Как оформить акт в 1С: виды, особенности и настройки

Завершив работу или предоставив услугу, вы обязаны подготовить документы. Сделать это можно в 1С. Она частично автоматизирует заполнение бланков, дает вам актуальные готовые формы для создания документации. Так вы не ошибетесь и сэкономите время. Чтобы работать с системой было проще, мы подготовили пошаговую инструкцию по заполнению актов в 1С. Разберем, как правильно создать и оформить документ, а затем распечатать или подписать его в электронном виде.
Содержание
- Что такое акты в 1С и для чего они нужны в работе
- Основные виды актов в системе 1С
- Создание и оформление акта в 1С
- Работа с печатными формами актов
- Электронное подписание актов в 1С
- Учет и хранение актов в системе 1С с расширением от Jump.Finance
- Закрытие и проведение актов
- Типичные ошибки при работе с актами
Что такое акты в 1С и для чего они нужны в работе
Акт выполненных работ в 1С — первичный документ, который подтверждает факт предоставления услуг или выполнения работ в рамках договора. Документ юридически закрепляет, что компания сделала все, что обещала. Документ готовит компания, а рассматривает и подписывает исполнитель. Наличие акта подтверждает, что все условия были соблюдены, и у заказчика нет претензий. Если он недоволен работой или услугой, можно отказаться подписывать документ и сообщить о необходимости внести изменения.
Акт в 1С готовят в соответствии с положениями ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Если документ не оформили, исполнитель не сможет требовать предоставить деньги за работу или услугу, а заказчик - включить средства в расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. В результате в акте заинтересованы обе стороны.
Документ готовят для разных целей. Обычно его оформляют в следующих случаях:
- одна сторона передает другой имущество;
- по договору выполнены работы;
- одна из сторон оказала другой услугу.
Формирование актов в 1С полезно для бухгалтерского, налогового, управленческого учета. Так у вас будут документы, на базе которых вы подготовите отчетность, подтвердите расходы или доходы перед налоговой, упростите контроль за работой вашей компании.
Готовить акт через 1С проще, чем делать это вручную. Система автоматически вносит данные в большую часть полей, что сокращает время на подготовку документа.
Другие юридические риски по взаимодействию с исполнителями может закрыть сервис Jump.Finance
Основные виды актов в системе 1С
Система 1С универсальна. У нее есть удобный функционал, созданный с учетом потребностей бизнеса. Платформа позволяет готовить большое количество актов разных видов. Среди них:
- акт выполненных работ или оказания услуг;
- акт сверки взаиморасчетов;
- акт приема-передачи имущества;
- акт списания.
Для каждого документа предусмотрена отдельная удобная форма, соответствующая всем требованиям законодательства. Пользователю останется только внести данные, чтобы подготовить акт.
Заранее определитесь, какой акт вам нужен. Его подбирают, учитывая ситуацию. Также нужно знать требования закона и правила, действующие для той сферы, где вы работаете.
Акт выполненных работ или оказанных услуг
Перед тем, как выписать акт 1С, изучите, что это такое, а также в каких случаях готовят документ. Часто программу используют для заполнения акта выполненных работ или оказания услуг. Это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт сделки, ее стоимость и сроки выполнения. Дополнительно он показывает, что все условия договора соблюдены, и у заказчика нет претензий к исполнителю.
Акт готовят, когда все этапы договора выполнены, и условия соглашения соблюдены. Чтобы документ признали действительным, он должен содержать обязательные реквизиты. Обязательно прописывают:
- информацию о контрагенте
- сведения о договоре, по которому вы работаете;
- список работ или услуг, которые были предоставлены;
- стоимость соглашения;
- размер НДС.
Без этого акта почти невозможно вести учет доходов и понесенных затрат. Если документа нет, вы не сможете учесть расходы и получить платеж за заверенную сделку.
Акт приема-передачи имущества (ОС, ТМЦ, НМА)
Акт приема-передачи имущества — еще один двусторонний документ, который подтверждает факт передачи собственности от одной стороны другой. Объекты могут быть любыми. Тут все зависит от потребностей сторон. Акт также покажет, что имущество было получено в надлежащем виде, если иное указано не было. Все дефекты можно отразить в бланке документа. Обычно в нем указывают:
- сведения об объекте;
- балансовую стоимость имущества;
- дату передачи объекта;
- дефекты, недостатки и другие особенности имущества.
Акт приема-передачи имущества готовят, когда вводят ОС в эксплуатацию, исключают имущество с баланса, передают товарно-материальны ценности другому лицу, продают НМА. Документ влияет на регистры бухгалтерии.
