Существует несколько способов загрузки документов в сервис Jump.Finance. Первоначально необходимо перейти во вкладку “Документы”, следом нажать на кнопку “Добавить” в верхнем правой углу экрана,  и выбрать один из способов:

1. “Из файлов”

В открывшемся окне загружаете необходимый файл.

После загрузки документа требуется заполнить поля:

1. Название документа. Автоматически заполняется из загруженного файла, но при необходимости можно заменить на требуемое наименование
2. Юридическое лицо. Выбираете ЮЛ штатного сотрудника, кому документы направляете на подписание/согласование
3. Тип. Выбираете необходимый тип документа. ( Если нет нужного типа документов, вы можете добавить его во вкладке “Настройки-Общее-Типы документов”, ссылаясь также на Приказ Минтруда определить код документа)
4. Дата в документе. Выбираете дату, которая будет в документе. Обращаю ваше внимание, что при формировании документа также в ЛК будет отражена и дата создания документа.
5. Регистрационный номер. Необязательное поле, можете указывать номера внутренней бухгалтерии компании. При указании регистрационного номера он подтянется в документ на место плейсхолдера “Номер документа”
6. Срок подписания. Необязательное поле. Указать до какой даты необходимо подписать документ. Рекомендуем, чтобы не было просрочек по документам, ставить срок подписания “Бессрочно”

После того как все поля будут заполнены, можно отправить документ по маршрутам:

• Простой маршрут. Указываете подписантов по одному в список, выбирая им роли при необходимости. В это случае документ уйдет на подписание в один этап. То есть порядок подписания документа не важен. Он сразу уйдет на подпись всем сотрудникам.

• Гибкий маршрут. В нем формируется поэтапное подписание или согласование.

Обращаю ваше внимание, что пока на первом этапе сотрудник не подписал документ,  сотрудники из второго этапа не увидят данный документ для подписания у себя в личном кабинете.

Для этого необходимо активировать чек-бокс “Гибкий маршрут”, далее нажимаете “Добавить этап”

В этапе можно выбрать действие с документом.

• Подписание
• Согласование

Далее выбираете сотрудника и его роль.

Обратите внимание, что выбрать роль руководителя можно будет в том случае, если в профиле сотрудника стоит чек-бокс “Подпись рук. “

“Все участники этапа должны подписать” - Документ будет считаться завершённом, и, перейдет в статус “Готов” только в случае, когда все участники всех этапов подпишут документ.

При снятии этого чек- бокса документ перейдет в статус “Готово” в случае если хотя бы один участник этапа подписал документ.

Когда документ на подпись загружен, то сотрудника приходит смс уведомление о необходимости подписать документ.

Когда вы отправляете документ по маршруту для согласования сотрудникам на данный момент не приходит оповещение. Оповещение поступает в виде смс, поступающая на номер телефона, который был указан в маршруте.

2.  “Из шаблонов”

Также перейдите во вкладку “Документы-Добавить” и выберете “Из шаблонов”. В этом случае документ будет добавлен из заранее заполненного вами шаблона.

Далее будет необходимо заполнить обязательные поля.

1- Юридическое лицо. Выбирайте то ЮЛ к которому будет принадлежать шаблон.

2-Шаблон. Выбираете заранее подготовленный шаблон из вкладки “Документы-Шаблоны документы”.

3- Название.  Ориентируйтесь на потребности вашего документооборота. Например, для отдела продаж, вы прописываете название “Шаблон для отдела продаж”.

Название также проставляется автоматически из шаблона, но можно изменить как удобно вам.

4-Тип документа.  Выбираете необходимый тип документа. (Если нет нужного типа документов, вы можете добавить его во вкладке “Настройки-Общее-Типы документов”)

5-Дата в документе. Выбираете дату, которая будет в документе. Обратите внимание, что при формировании документа также в ЛК будет отражена и дата создания документа

И выбрать маршрут по которому будет отправлен документ.

                            **Готово! Документ успешно направлен сотруднику!**