ООО и самозанятые: как работать правильно и без юридических последствий?

До принятия ФЗ №422 и введения категории самозанятых компании могли вступать в договорные отношения с ИП, с другими ООО и физлицами. С первыми они заключали договоры на оказание услуг, а с гражданами – трудовой или гражданско-правовой договор. А как работать с самозанятыми, как их оформлять, как отражать расходы на оплату их услуг? Эти и другие вопросы сейчас волнуют руководителей, кадрового отдела и бухгалтеров компании. Расскажем, как должна строиться работа ООО с самозанятыми согласно российскому законодательству.

Коротко об институте самозанятости

Термины «самозанятость» и «самозанятый» – это неофициальные термины, хотя их используют даже в государственных органах. Они используются для обозначения граждан, которые зарегистрировались в приложении «Мой налог» и получили статус плательщика НПД – налога на профессиональную деятельность. Самозанятые получают вознаграждение за свои товары и услуги напрямую от заказчика (ИП, ООО или другого физлица) и платят налог в размере 4% или 6%.
Для ООО самозанятый является внештатным сотрудником. Ему не нужно платить отпускные, больничные. Не нужно его обеспечивать рабочим местом и профессиональным оборудованием. Однако пока институт самозанятости носит экспериментальный характер, поэтому многие нюансы сотрудничества плательщиков НПД и организаций регулируются плохо. Негативные последствия работы с самозанятыми можно охарактеризовать «где тонко, там и рвется».
Jump.Finance – платформа, которая облегчает процесс взаимодействия с самозанятыми. Она делает сотрудничество с ними понятным и прозрачным. В работе с плательщиками НПД самым трудозатратным и ответственным становится формирование актов и чеков для выплат, отчеты в налоговую службу. Сервис Jump.Finance разгрузит вашего бухгалтера от многих рутинных задач. Позволит проводить финансовые операции с исполнителями в автоматически и в одном месте.

Чем выгодно для ООО сотрудничество с самозанятым?

При найме физического лица на работу компания заключает с ним трудовой или гражданско-правовой договор. Одним из обязательств ООО становится:
  1. уплата в бюджет НДФЛ в размере 13%;
  2. уплата страховых взносов на каждого работника в ПФР, ФОМС и ФСС.
В работе с самозанятыми организации не являются налоговыми агентами. Налоговый орган не удерживает с них НДФЛ, а внебюджетные фонды освобождают от уплаты страховых взносов.
Обязанность по уплате налога ложится на самого трудоустроенного физического лица. При выполнении работ самозанятым для ООО он оплачивает 6% от суммы вознаграждения. От уплаты страховых взносов он освобожден изначально.
Другие преимущества:
  1. Сокращение кадровых расходов.
  2. Освобождение от расчета, оформления НДФЛ и подачи отчетности по нему.
  3. Учет расходов на вознаграждение в расходах при УСН «Доходы минус расходы».
  4. Возможность удаленной работы.
  5. Возможность работы с ИП, перешедшими на режим НПД.
  6. Оплата услуг, товаров, работ любым способом: наличными, безналичным расчетом, средствами с электронного кошелька.
Немаловажным является то, что компании не нужно обеспечивать исполнителя оборудованием и другими ресурсами.

Какие налоги юрлицо должно платить за сотрудничество самозанятым?

Организациям при сотрудничестве с налогоплательщиками НПД не нужно платить никаких налогов. Уплата налога в размере 6% от суммы, оплаченной юрлицом, - это обязанность налогоплательщика. Этим и привлекает юридических лиц возможность сотрудничать с самозанятыми.
Нередко организации собственных сотрудников переводят в самозанятые, чтобы не платить НДФЛ и страховые взносы. Однако следует помнить, что за подобные действия ООО несет административную ответственность. Его обязуют выплатить штраф 50 – 100 тыс. рублей.
«Перевод» штатного сотрудника в самозанятого не разрешен российским законодательством. Специальный режим самозанятости может быть применен к физическому лицу, который работал в ООО. Но для этого должны быть соблюдены 2 условия: 1) между физлицом и организацией был заключен трудовой договор (не ГПД); 2) ООО не является работодателем физлица уже два года и более.

Есть ли минусы при работе ООО с самозанятым?

У самозанятого нет той «привязанности» к компании, как у работника, трудоустроенного по трудовому договору. При появлении более выгодных условий физическое лицо может предпочесть другого заказчика, и компании придется искать другого специалиста.
При работе с самозанятыми возможны неоднозначные ситуации, которые не возникли бы с штатными сотрудниками. Приведем пример. Самозанятый может потерять свой статус, если превысит лимит по доходу (200 тыс. рублей в месяц или 2,4 млн рублей в год). Это грозит последствиями для организации.

Исполнитель превысил лимит дохода и потерял статус. Что делать юрлицу?

В этой ситуации ООО обязано удерживать НДФЛ и начинать рассчитывать страховые взносы с даты, когда был достигнут лимит. Другими словами, компания должна работать с ним, как с обычным физлицом: начислять НДФЛ, включать его в отчеты по сотрудникам.
Ощутимые выгоды оформления самозанятых на работу, часто ООО толкают поиски лазеек в законе. Однако стоит помнить, что государство регулирует эту сферу, хоть специальный режим и является экспериментальным.

