исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход согласно 422-ФЗ»). Это подтверждает освобождение заказчика от уплаты НДФЛ и взносов.
2. Предмет договора. Четко описать услуги или работы, их объем и результат. Например, «подготовить одно правовое заключение на тему «Работа с самозанятыми». Для сложных проектов детализацию выносят в приложения.
3. Сроки выполнения. Указать дату завершения работ/услуг или поэтапные сроки для долгосрочных проектов.
4. Порядок расчетов. Прописать стоимость, в стоимости нужно зафиксировать включен ли НПД в стоимость услуг или нет. А также способ оплаты (наличные, перевод на карту), сроки перевода средств, который лучше привязать к факту оказания услуг/выполнения работ.
5. Обязанность предоставлять чек. Самозанятый должен формировать чек в приложении «Мой налог» сразу или не позднее 9-го числа месяца, следующего за оплатой. В сервисе Jump Finance самозанятый может сформировать чек автоматически и он будет предоставлен заказчику
6. Ответственность за утрату статуса. Исполнитель обязан уведомить заказчика о потере статуса НПД. Заказчик может сам устанавливать срок, в течение которого исполнитель обязан уведомить о потере статуса НПД. В противном случае он компенсирует убытки, связанные с доначислением налогов.
7. Приемка работ/услуг. Условия подписания акта выполненных работ/оказанных услуг и устранения недостатков.

Такая детализация в договоре снижает налоговые риски и помогает защитить интересы заказчика при проверке.

Различия между трудовым договором и договором с самозанятым

Как налоговая проверяет договоры с самозанятыми

ФНС обращает внимание на признаки скрытых трудовых отношений. Критерии переквалификации:

• Регулярные выплаты в фиксированные даты, аналогичные зарплате.
• Контроль процесса: требование соблюдать рабочий график, подчиняться внутренним правилам компании.
• Указание должностных обязанностей или использование терминов из ТК РФ («зарплата», «отпуск»).
• Долгосрочный характер договора без четкого результата.

Грамотное оформление договора с самозанятым защитит бизнес от налоговых претензий и позволит легально оптимизировать расходы. Для сложных случаев рекомендуется привлекать юристов для аудита документов.

Учет самозанятых в 1С 8.3 – пошаговая инструкция от Jump.Finance

Как в 1С 8.3 провести самозанятого корректно? Рассмотрим ключевые этапы работы с плательщиками НПД в программе.

Как завести самозанятого в 1С

1. Создание контрагента:
   • Перейдите в раздел «Справочники» → «Контрагенты».
   • Нажмите «Создать» и выберите вид контрагента «Самозанятый» (доступно в версиях 1С 3.0.100 и выше). В старых версиях указывайте «Физическое лицо».
   • Заполните обязательные поля: ФИО, ИНН, паспортные данные, банковские реквизиты. Для самозанятых ИП добавьте номер счета.
2. Проверка статуса:
   • Перед выплатой проверьте статус самозанятого через сервис ФНС «Реестр налогоплательщиков — плательщиков НПД». Введите ИНН контрагента, чтобы убедиться в актуальности его статуса.
3. С помощью сервиса Jump.Finance статус самозанятого может проверяться автоматически.

   Создание договора:

   • В карточке контрагента перейдите на вкладку «Договоры» → «Создать».
   • Укажите вид договора «С поставщиком», номер, дату и сумму. В поле «Налогообложение контрагента» выберите «Налог на профессиональный доход».

Как провести услуги /работы

1. Оформление акта выполненных работ/оказанных услуг:
   • Перейдите в раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)».
   • Создайте документ «Поступление услуг». Укажите контрагента-самозанятого, выберите договор и заполните таблицу с наименованием услуги/работы, количеством и стоимостью.
2. Учет расходов:
   • В поле «Счет учета» выберите счет затрат (например, 20.01 для производственных расходов).
   • Зафиксируйте документ. Это сформирует проводку самозанятого в 1С: Дт 20.01 (26, 44) — Кт 76.09.

ВАЖНО! Акт выполненных работ/оказанных услуг не заменяет чек, но служит подтверждением даты и объема услуг/работ. Для налогового учета расходов чек обязателен.

Как проводить чек от самозанятых в 1С

1. Получение чека:
   • Самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог» и передает его заказчику. Чек содержит ИНН компании, наименование услуги/работы и сумму.

   С помощью сервиса Jump.Finance можно автоматизировать процесс с формированием чека

2. Прикрепление чека в 1С:
   • Для безналичных платежей: в документе «Списание с расчетного счета» добавьте чек через кнопку «Прикрепить файл».
   • Для наличных выплат: прикрепите чек к расходному кассовому ордеру.
3. Автоматизация через реестр:
   • В версиях 1С 3.0.100+ используйте документ «Выплаты самозанятым». После оплаты загрузите чеки в колонку «Чек самозанятого» через кнопку «Загрузить из файла».

