Инструкция для внедрения КЭДО

Содержание

1. Что такое КЭДО от Тинькофф
2. Минимальные технические требования для работы сервиса

1. Подготовка "Приказа о введении КЭДО" и "Порядка осуществления КЭДО в организации"
2. Регистрация личного кабинета
3. Выпуск УКЭП
4. Установка плагина КриптоПро
5. Настройка 1С
6. Инструктаж сотрудников. Подписание “Согласия на обработку персональных данных работника”
7. Выгрузка данных сотрудников
8. Выпуск УНЭП для сотрудников
9. Отправка документов для подписания сотрудниками посредством КЭДО

1. Ссылки на приложения Jump для сотрудников
2. Шаблоны документов
3. Инструкции и дополнительная информация
4. FAQ

Вводная информация

Перед вами инструкция для сотрудника отдела кадров, ответственного за внедрение КЭДО от Тинькофф в вашей компании. Здесь описан процесс запуска работы с сервисом.

В конце инструкции вы найдете чек-лист внедрения КЭДО, по которому сможете контролировать процесс.

1. Что такое КЭДО от Тинькофф?

Кадровый электронный документооборот от Тинькофф – это сервис автоматизации кадрового взаимодействия. Сервис позволяет оформлять кадровые документы в электронном виде и обмениваться ими между работодателем и сотрудниками в удаленном формате. Большинство документов не нужно дублировать на бумаге. Подробнее о КЭДО от Тинькофф.

Сервис разработан и предоставляется компанией Jump.Finance, которая входит в экосистему Тинькофф Бизнеса.

Сервис расположен в сети Интернет, работа с ним осуществляется в веб-версии личного кабинета кадрового специалиста или личного кабинета сотрудника организации.

Кадровый электронный документооборот юридически обоснован Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации".

2. Минимальные требования для работы сервиса

1. Наличие УКЭП юридического лица или ИП на внешнем носителе.
2. Наличие УКЭП, выпущенных по доверенности, для руководителей, которые подписывают кадровые документы от имени компании.
3. Наличие лицензионных расширений КриптоПро в браузерах (Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari, Opera, Microsoft Edge, Яндекс.Браузер), через которые руководитель (ответственное лицо) подписывает электронные документы УКЭП юридического лица или ИП и УКЭП лица, действующего от имени юридического лица или ИП на основании доверенности.
4. Наличие доступов главного администратора для 1С на время проведения интеграции или обновления расширения для 1С.
5. Наличие электронной почты и доступа к ней у пользователей кабинета работодателя.
6. Активные номера телефонов российских сотовых операторов у сотрудников.
7. Наличие действующих паспортов РФ, СНИЛС и ИНН у сотрудников для выпуска УНЭП.

Процесс внедрения КЭДО от Тинькофф

Приблизительный срок, в который может быть осуществлено данное действие, обозначен цветовой заливкой ячеек:
зеленый – 10 минут
желтый – от 10 минут до 2 часов
серый – 1-2 дня

Чек-лист внедрения КЭДО

Используйте чек-лист внедрения КЭДО, чтобы пошагово пройти весь процесс, ничего не пропустить и проверить, все ли документы подписаны.

Чек-лист доступен для скачивания по ссылке.

1. Подготовка "Приказа о введении КЭДО" и "Порядка осуществления КЭДО в организации"

1. Заполните шаблоны "Приказа о введении КЭДО в организации" и "Порядка осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений" и сохраните их как отдельные документы.
2. Запланируйте личную встречу с генеральным директором вашей организации, чтобы согласовать документы и ответить на возможные вопросы руководителя о введении КЭДО.
3. Документы должны быть подписаны генеральным директором организации или уполномоченным на это лицом в бумажном виде и заверены печатью организации.

2. Регистрация личного кабинета

Личный кабинет будет доступен сразу же после оплаты вашей организацией счета от Тинькофф.

Если есть такая возможность, в первую очередь зарегистрируйте личный кабинет для генерального директора. Так вы сможете предотвратить технические сложности, связанные со сменой кадров в организации. Если генеральный директор не имеет на данный момент возможности зайти в личный кабинет, первым пользователем становится кадровый специалист.

Для работы кадрового специалиста и руководителя используется кабинет https://my.jump.finance/

1. Для регистрации личного кабинета отправьте менеджеру активации следующие данные первого пользователя:
   

   - ФИО
   - Номер мобильного телефона
   - Адрес e-mail
   - Должность и отдел по штатному расписанию
   - ИНН организации

   Контакты менеджера активации указаны в разделе “Нужна помощь или консультация?”.