Какие документы нужно предоставить самозанятому при оформлении на работу в ООО?

Для устройства самозанятых на работу в ООО понадобиться:
  1. Справка о постановке на учет физического лица в качестве налогоплательщика НПД.
  2. Документ, удостоверяющий личность (паспорт).
Список ограничивается только этими двумя документами.

Какие условия должны быть прописаны в договоре между ООО и плательщиком НПД?

Между организацией и самозанятым может быть заключен только гражданско-правовой договор, например, договор оказания услуг, купли-продажи, авторского заказа и т.д. При устройстве на работу не оформляют кадровые и иные документы. Нужен только договор, подписанный обеими сторонами.
При составлении документа юристы по гражданскому праву советуют:
  1. Включить сведения о том, что исполнитель является налогоплательщиком НПД (важно для бухучета, так как самозанятый не платит НДС).
  2. Зафиксировать обязанность исполнителя предупредить о снятии с учета или утере статуса самозанятого (это обезопасит ООО от уплаты штрафов).
  3. Обозначить сроки сдачи чеков.
  4. Оговорить, что ООО освобождается от уплаты НДФЛ и страховых взносов.
  5. Прописать типовые пункты и условия: дата заключения, порядок оказания услуг и их стоимость, срок действия договорных отношений, порядок изменения условий и т.д.
Грамотно составленный договор способен обезопасить ООО от подводных камней, которые существуют в договорных отношениях с самозанятыми.

Когда договор между организацией и самозанятым может быть оформлен устно?

Как правило, гражданско-правовой договор между ООО и исполнителем составляется в письменном виде. Иногда стороны могут договориться устно, например, при передаче товара сразу же. Если между передачей товара, оказанием услуг и оплатой проходит какое-то время, договор заключается в обязательном порядке.

Как юридическому лицу оплачивать услуги самозанятого?

Процесс оплаты услуг, товаров, работы исполнителя носит упрощенный характер. Вносить оплату можно наличными, средствами с расчетного счета или даже электронного кошелька.
При оплате одним из важных для ООО этапов является формирование самозанятым чека – единственного обязательного документа. Он формируется в приложении «Мой налог» и передается организации. Другие расчетные документы (например, акты и счет) составляются по желанию, если необходимо подтверждение периода расходов.

Самые частые вопросы об оплате и чеках

Обязательна ли распечатка чеков?
На каком носителе будет передаваться чек, зависит только от договоренностей между ООО и исполнителем. Его можно отправить в электронном виде на почту, в любом из мессенджеров либо распечатать и передать при встрече.
Однако если самозанятый устраивается на работу в ООО, то должен быть готовым предоставлять распечатанные чеки бухгалтеру организации. Как первичные документы они подтверждают расходы компании и учитываются при расчете налога. Напоминаем, что чеки бухгалтер может хранить и в электронном виде.
Срок передачи чека и ответственность за его не-передачу
В договоре должны быть прописаны сроки предоставления чеков. Возможны два варианта: передача сразу после оплаты либо ежемесячно, но не позднее 9-го числа следующего месяца.
Передача чека – это обязанность налогоплательщика НПД. Если исполнитель игнорирует этот факт, то организация может сообщить о нарушениях в налоговый орган. Если он этого не сделает, то не сможет вычесть расходы на оплату из налоговой базы. Самозанятому грозит штраф, если он получил оплату, но не выбил чек. Размер штрафа – 20% от суммы оплаты. Если в течение 6 месяцев произойдет повторный инцидент, штраф составит 100% о суммы чека.
Возврат оплаты и аннулирование чека исполнителем. Как быть юрлицу?
Если такая ситуация произошла, то ООО тоже обязано аннулировать чек. Это делается путем исключения соответствующей суммы из расходов, которые уменьшают налогооблагаемую базу. Данное требование выдвинуто ФНС и не рекомендуется его игнорировать.
Можно ли чеки заменить актами?
Сотрудники налоговой службы ответят коротко: «Нет!». Акты в этой ситуации не имеют юридической силы, даже если организация работает с самозанятым на долгосрочной основе и совершает несколько сделок в месяц.
Исполнитель обязан передавать чеки после каждой совершенной сделки или раз в месяц, но не позднее 9 числа следующего месяца. Какой способ предпочтительней – обговаривается сторонами заранее и прописывается в договоре. Акты являются только дополнительным документом, который можно прикрепить к чеку. Их сдача в конце месяца как замена/альтернатива чеков недопустима.

Как юридическому лицу оплачивать услуги самозанятого?

Чеки от самозанятого – это документальное подтверждение расходов компании. В налоговых режимах ОСНО, УСН 15% и ЕСХН затраты организации учитываются при расчете налога.
Бухгалтеру компании необходимо сохранять чеки, переданные исполнителем (именно чеки – акты не подойдут). Безошибочно использовать их при расчете расходов, так как даже небольшая ошибка может привести к штрафам.