Аутсорсинг

Все чаще термин «аутсорсинг» (или его сокращение «аутсорс») можно услышать в обыденной речи простых людей, когда они говорят о работе, о своей занятости. Предприниматели и бизнесмены обращаются в аутсорсинговые агентства, чтобы специалисты им помогли сократить издержки, увеличить отдачу от коммерческой деятельности. Рассмотрим, что значит аутсорсинг, зачем он нужен компаниям, кто и как может его применять.

Что такое аутсорсинг

Аутсорсинг — это определение заимствовано из английского языка. Outer-source-using (сокращённо outsourcing) дословно означает «использование внешнего источника». Под термином понимают передачу каких-либо функций и задач (делегирование полномочий) другой компании или сторонним лицам. При таких взаимоотношениях исполнителям не начисляют ежемесячную заработную плату: как внештатным сотрудникам их услуги оплачивают по договору подряда.

Учреждениям невыгодно держать в штате специалистов, работа которых не связана с основной деятельностью. Зачем в небольшом офисе нужен электрик — гораздо проще, по мере надобности, обращаться в компанию, которая оказывает электротехнические услуги. Излишне иметь своего дизайнера или рекламный отдел, если предприятие годами не меняет ассортимент выпускаемых товаров. 

На аутсорс можно передать обслуживание ИТ-инфраструктуры, бухгалтерию и аудит, клининг, охрану и другие функции, которые второстепенны для многих видов бизнеса. Для выполнения краткосрочных задач проще ненадолго нанять профессионалов, чем зачислять в штат новых сотрудников. В число профильных специалистов, привлекаемых со стороны, входят самозанятые фрилансеры и компании, предлагающие услуги аутсорсинга и аутстаффинга.

Разница между аутсорсингом, аутстаффингом, фрилансом

На первый взгляд разница между этими терминами неочевидна: право на выполнение конкретных задач предприятие передает сторонним исполнителям — юридическим или физическим лицам. 

1. Аутсорсинг — приглашение специалистов из профильных компаний для решения задач, которые периодически или изредка требуются заказчику. На аутсорс отдают услуги, напрямую не связанные с бизнесом — подбор сотрудников в штат и поиск персонала для выполнения отдельных видов работ, транспортные проблемы, юридические вопросы.

2. Аутстаффинг (Outstaffing) — вывод персонала (out — вне) за пределы штата. Это ещё одна модель удаленного найма, когда компания после сокращения штата приглашает профильных специалистов для кратковременной работы по договору, разыскивая их в сервисах по заказу услуг или в агентствах по трудоустройству (при оказании услуг они продолжают там числиться). К такой категории работников относят операторов клининга, нянь и воспитателей, курьеров, грузчиков, мастеров «на час». 

3. Фриланс — свободная деятельность, при которой специалист по взаимному согласию оказывает услуги заказчикам. Слово Frilancer переводится как «внештатный сотрудник». Фрилансерам (подрядчикам) отдают те задачи, с которыми не могут справиться штатные сотрудники (или не успевают из-за большого объема). Фриланс тоже является частью аутсорсинга, только фрилансер работает сам на себя.

При аутсорсинге и аутстаффинге персонал формально числится в какой-либо компании, но оказывает услуги разным заказчикам. При аутсорсе руководитель предприятия не может управлять приглашенными сотрудниками, они подчиняются руководству своей компании, имеют права отказаться от выполнения работ, не прописанных в договоре. При аутстаффинге можно интегрировать наемный персонал в свою команду на время действия соглашения.

Фриланс часто связывают с дистанционными услугами, хотя этим термином называют любую работу на себя. По сути многие самозанятые граждане занимаются фрилансом. Для внештатных задач находят фрилансеров на многочисленных биржах фриланса, где они публикуют сведения о себе и портфолио с примерами работ. 