2. На почту, указанную при регистрации, придет письмо с адреса noreply@jump.finance. В письме будут указаны логин и пароль для доступа в кабинет https://my.jump.finance/
   

   Здравствуйте!
   Вы были зарегистрированы в КЭДО от Тинькофф – сервисе кадрового электронного документооборота.
   Данные для входа в личный кабинет кадрового специалиста и руководителя https://my.jump.finance:
   Логин: xxxx@xxx.xxx
   Пароль: xxxxxxxxx
   С уважением, команда Jump.Finance

   Если письмо не пришло, проверьте папку “Спам”.

3. Перейдите по ссылке https://my.jump.finance в письме, чтобы попасть в кабинет кадрового специалиста или руководителя.
   Перед Вами откроется окно:

   

4. Введите ваш логин и пароль из полученного письма.

   После этого на номер мобильного телефона, указанный при регистрации, будет отправлено СМС сообщение с кодом для входа в личный кабинет.

5. Введите код из СМС сообщения.

   

   → Если первым пользователем является генеральный директор, то после входа в кабинет генерального директора в разделе "Настройки" → "Пользователи" вы сможете сразу создать учетные записи для кадровых специалистов. Далее кадровые специалисты смогут действовать самостоятельно.

3. Выпуск УКЭП

Для работы с КЭДО кадровому специалисту необходимо иметь усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Квалифицированная электронная подпись нужна для того, чтобы придать документу юридическую значимость, то есть статус оригинала. Это цифровой аналог собственноручной подписи. Такой инструмент обычно представляет собой USB флешку с хранящимися на ней электронными сертификатами.

→ Если УКЭП у вас уже есть, вы можете перейти к следующему шагу.

→ УКЭП уже есть у организации, как получить его для кадрового специалиста?
Чтобы выпустить УКЭП для руководителя/кадровика, обратитесь в коммерческий удостоверяющий центр, перечень которых доступен тут.

Информация про тип подписи

Важно: Перед тем как получить УКЭП для руководителя/кадровика, который будет взаимодействовать с КЭДО, необходимо убедиться, что у генерального директора или ИП есть действующий УКЭП.

→ Как получить УКЭП для организации?
Если у вас есть счёт в Тинькофф банке, рекомендуем обратиться в УЦ Тинькофф через личный кабинет.
Как это сделать указано в этой инструкции.

Так же руководители организаций и индивидуальные предприниматели могут бесплатно получить УКЭП в удостоверяющих центрах Федеральной налоговой службы России либо в удостоверяющем центре, имеющем статус официального доверенного лица удостоверяющего центра ФНС России.

Для получения УКЭП нужен пакет документов и специальный защищенный носитель ключей электронной подписи – токен.

В данном случае токен – это USB флеш-накопитель с разъемом Type-A. В отличии от обычной “флешки”, у токена повышенный уровень защиты данных. В удостоверяющем центре на предоставленный вами токен запишут ключи от электронной подписи для ее безопасного хранения. Токен можно купить в удостоверяющем центре ФНС, в специализированном интернет-магазине или у производителей носителей.

Перечень необходимых документов, порядок получения УКЭП и часто задаваемые вопросы описаны на сайте ФНС.

4. Установка плагина КриптоПро

Криптопровайдер КриптоПро – это специальная программа, предназначенная для шифрования данных. С ее помощью можно защитить данные от прочтения и изменения посторонними людьми. Обязательная установка криптопровайдера для проверки электронных подписей необходима по российскому законодательству.

Без установленного плагина КриптоПРО подписать кадровый документ внутри веб-сервиса КЭДО от Тинькофф со стороны организации будет невозможно.

Как установить плагин КриптоПро?

1. Установите криптопровайдер. Для этого воспользуйтесь инструкцией по установке.
   → Если КриптоПро CSP версии 4.0 и выше у вас уже установлен, вы можете перейти к следующему шагу.
2. Установите плагин КриптоПро ЭЦП Browser plug-in. Расширение для браузера (плагин) обеспечивает взаимодействие криптопровайдера на компьютере и веб-страницы в браузере. Вам поможет инструкция по установке плагина.
3. Проверьте работу установленного плагина. Используйте специальную площадку для тестирования, чтобы проверить взаимодействие всех элементов.

Вы завершили интеграцию УКЭП с сервисом КЭДО от Тинькофф. Чтобы проверить, как работает КЭДО, давайте подпишем первый документ!

5. Настройка 1С

Следующий этап подготовки программного обеспечения для работы с КЭДО от Тинькофф – установка расширения Jump.Finance для программы 1С.

Сначала выполним необходимые шаги в сервисе КЭДО от Тинькофф:

1. В личном кабинете КЭДО откройте "Настройки" – "Общие" – "Интеграции".

   

2. Активируйте чек-бокс "1С", как показано на скриншоте выше.

