Штатные сотрудники

Добавить сотрудников можно разными способами:

Нажимаете на черный плюс, и в открывшемся окне, указываете номер телефона в формате +79000000000, далее прописываете данные сотрудника и добавляете должность с указанием даты приема.

Для того чтобы выпустить УНЭП, необходимо нажать на кнопку “Выпустить” в карточке сотрудника, и заполнить все поля данными сотрудников.

Если в блоке указали “Согласие на выпуск УНЭП”:

 Лично. В этом случае необходимо подписать согласие на выпуск УНЭП сотруднику, с ним на бумаге.

При сотрудничестве с иногородними/иностранными гражданами нужно будет направить документы курьерской службой.

Документы: 
1. Согласие на обработку ПДН работника 
2. Приказ и порядок осуществления КЭДО (ЛНА) 
3. Уведомление и согласие работника
4. Соглашение о применении УНЭП с сотрудником 
5. Заявление сотрудника на УНЭП
 Документы можно запросить в отделе технической поддержке/менеджера.

Обратите внимание, если вы выбрали данный способ выпуска, сотруднику потребуется подписать сам сертификат вручную, распечатав УНЭП на бумажном носителе.

Также, если сотрудник подписывал ранее документы вначале внедрения КЭДО, то повторное подписание не требуется!

Госуслуги. Если в форме выпуска УНЭП был выбран способ подтверждения «Госуслуги», то сотруднику уйдет уведомление со ссылкой на ГУ.

На Госуслугах в разделе «Уведомление» появится запрос на подтверждение выпуска УНЭП.


По полученному уведомлению необходимо перейти и подтвердить выпуск подписи, нажав «Да, это я».

После подтверждения откроется дополнительное окно, на котором отображается информация, что подтверждение отправлено и запрос на выпуск подписи направляется в Астрал.

После того как подпись будет выпущена, сотруднику придет соответствующее СМС-уведомление. Подпись будет выпущена в течение 10 минут. В личном кабинете вы увидите соответствующий статус, период действия, а также сможете скачать информацию об УНЭП сотрудника.

 

Когда подпись будет выпущена вы сможете скачать сертификат подписи сотрудника, нажав на кнопку “Скачивание”.

На каких платформах доступен функционал:

• Веб-кабинет компании;
• Веб-кабинет сотрудника;
• Приложение Jump.Работа (для сотрудников и исполнителей) - Android, iOS.

Функционал позволяет пользоваться КЭДО через иностранный номер: производить вход через СМС не российского номера, подписывать документы с помощью кода, который поступает на e-mail, указанный в карточке сотрудника.

При заполнении номера телефона не РФ, поле e-mail становится обязательным для заполнения в карточке создания/редактирования сотрудника. При выборе не России, система выводит подсказку “Вход в личный кабинет будет происходить с помощью SMS, подписание документов с помощью отправки кода на электронную почту”.

/Обратите внимание, если у иностранца есть верифицированная учетная запись на госуслугах, то согласие на выпуск электронной подписи также можно предоставить через Государственные Услуги./

УНЭП можно выпускать для граждан других стран на основании паспортов их государств, в этом случае заполнение ИНН не является обязательным.

Если иностранному гражданину выпуск УНЭП осуществляется способом “Лично”, то следуйте инструкции “Выпуск УНЭП”.

Перейдите во вкладку “Штатные сотрудники” и нажмите на три точки, выберете удобный для вас способ.

Выпустить УНЭП всем - система отправить запрос на выпуск по всем сотрудникам у кого подпись в статусах "Не выпущена", Ошибка выпуска" и "просрочено".

Важно! Стоит отметить, что данным способом можно перевыпустить подписи сотрудникам, после обновления лицензии, проще говоря пролонгации. Менеджер, как правило, направляет запрос, чтобы вам обновили лицензию.

Перед отправкой система запросит с помощью дополнительно открывшегося окна каким способом будет происходить выпуск УНЭП для сотрудника - Лично или через Госуслуги. Выберете удобный для вас способ и нажмите "Выпустить"

           
          В случае если у сотрудников не заполнены данные в профили, то подписи получать статус "Ошибка выпуска", наведя на которую вы увидите подробную ошибку. "Проверьте наличие необходимых контактный и паспортных данных"

Выпустить всем из списка - вам откроется список сотрудников. В нем вы можете использовать фильтры или поиск по ФИО. С левой стороны отметьте галками тех сотрудников которым вы хотите выпустить подпись и нажмите "Выпустить выбранным". Система также уточнить как вы хотите получить согласие.

Выберете способ и нажмите "Выпустить".

В разделе “Штатные сотрудники” можно использовать фильтры для поиска необходимого сотрудника по ФИО или по статусам УНЭП.

В данном разделе можно узнать количество свободных подписей для использования. Требуется:

1. Перейти в раздел "Штатные сотрудники"

2. Нажать на фильтр и указать "Выпущен/ошибка выпуска"

При указании фильтра "Выпущен", видно общее количество, выпущенных лицензий. При установке фильтра "Ошибка выпуска" формируется  список УНЭП с ошибкой. Подписи, находящиеся в этом статусе также занимают слоты.