При участии аутсорсеров заказчик реализует какой-либо проект или решает возникшие проблемы, с помощью аутстафферов заполняет недостающие вакансии, фрилансеров привлекает для решения отдельных задач небольшого объема.

Виды аутсорсинга

Аутсорсинг в России применяется для разнообразных задач, которые выгоднее делегировать, чем решать своими силами. Это менее трудозатратно и более прибыльно в материальном отношении.

Основные виды аутсорсинга, которые используют наиболее часто:

1. HR — вся работа по управлению персоналом: подбор, найм, первичное обучение.

2. Транспорт и логистика —  перевозка грузов, доставка товаров и заказов потребителям. 

3. Охрана — привлечение сотрудников из охранных служб. 

4. Финуслуги — управление финансами, контроль налогов, составление отчетов.

5. Маркетинг, реклама — аутсорсинг товаров для успешного продвижения бренда. 

6. Кадровый учет — кадровое делопроизводство, ведение документации сотрудников.

7. IT-услуги — автоматизация предприятия, администрирование, управление облачными серверами.

Экспертные данные в цифрах от аналитиков рынка аутсорсинга:

1. Торговый персонал и мерчендайзинг — 114,4 млрд.

2. ИТ-аутсорсинг— 63,6 млрд.

3. Административный аутсорсинг — 34,9 млрд.

Развитые ИТ-компании защитят бизнес от DDoS-атак, протестируют оборудование, настроят клиентские программы. Рекламные студии помогут запустить рекламную кампанию в интернете, провести промо-мероприятия в своем городе, организовать региональную выставку-ярмарку товаров. 

По объему аутсорс может быть полным, выборочным или частичным. Например: все услуги отданы стороннему бухгалтеру либо в штате есть 1 человек, а аудитора или финансиста для составления отчетной документации приглашают со стороны.

Как работает аутсорсинг

Чтобы не расширять штат и не вводить ненужные штатные единицы, предприниматель на время «арендует» сотрудников в узкоспециализированных компаниях. Если нужна экспертиза новых товаров для их выведения на рынок, привлекают экспертов, имеющих аккредитацию на проведения исследований. Если потребовались консультации по ведению бизнеса, привлекают сотрудников консалтинговой службы.

Руководство компании решает:

• какие задачи можно делегировать сторонним лицам;

• где искать исполнителей, откуда пригласить;

• что внести в договор с аутсорсерами, аутстафферами, фрилансерами;

• как, по каким критериям оценивать работу внештатников;

• столько стоят такие услуги на рынке труда.

Оплата, указанная в договоре, может быть фиксированной или расчетной, в виде процентов от объема оказанных услуг.

Какие компании пользуются аутсорсингом

Использование аутсорсинга — популярное направление. Даже крупные компании часто прибегают к производственному аутсорсу: перекладывают до 60% своей деятельности на другие предприятия, отдают сторонним исполнителям заказы на разработку проектов, на внедрение технологий. Невыгодно для запуска стартапа нанимать персонал и закупать дорогое оборудование — проще пригласить специалистов, у которых есть все необходимое для старта. 

Представители малого и среднего бизнеса не в состоянии содержать рекламный отдел или автопарк, иметь собственного юриста и аналитика. Для них будет менее затратно делегировать полномочия по мере появления текущих задач.

Профессионалы не хотят трудиться в маленьких компаниях — это не их уровень. Предприятия с небольшим оборотом не в состоянии регулярно платить высокие зарплаты, но они могут на короткий срок привлечь высококлассного специалиста, который поможет им выйти на новый уровень. У всех есть доступ к интеллектуальному капиталу. Любая фирма сможет найти профессионалов с хорошим образованием, которые справятся с задачами намного эффективнее, чем её штатный персонал. 

Делегирование работ выгодно для бизнеса с неравномерной загрузкой сотрудников. В пики сезонных взлетов и спадов можно наглядно просчитать и сравнить выгоду от работы приглашенного персонала. В дни спада сезонных продаж не нужно платить зарплату большому количеству бездействующих работников, денежные средства можно использовать более продуктивно. 

