Как оформить акт в 1С: виды, особенности и настройки

­

Завершив работу или предоставив услугу, вы обязаны подготовить документы. Сделать это можно в 1С. Она частично автоматизирует заполнение бланков, дает вам актуальные готовые формы для создания документации. Так вы не ошибетесь и сэкономите время. Чтобы работать с системой было проще, мы подготовили пошаговую инструкцию по заполнению актов в 1С. Разберем, как правильно создать и оформить документ, а затем распечатать или подписать его в электронном виде.

Акт выполненных работ в 1С — первичный документ, который подтверждает факт предоставления услуг или выполнения работ в рамках договора. Документ юридически закрепляет, что компания сделала все, что обещала. Документ готовит компания, а рассматривает и подписывает исполнитель. Наличие акта подтверждает, что все условия были соблюдены, и у заказчика нет претензий. Если он недоволен работой или услугой, можно отказаться подписывать документ и сообщить о необходимости внести изменения.

Акт в 1С готовят в соответствии с положениями ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Если документ не оформили, исполнитель не сможет требовать предоставить деньги за работу или услугу, а заказчик - включить средства в расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. В результате в акте заинтересованы обе стороны.

Документ готовят для разных целей. Обычно его оформляют в следующих случаях:

Формирование актов в 1С полезно для бухгалтерского, налогового, управленческого учета. Так у вас будут документы, на базе которых вы подготовите отчетность, подтвердите расходы или доходы перед налоговой, упростите контроль за работой вашей компании.

Готовить акт через 1С проще, чем делать это вручную. Система автоматически вносит данные в большую часть полей, что сокращает время на подготовку документа.

Другие юридические риски по взаимодействию с исполнителями может закрыть сервис Jump.Finance

Система 1С универсальна. У нее есть удобный функционал, созданный с учетом потребностей бизнеса. Платформа позволяет готовить большое количество актов разных видов. Среди них:

Для каждого документа предусмотрена отдельная удобная форма, соответствующая всем требованиям законодательства. Пользователю останется только внести данные, чтобы подготовить акт.

Заранее определитесь, какой акт вам нужен. Его подбирают, учитывая ситуацию. Также нужно знать требования закона и правила, действующие для той сферы, где вы работаете.

Акт выполненных работ или оказанных услуг

Перед тем, как выписать акт 1С, изучите, что это такое, а также в каких случаях готовят документ. Часто программу используют для заполнения акта выполненных работ или оказания услуг. Это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт сделки, ее стоимость и сроки выполнения. Дополнительно он показывает, что все условия договора соблюдены, и у заказчика нет претензий к исполнителю.

Акт готовят, когда все этапы договора выполнены, и условия соглашения соблюдены. Чтобы документ признали действительным, он должен содержать обязательные реквизиты. Обязательно прописывают:

Без этого акта почти невозможно вести учет доходов и понесенных затрат. Если документа нет, вы не сможете учесть расходы и получить платеж за заверенную сделку.

Акт приема-передачи имущества (ОС, ТМЦ, НМА)

Акт приема-передачи имущества — еще один двусторонний документ, который подтверждает факт передачи собственности от одной стороны другой. Объекты могут быть любыми. Тут все зависит от потребностей сторон. Акт также покажет, что имущество было получено в надлежащем виде, если иное указано не было. Все дефекты можно отразить в бланке документа. Обычно в нем указывают:

Акт приема-передачи имущества готовят, когда вводят ОС в эксплуатацию, исключают имущество с баланса, передают товарно-материальны ценности другому лицу, продают НМА. Документ влияет на регистры бухгалтерии.

Акты 1С важны для компании с юридической точки зрения. Они содержат данные, способные подтвердить факт передачи имущества, доказать перевод средств. Это особенно важно, если возникнут споры. Акт докажет, что вы выполнили взятые на себя обязательства.

Разобравшись с основными видами актов в 1С, разберитесь, как готовить документ. Для этого вам предстоит:

Документ готов. Вы также можете ознакомиться с правильностью проводок. Для этого необходимо нажать на команду «Дт/Кт»

Вы можете легко подготовить акт, который отражает сразу несколько услуг, оказанных для одного контрагента. Просто кликайте на кнопку «Добавить», а затем внесите всю необходимую информацию в табличную часть документа. Вам остается прописать сведения о каждой отдельной услуге. Для этого придерживайтесь той же схемы, которая была расписана ранее. Документация будет сформирована сразу после того, как вы завершите заполнение таблицы.

Если ошибки отсутствуют, можно распечатать готовый документ. Для этого достаточно нажать на кнопку «Печать». Программа позволит ознакомиться с тем, как будет выглядеть итоговый документ. Обязательно посмотрите его, чтобы удостовериться, что вся информация указана правильно. Заполненный бланк печатают в двух экземплярах. Один останется у вас, а второй нужно передать другой стороне. Причем обе формы подписывает каждый контрагент.

Jump.Finance упрощает создание выплат в 1С с актами. Вы сможете настроить все детали платежей. Например, можно сразу создать выплату, но она пройдет только после того, как акт будет подписан с двух сторон. Эту опцию нужно включать в настройках модуля. Важно, чтобы шаблон акта был добавлен в личном кабинете. В первую очередь откройте сам модуль. Для этого нужно:

Jump.Finance позволяет группировать выплаты. Для этого достаточно выбрать соответствующие настройки. С помощью функции «Группировать выплаты» вы объедините их по одному контрагенту. В этом случае деньги за все акты перечислят исполнителю одной суммой. Перевод выполнят:

Реквизиты в актах должны совпадать, как и назначение платежа. Его указывают по всем созданным выплатам.