Нюанс: Расходы признаются только после получения чека. Если оплата произведена в марте, а чек получен в апреле, расходы отражаются во II квартале.

Как оплатить самозанятому в автоматизированной 1С

1. Безналичная оплата:
   • Создайте «Платежное поручение» в разделе «Банк и касса» → «Платежные поручения».
   • Укажите вид операции «Оплата поставщику», выберите контрагента и договор. В поле «Назначение платежа» пропишите: «Оплата услуг по договору №… от … без НДС». Если в поле «Назначение платежа» нет ограничения по символам, рекомендуем прописывать назначение платежа конкретнее, указав, за какой именно объем работ/услуг производится оплата.
   • Отправьте платежку в банк через «Отправить в банк».
2. Наличная выплата:
   • Сформируйте «Расходный кассовый ордер» («Банк и касса» → «Кассовые документы» →«Выдача»).
   • Укажите сумму, контрагента и назначение платежа. Распечатайте РКО в двух экземплярах для подписи исполнителем.
3. Ограничения:
   • Наличные расчеты с самозанятыми-ИП не должны превышать 100 000 руб. по одному договору. Для физлиц ограничения не установлены, но рекомендуется использовать безнал.
4. Интеграция с Jump.Finance:
   • Платформа автоматизирует выплаты, проверку статуса контрагентов и формирование документов. Данные синхронизируются с 1С, что исключает ошибки в реквизитах и чеках.

Итог:

• Используйте счет 76.09 для учета расчетов или 76.16 для реестровых выплат.
• Регулярно проверяйте статус самозанятых через сервис ФНС или интеграцию с Jump.Finance.
• Храните чеки и акты не менее 5 лет (для юрлиц) или 4 лет (для ИП).

Автоматизация через 1С и Jump.Finance сокращает время на оформление документов и снижает риски налоговых претензий.

Преимущества и польза работа с 1С в решении Jump.Finance

Интеграция Jump.Finance с 1С автоматизирует бухгалтерские процессы, особенно в бизнесах, работающих с самозанятыми и физлицами. Рассмотрим ключевые возможности:

Автоматизация документооборота

Теперь документы создаются автоматически, без необходимости вручную переносить данные из приемо-сдаточных актов в 1С. Личный кабинет Jump.Finance cинхронизируется с расширением для 1С.

Умная обработка банковских операций

При списании средств с расчетного счета Jump.Finance автоматически заменяет название банка на ФИО получателя для корректного учета расходов и отчетности. По желанию клиента, часть комиссии за сервис можно переложить на исполнителя.

Работа в привычном интерфейсе 1С

Все операции — от проверки паспортных данных до создания актов и выплат — можно проводить прямо в 1С.

Гибкие настройки доступа

Можно ограничить доступ сотрудников, например, кассир видит только операции своего филиала, а директор — все транзакции.

Поддержка и интеграция

Интеграция не требует программирования и занимает всего 10 минут. Решение совместимо с основными конфигурациями 1С, а для нестандартных доступна интеграция через API.

Финансовая безопасность и контроль

Система проверяет реквизиты в режиме реального времени, блокируя транзакции с ошибочными данными при проводках самозанятых в 1С 8.3. Также Jump.Finance автоматически формирует декларации доходов самозанятых и отслеживает их лимит, предупреждая о рисках.

Почему выбирают Jump.Finance?

• Экономия времени — сокращение ручных операций на 80% за счет автоматизации.
• Автоматизация процесса проверки статуса самозанятого у исполнителя
• Снижение ошибок — исключение человеческого фактора при заполнении документов.
• Юридическая чистота — все операции соответствуют требованиям ФНС и 422-ФЗ.
• Круглосуточная поддержка — ответы на вопросы в чате или по телефону в течение 1–3 минут.

Jump.Finance интегрирован с 1С и автоматизирует работу с самозанятыми: проверяет их статус в реестре ФНС, подтягивает ссылку на чек от ФНС, синхронизирует выплаты с банком, следит за лимитами дохода и передаёт данные для налоговой отчётности.

Заключение

Сотрудничество с СМЗ требует строгого соблюдения законодательства: проверки статуса, корректного оформления договоров, грамотного расчета с самозанятыми в 1С и учета чеков. Ошибки приводят к доначислениям налогов, штрафам и потере времени на судебные споры.

Автоматизируйте учет самозанятых с Jump.Finance:

• Проверка статуса через ФНС в 1 клик.
• Формирование чеков и синхронизация с банком.
• Контроль лимитов доходов и уведомления об изменениях.

Не рискуйте бюджетом компании! Переходите на Jump.Finance, чтобы легально работать с самозанятыми, избежать штрафов и сэкономить до 20 часов в месяц на рутинных операциях. Оставьте заявку на сайте, и мы настроим интеграцию с вашей 1С за 1 день.