Плюсы аутсорсинга

При передаче части задач сторонним лицам можно:

• сократить штат компании, упразднить некоторые должности, уменьшить количество рабочих мест;

• уменьшить затраты на оснащение, технологии, производство;

• снизить расходы на заработную плату, налоги, социальные отчисления;

• меньше платить за аренду площадей или сдавать их внаем (это актуально для собственников недвижимости);

• поднять уровень сервиса за счет привлечения профильных специалистов;

• повысить производительность труда и качество работы без чрезмерных затрат;

• свести к минимуму объем кадрового делопроизводства и бумажных документов;

• расширить возможности предприятия.

Делегирование задач позволяет руководству компании сосредоточиться на основном бизнесе, больше времени уделять его развитию. Заметно сокращаются расходы: предприятие не тратит время на поиск штатных сотрудников, собеседования, обучение и подготовку к работе. Не нужно тратить деньги на организацию рабочих мест, на менеджмент процессов, которые не являются ключевыми, но требуют своевременного выполнения. Руководство не проверяет, где, как, при каких условиях исполнители делают порученную работу, только оценивает её итог. Если результат чем-то не удовлетворил, легко поменять фирму-аутсорсера или фрилансера.

Штатный персонал знает, что вовремя получит заработную плату: для этого не обязательно работать в полную силу. В офисах много времени уходит на чаепитие и беседы на отвлеченные темы. Приглашенные работники более ответственны. Их доход напрямую зависит от качества труда. Сторонние исполнители стараются безупречно выполнить полученные задания и получить оплату, они заинтересованы в продлении договора, в увеличении нагрузки и дохода.

Минусы аутсорсинга

К недостаткам сторонних услуг можно отнести:

• небрежность по отношению к обязанностям и обязательствам — если у аутсорсера нет конкурентов, если он уверен, что его некем заменить, в работе может проявляться халатность;

• разглашение сведений о компании — если у нечестных исполнителей есть доступ к конфиденциальной информации, они могут ее продать конкурентам;

• нечестность, мошенничество — аутсорсер может нарушить обязательства, в одностороннем порядке прервать договор, отказаться выполнять работу;

• невозможность контролировать внешнюю деятельность фрилансеров за пределами своего предприятия, приходится пассивно ждать результатов.

Нужно все спорные пункты, права и обязанности сторон подробно описывать в договоре, чтобы при взаимодействии не было недопонимания или попыток нарушить соглашение. Обязательно нужны пункты про неразглашение информации и про ответственность с указанием размера штрафов.

Делегируя часть задач, нужно всегда просчитывать вероятные риски и сводить возможность их появления к минимуму. Нельзя отдавать на аутсорс согласование прав доступа к секретной информации и контроль за ее утечкой.

Перспективы аутсорсинга в России

По данным агентств по трудоустройству после введения самозанятости (и после опыта пандемии с переходом на дистанционную работу) компании намного меньше заинтересованы в подборе постоянного персонала, чем в привлечении сторонних исполнителей. Все чаще предприятия отдают заказы на аутсорсинг и аутстаффинг. По прогнозам экспертов этот рынок в ближайшие годы вырастет на 25–30%.

Финтех-компании стремятся помочь предприятиям в организации взаимоотношений с приглашенными исполнителями и снизить нагрузки по документообороту. 

Сервис Jump.Finance предоставляет возможность:

• автоматизировать делопроизводство, загружать свои или использовать готовые шаблоны документов;

• сократить штат бухгалтеров;

• без ограничений вносить вносить в реестры данные об исполнителях..

Программное обеспечение площадки сверяет паспортные данные, проверяет благонадежность исполнителей по черным спискам, отслеживает статус налогоплательщика перед расчетом. С помощью удобного приложения самозанятые смогут моментально выводить заработанные деньги на свои реквизиты.