Чтобы система создала выплату, нужно нажать на одноименный пункт. Если все сделано правильно, система 1С подтвердит, что действие выполнено.

­

Выплачивать исполнителям через Jump.Finance легко. С его помощью вам не придется проводить выплаты вручную. Их также можно выполнить массово, провести 1С интеграцию. Если вы работаете с самозанятыми, Jump.Finance позволит:

Разобравшись, как завести акт в 1С, ознакомьтесь с правилами работы с бумажными документами. Из той формы, что вам удалось получить в результате заполнения через программу, на печать можно вывести:

Вы можете не только оформить акт в 1С, но и сразу выводить на печать то, что вам нужно. Так вы ускорите процесс его подготовки. Чтобы система распечатала готовый документ, зайдите в меню «Печать», а затем кликните на “Комплект документов”. Перед вами появится окно для выбора нужных форм актов. Поставьте галочки рядом с названиями той документации, которую вы хотите сразу распечатывать.

­

Использование программы в серверном режиме позволяет подписывать документы удаленно. Для этого используют электронная подпись. Чтобы все прошло гладко, смотрите, от имени какого пользователя выполняется настройка. Важно, чтобы ее проводил тот, кто может запускать службу "Агент сервера 1С". Тут многое зависит от того, какие параметры заданы. Для настройки электронной подписи необходимо:

Если все действия выполнены правильно, настройка должна пройти успешно. В результате вы сможете начать работать с электронной подписью. Обязательно проведите предварительное тестирование. Во время него обращайте внимание на корректность работы системы и нюансы прохождения всех этапов на сервере.

То, где хранится акт, зависит от его типа и того, что вам нужно:

Вы всегда можете уточнить, где хранятся акты. Для этого зайдите в счет-фактуру, на основании которого выдали документ. Там всегда есть ссылка на акт. Просто перейдите по ней и посмотрите, где он находится.

Закрытие и проведение акта означает, что он формируется, вносится в систему и становится доступен для анализа, учета, подготовки отчетности, отправки другим лицам. Дополнительно формируются проводки на счетах учета. Одновременно исчезает возможность вносить изменения в отдельные поля документа. Например, после закрытия акта вы не сможете поменять дату его создания. Основной текст при этом все также можно править. Когда документ проведен, все последующие расчеты ведутся с учетом акта.

Чтобы проверить, проведен ли акт, изучите статусы счетов-фактур. Их можно посмотреть в формах списков документов "Реализация (акт, накладная)" и "Поступление (акт, накладная)". Есть 4 вида статусов:

Если счет-фактура выделен красным, это может означать, что он нужен, но не был зарегистрирован, или сам документ-основание подтвержден, а счет-фактура нет.

Почти все документы в 1С формируют проводки и записи в регистрах. Их можно посмотреть, перейдя в сам документ, а затем нажав на кнопку Дт/Кт.

­

Когда документ был проведен слишком рано, вы можете отменить проведение. Для этого нужно:

Альтернативный способ — пометить документ на удаление. Действие выполняют через тот же раздел. В обоих случаях записи регистров документа будут очищены. Информация о самом документе сохранится, но не будет использоваться при подготовке отчетности, а также выполнении расчетов.

На практике ошибка может обнаружиться уже после того, как период был закрыт. Это усложняет ситуацию, однако не означает, что исправить неточность не получится. Тут многое зависит от того, что именно не так.

Например, если из-за ошибки на счету отображаются лишние средства, можно сделать сторно лишнего документа. Для этого переходите в раздел «Операции», нажимайте на пункт «Операции, введенные вручную», после чего кликайте на «Сторно документа». Выполнить процедуру можно текущим годом.

1С — довольно сложная система, которая требует внимательного подхода. Тут важно учитывать все нюансы. Если возникнет ошибка, она повлияет на всю дальнейшую работу. В результате вы не сможете нормально формировать отчеты, вести учет. Избежать неточностей удается не всегда. Чаще всего пользователи сталкиваются со следующими ошибками:

Если работаете с исполнителями через сервис Jump.Finance, вы можете не переживать об этом. Сервис автоматически проверит подпись и отобразит статус подписания в личном кабинете. Сама выплата не отправится, пока необходимые подписи не будут получены.

Допущенные ошибки не всегда выявляются сразу. Обязательно проводите проверки, чтобы вовремя заметить, что что-то пошло не так. Для этого контролируйте статус документов, изучайте отчеты, проводите сверки с контрагентами. Не менее важна профилактика. Она снизит риск появления ошибок, защитит от возможных проблем.

Чтобы неточности появлялись реже, используйте готовые шаблоны документации. Так вы быстрее заполните акт, а также составите его с учетом всех правил.

Дополнительно разграничьте права пользователей системы. Уровень доступа должен соответствовать должностным обязанностям. Не допускайте к работе с документацией в 1С тех, кому это не нужно.

Также стоит составлять контрольные отчеты, которые помогут удостовериться, все ли сделано правильно. Грамотный подход к работе с системой, а также внимательное отношение к заполнению бланков и периодическое проведение проверок снизят риск возникновения ошибок.

Дата публикации: 27.06.2025