Почему акты 1С так важны?
Акты 1С важны для компании с юридической точки зрения. Они содержат данные, способные подтвердить факт передачи имущества, доказать перевод средств. Это особенно важно, если возникнут споры. Акт докажет, что вы выполнили взятые на себя обязательства.
Создание и оформление акта в 1С
Разобравшись с основными видами актов в 1С, разберитесь, как готовить документ. Для этого вам предстоит:
-
Зайти в раздел «Продажи», после чего выбрать пункт «Реализация (акты, накладные)»,. Перед вами откроется перечень доступных возможностей.
- Добавить новый документ. Для этого вновь нажмите на пункт «Реализация», после чего кликните на «Услуги (акт)». Если все сделано правильно, перед вами появится бланк для заполнения.
- Указать данные контрагента, а затем ввести сведения о договоре. Для этого в системе предусмотрены отдельные пункты. Причем важно выбрать данные для первого пункта из справочника. В этом случае сведения о договоре подтянутся в нужный пункт автоматически.
- Заполнить табличную часть. Просто нажмите на пункт «Добавить». Откроется два поля. Причем первый столбец будет автоматически заполнен.
- Внести описание услуги. Здесь вы можете самостоятельно указать любую информацию, подробнее описать суть предложения.
- Внести сведения о количестве и цене, вписав данные в соответствующие столбцы. Сведения о сумме и счете учета будут заполнены автоматически на основании тех данных, что вы укажете.
- Создать счет-фактуру. Для этого нажмите на одноименную кнопку. Система сформирует документ автоматически.
Документ готов. Вы также можете ознакомиться с правильностью проводок. Для этого необходимо нажать на команду «Дт/Кт»
Вы можете легко подготовить акт, который отражает сразу несколько услуг, оказанных для одного контрагента. Просто кликайте на кнопку «Добавить», а затем внесите всю необходимую информацию в табличную часть документа. Вам остается прописать сведения о каждой отдельной услуге. Для этого придерживайтесь той же схемы, которая была расписана ранее. Документация будет сформирована сразу после того, как вы завершите заполнение таблицы.
Если ошибки отсутствуют, можно распечатать готовый документ. Для этого достаточно нажать на кнопку «Печать». Программа позволит ознакомиться с тем, как будет выглядеть итоговый документ. Обязательно посмотрите его, чтобы удостовериться, что вся информация указана правильно. Заполненный бланк печатают в двух экземплярах. Один останется у вас, а второй нужно передать другой стороне. Причем обе формы подписывает каждый контрагент.
Создание выплат в 1С с актами
Jump.Finance упрощает создание выплат в 1С с актами. Вы сможете настроить все детали платежей. Например, можно сразу создать выплату, но она пройдет только после того, как акт будет подписан с двух сторон. Эту опцию нужно включать в настройках модуля. Важно, чтобы шаблон акта был добавлен в личном кабинете. В первую очередь откройте сам модуль. Для этого нужно:
- Перейти в раздел «Банк и касса».
- Кликнуть на «Рабочий стол».
- Нажать на «Выплаты».
- Выбрать «Настройку соединения». Если интеграция одна, она будет указана по умолчанию.
- Выбрать созданный шаблон из личного кабинета, после чего кликнуть на «Добавить».
- Внести все необходимые данные. Обязательно нужно прописать период акта. Если прописать информацию в шапке раздела, он будет распространяться на все. Когда информацию указывают для конкретного акта, период будет действовать только для него. Также необходимо указать сведения о договоре. Обязательно пропишите его номер и дату.
Jump.Finance позволяет группировать выплаты. Для этого достаточно выбрать соответствующие настройки. С помощью функции «Группировать выплаты» вы объедините их по одному контрагенту. В этом случае деньги за все акты перечислят исполнителю одной суммой. Перевод выполнят:
- по умолчанию;
- по номеру карты;
- по номеру телефона.
Реквизиты в актах должны совпадать, как и назначение платежа. Его указывают по всем созданным выплатам.
Чтобы система создала выплату, нужно нажать на одноименный пункт. Если все сделано правильно, система 1С подтвердит, что действие выполнено.
Выплачивать исполнителям через Jump.Finance легко. С его помощью вам не придется проводить выплаты вручную. Их также можно выполнить массово, провести 1С интеграцию. Если вы работаете с самозанятыми, Jump.Finance позволит:
- проводить обработку выплат самозанятым по реестру и загрузка чеков из ФНС;
- выполнять автоматическую регистрацию чеков в Мой налог;
- автоматически осуществлять контроль статуса и лимита самозанятого исполнителя;
- получать уведомления об аннулированных чеках.