Из общей суммы, приобретенных лицензий, вычитаем количество УНЭП в статусе “Выпущена” и “Ошибка выпуска”, в результате получаем количество свободных лицензий

Если в данном пункте нет ответа на ваш вопрос, обращайтесь, пожалуйста, в чат технической поддержки или к персональному менеджеру, который закреплен за вами.

После подписания “Приказа о переводе”,  в карточке сотрудника добавляете новое место работы и увольняете по старому, нажав на кнопку “уволить”. Предыдущее место работы можно удалить, нажав на соответствующую кнопку. Такое увольнение будет отражено только у вас в ЛК.

⚠️ Обращаем ваше внимание, что невозможно удалить единственное место работы у штатного сотрудника. При попытке удалить единственное место работы система выдаст ошибку.

Как добавить место работы: Перейдите в профиль штатника, в блоке "Место работы" нажмите "Принять”

Введите необходимые данные и нажмите "Добавить”

На моменте завершения трудовых отношений с сотрудником, требуется, чтобы сотрудник скачал самостоятельно все свои документы и заявления, а также вам необходимо выгрузить по нему документы для архива вашей организации, и только потом можно удалить карточку сотрудника, чтобы персональные данные сотрудника более не обрабатывались в компании Джаст Лук.

Далее в профиле сотрудника нажмите на три точки в верхнем правом углу экрана и “Удалить”.

Если сотрудник, войдя в личный кабинет штатного сотрудника по неизвестной компании “Anonimous Company”, означает, что он зашел в мобильное приложение раньше, чем был заведен его профиль и попал в карточку, которая не привязана ни к одной организации.

Также сотрудник или кандидат попадает в тестовый кабинет, когда вводит номер отличный от того что указан у него в профиле.

Сотруднику необходимо нажать на “Выход”, в свою очередь кадровому специалисту проверить верно ли введен номер телефона в профиле штатного сотрудника, и исправить на корректный номер. После того как изменения будут сохранены сотрудник сможет войти под верной организацией.

В данном разделе приложены презентации, которые рекомендуется передавать штатным сотрудникам и кадровым специалистам для корректной работы с кабинетом
Инструкция для кадрового специалиста
Инструкция для сотрудников

Если сотруднику не приходит код для подписания документов от AstralSoft, то необходимо передать сотруднику рекомендации:

• Проверить не переполнен ли буфер смс
• Очистить кэш устройства
• Проверить на наличие сервиса Astral.Soft в спаме и черном списке
• Запросить код для подписания повторно, дождаться окончания обратного отсчета и нажать "Получить новый код". Это запустить формирования нового токена (ключа)

• Проверить на другом устройстве поступление смс

Если эти рекомендации не помогли, то напишите, пожалуйста, в чат технической поддержки с указанием ФИО сотрудника.

Ниже несколько причин по которым это может произойти:

1. Сотрудник/исполнитель заходит в профиль другой компании.

   Нужно убедиться, что в приложении или личном кабинете он видит вашу компанию и вводит тот номер телефона, который указан в профиле сотрудника.

   

2. В документе маршрут в несколько этапов и сотрудники из верхних этапов еще не подписали документы.

3. В случае, когда вы видите в кабинете ЮЛ документ во вкладке "Документы" и в его маршруте у сотрудника не указан номер телефона, значит этот документ направлен на удалённый профиль и в новом профиле сотрудник его уже не увидит.

Перед удалением профиля сотрудника, мы рекомендуем выгружать его документы и заявления с портала на ПК. Можно найти документы в ручную через быстрый поиск по странице.

     Примечание. Сами документы и заявления остаются в личном кабинете ЮЛ, но поиск по ФИО уже не сработает, так как система не может сопоставить удаленный профиль с параметрами поиска внутри.

Для этого перейдите на страницу "документы", на клавиатуре нажмите Ctrl, и не отпуская клавишу нажмите f. У вас откроется поиск по странице.

В открывшемся окне введите необходимую фамилию или название документа.


Первое совпадение будет выделено оранжевым, последующие,- желтым. Чтобы перемещаться между найденными словами, нажмите на стрелки в строке поиска

Если вам нужно перейти на другую страницу и продолжить поиск, то перейдите на страницу еще раз, и нажмите на окно поиска и Enter.

Когда документ найден,- откройте его, нажмите на три точки справой стороны и выберете ”Скачать архив”.

Когда сотрудник получает подобную ошибку при подаче заявления. Вам необходимо:

• Перейти во вкладку "Настройки/Общее/Юрлица и отделы"
• Выберете ЮЛ сотрудника по которому он получает ошибку (может быть, что в рамках одного кабинета было добавлено несколько юрлиц, например дочерних компаний)
• С правой стороны нажмите на три точки и выберете "Изменить”

• Внести все данные в пустые строки и нажать "Сохранить”