Работа с печатными формами актов
Разобравшись, как завести акт в 1С, ознакомьтесь с правилами работы с бумажными документами. Из той формы, что вам удалось получить в результате заполнения через программу, на печать можно вывести:
- счет-фактуру;
- акт на передачу прав;
- справку-расчет;
- универсальный передаточный документ.
Вы можете не только оформить акт в 1С, но и сразу выводить на печать то, что вам нужно. Так вы ускорите процесс его подготовки. Чтобы система распечатала готовый документ, зайдите в меню «Печать», а затем кликните на “Комплект документов”. Перед вами появится окно для выбора нужных форм актов. Поставьте галочки рядом с названиями той документации, которую вы хотите сразу распечатывать.
Электронное подписание актов в 1С
Использование программы в серверном режиме позволяет подписывать документы удаленно. Для этого используют электронная подпись. Чтобы все прошло гладко, смотрите, от имени какого пользователя выполняется настройка. Важно, чтобы ее проводил тот, кто может запускать службу "Агент сервера 1С". Тут многое зависит от того, какие параметры заданы. Для настройки электронной подписи необходимо:
- Пройти аутентификацию на сервере, а затем установить криптопровайдер. Криптоключи можно хранить в любом месте. Главное, чтобы они были доступны пользователю.
- Установить личные сертификаты. Процедуру можно провести как для текущего пользователя, так и для компьютера в целом. Тут нет большой разницы. Сама процедура установки связана с рядом нюансов. Вам предстоит открыть контейнер с текстовыми реквизитами, после чего скопировать его содержимое на внешний носитель информации, а затем добавить контейнер закрытого ключа в программу КриптоПро и произвести установку сертификата. Для этого запустите утилиту, перейдите на вкладку "Сервис", а затем кликните на кнопку "Посмотреть сертификаты в контейнере". В появившемся окне нажмите на пункт "Обзор", а затем выбирайте ваш сертификат и подтвердите действие. Если все правильно, название контейнера отобразится в программе. Вам остается кликнуть на кнопку "Установить". Если все действия выполнены правильно, сертификат будет установлен. Вы можете проверить его, нажав на кнопку "Свойства".
- Установить корневые сертификаты. Для этого откройте сертификат организации, а затем нажмите на пункт "Состав". Здесь можно получить ссылку на скачивание, а также весь перечень необходимой информации. Она появится, если вы нажмете на "Доступ к информации о центре сертификации". Скачайте корневой сертификат, а затем установите его в любой каталог. Для установки откройте загруженный файл, после чего кликните на "Установить сертификат", а затем следуйте указаниям системы.
- Установить перечень отзывов. Для этого скачайте соответствующий файл, разместите его в нужном месте в каталоге, после чего нажмите правой кнопкой мыши и выберите пункт "Установить список отзывов". Перед вами появится программа для импорта. Обязательно выбирайте пункт "Автоматически выбрать хранилище на основе типа данных", а затем нажать "Далее". Вам останется лишь подтвердить выполнение действия.
- Пометить галочкой следующие пункты "Проверять подписи и сертификаты на сервере" и "Подписывать на сервере".
Если все действия выполнены правильно, настройка должна пройти успешно. В результате вы сможете начать работать с электронной подписью. Обязательно проведите предварительное тестирование. Во время него обращайте внимание на корректность работы системы и нюансы прохождения всех этапов на сервере.
Учет и хранение актов в системе 1С с расширением от Jump.Finance
То, где хранится акт, зависит от его типа и того, что вам нужно:
- если вы не считаете себестоимость в программе, используйте документ "Реализация". Он находится в разделе "Продажи" - "Реализация";
- когда услуги оказывают сразу нескольким контрагентам, применяйте документ "Оказание услуг". Вы найдете его в одноименном разделе после того, как перейдете в "Продажи";
- для автоматизации расчета себестоимости работ или услуг переходите в документ "Оказание производственных услуг". Он размещен по адресу "Производство" - "Выпуск продукции" - "Оказание производственных услуг".
Вы всегда можете уточнить, где хранятся акты. Для этого зайдите в счет-фактуру, на основании которого выдали документ. Там всегда есть ссылка на акт. Просто перейдите по ней и посмотрите, где он находится.
Закрытие и проведение актов
Закрытие и проведение акта означает, что он формируется, вносится в систему и становится доступен для анализа, учета, подготовки отчетности, отправки другим лицам. Дополнительно формируются проводки на счетах учета. Одновременно исчезает возможность вносить изменения в отдельные поля документа. Например, после закрытия акта вы не сможете поменять дату его создания. Основной текст при этом все также можно править. Когда документ проведен, все последующие расчеты ведутся с учетом акта.
Чтобы проверить, проведен ли акт, изучите статусы счетов-фактур. Их можно посмотреть в формах списков документов "Реализация (акт, накладная)" и "Поступление (акт, накладная)". Есть 4 вида статусов:
- проведен;
- не проведен;
- отсутствует;
- не требуется.
Если счет-фактура выделен красным, это может означать, что он нужен, но не был зарегистрирован, или сам документ-основание подтвержден, а счет-фактура нет.
Почти все документы в 1С формируют проводки и записи в регистрах. Их можно посмотреть, перейдя в сам документ, а затем нажав на кнопку Дт/Кт.
Когда документ был проведен слишком рано, вы можете отменить проведение. Для этого нужно:
- Открыть интересующий документ.
- Кликнуть по кнопке «Еще».
- Нажать на «Отменить проведение».
Альтернативный способ — пометить документ на удаление. Действие выполняют через тот же раздел. В обоих случаях записи регистров документа будут очищены. Информация о самом документе сохранится, но не будет использоваться при подготовке отчетности, а также выполнении расчетов.
На практике ошибка может обнаружиться уже после того, как период был закрыт. Это усложняет ситуацию, однако не означает, что исправить неточность не получится. Тут многое зависит от того, что именно не так.
Например, если из-за ошибки на счету отображаются лишние средства, можно сделать сторно лишнего документа. Для этого переходите в раздел «Операции», нажимайте на пункт «Операции, введенные вручную», после чего кликайте на «Сторно документа». Выполнить процедуру можно текущим годом.
Типичные ошибки при работе с актами
1С — довольно сложная система, которая требует внимательного подхода. Тут важно учитывать все нюансы. Если возникнет ошибка, она повлияет на всю дальнейшую работу. В результате вы не сможете нормально формировать отчеты, вести учет. Избежать неточностей удается не всегда. Чаще всего пользователи сталкиваются со следующими ошибками:
- Незаполненные реквизиты. К такому приводит невнимательность. Если ошибку не исправить, возникнут сложности с учетом и проводками. Система откажет в выполнении операции. Чтобы исправить ошибку, отредактируйте документ и внесите недостающие реквизиты. Хранить и обновлять реквизиты исполнителей можно в Jump Finance.
- Данные в документе не соответствуют информации в договоре. Такой акт вовсе не может быть подтверждением выполнения условий соглашения. Чтобы устранить неточность, можно вновь прибегнуть к редактированию. Устраните все расхождения и только затем проводите документ.
- Дублирование. Это очень частая проблема, особенно если с системой работают несколько специалистов, у которых похожие задачи. Дубль система проведет, но это будет ошибкой и приведет к расхождениям данных в бухгалтерском или налоговом учете. Чтобы такое не произошло, отмените проведение акта.
- Ошибки в НДС. Проблема приводит к невозможности провести акт или к появлению расхождений между вашими данными и информацией контрагента. Нюансы исправления зависят от того, что именно стало причиной. Если вы просто не указали ставку, обязательно внесите коррективы в документ. Когда он уже закрыт, и период завершился, может потребоваться подготовка исправляющего документа.
- Акт не был подписан. Тут ищите проблемы с электронной подписью. Проверяйте ее настройки, особенности установки.
Если работаете с исполнителями через сервис Jump.Finance, вы можете не переживать об этом. Сервис автоматически проверит подпись и отобразит статус подписания в личном кабинете. Сама выплата не отправится, пока необходимые подписи не будут получены.
Допущенные ошибки не всегда выявляются сразу. Обязательно проводите проверки, чтобы вовремя заметить, что что-то пошло не так. Для этого контролируйте статус документов, изучайте отчеты, проводите сверки с контрагентами. Не менее важна профилактика. Она снизит риск появления ошибок, защитит от возможных проблем.
Чтобы неточности появлялись реже, используйте готовые шаблоны документации. Так вы быстрее заполните акт, а также составите его с учетом всех правил.
Дополнительно разграничьте права пользователей системы. Уровень доступа должен соответствовать должностным обязанностям. Не допускайте к работе с документацией в 1С тех, кому это не нужно.
Также стоит составлять контрольные отчеты, которые помогут удостовериться, все ли сделано правильно. Грамотный подход к работе с системой, а также внимательное отношение к заполнению бланков и периодическое проведение проверок снизят риск возникновения ошибок.