3. В открывшемся окне нажмите кнопку “Создать”, чтобы сгенерировать ключ для интеграции с 1С.

   

4. Если вы будете подключать больше чем одну 1с систему, то скопируйте и сохраните сгенерированный ключ на своем компьютере в текстовом документе. Он понадобится при первом запуске расширения в программе 1С.

   Обратите внимание на то,что ключ можно скопировать только один раз. Если возникнет необходимость, можно создать другой ключ.

5. Нажмите кнопку “Готово”.

   

Теперь перейдем к настройке со стороны 1С:

1. Для того чтобы настроить программу 1С для работы с расширением Jump.Finance самостоятельно, вам понадобится доступ главного администратора 1С.
2. Авторизуйтесь как главный администратор 1С.
3. Проверьте, чтобы ни один из пользователей 1С не был авторизован в 1С в процессе установки расширения Jump.Finance. Это может помешать выполнению настроек.

4. Определите конфигурацию 1С, которую вы используете. Для этого в программе 1С нажмите на выпадающее окно в правой верхней части экрана и перейдите в пункт "О программе".

   

5. В открывшемся окне вы сможете найти данные о конфигурации 1С:

   

6. В разделе "Как настроить интеграцию КЭДО от Тинькофф с 1С?" скачайте необходимую конфигурацию.
7. Скачайте подходящее расширение и откройте инструкцию для того, чтобы установить расширение.
8. Действуя по инструкции, завершите интеграцию расширения Jump. Finance c 1C.

Для типовой автоматической настройки необходимо совершить 2 нажатия:

Необходимо перейти в расширение Jump Finance → “Настройки интеграции с Jump Finance”

1. Нажать на “Создать типовую настройку”;
2. В появившееся окно необходимо ввести токен;

   

3. Нажимаем “Создать”;
4. Помощник по настройке откроет форму, где будут записаны настройки по умолчанию

   

5. Детально проверить каждый раздел можно в разделе “Настройки”, “Типы справочников 1С”, “Типы документов”. Все сопоставления будут выполнены автоматически.

   

6. Можно приступать к выгрузке сотрудников.

Если возникли трудности, напишите или позвоните в техническую поддержку.

6. Инструктаж сотрудников. Подписание “Согласия на обработку персональных данных работника”

Для информирования сотрудников о переходе на КЭДО используйте принятый в вашей организации канал связи: отправьте сообщение по электронной почте или опубликуйте уведомление в общем информационном пространстве. Важно, чтобы сотрудники поняли преимущества перехода на КЭДО.

Если есть возможность, вы можете организовать встречу, чтобы сразу ответить на вопросы и собрать подписанное “Согласие на обработку персональных данных работников”.

Объясните сотрудникам необходимые шаги перехода на КЭДО. Алгоритм для сотрудника:

1. Подписание “Согласия на обработку персональных данных работника”.
2. Выпуск УНЭП.
3. Получение приглашения и регистрация в личном кабинете сотрудника.
4. Ознакомление и подписание сотрудниками:
   
   
   • “Уведомления о переходе на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО”,
   • “Согласия на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО”,
   • “Приказа о введении КЭДО в организации” и “Порядка осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений” посредством КЭДО.

Для инструктажа сотрудников вы можете использовать следующие документы:

• “Вопрос-ответ для сотрудников при переходе на КЭДО”, где есть ответы на самые распространенные вопросы о работе сервиса
• Пример инструкции для сотрудников по переходу на КЭДО

Подписание“Согласия на обработку персональных данных работника”

1. Заполните бланк “Согласия на обработку персональных работника” для каждого сотрудника. Либо предложите сотрудникам самостоятельно заполнить распечатанный документ.
2. Документ необходимо подписать каждому сотруднику в бумажной форме.
3. Храните подписанное “Согласие на обработку персональных данных” в личном деле сотрудника.

Когда “Согласия на обработку персональных данных работников” подписаны, вы можете перейти к выгрузке данных сотрудников или, если данные уже выгружены, к выпуску неквалифицированных электронных подписей (УНЭП) для сотрудников.

7. Выгрузка данных сотрудников

Есть два способа импортировать данные о сотрудниках: вручную или выгрузить из 1С.

→ Если Вы используете расширение для 1С, для выгрузки данных сотрудников:

1. Убедитесь, что в базе 1С у сотрудников указаны актуальные номера телефонов, данные паспорта, СНИЛС и ИНН. Эта информация будет выгружена в КЭДО от Тинькофф. По номеру телефона коллеги смогут войти в личный кабинет для работы с документами. Данные паспорта, СНИЛС и ИНН необходимы для выпуска электронной подписи.

2. На странице расширения Jump.Finance в 1С выберите пункт "Выгрузка сведений о сотрудниках".

   

3. В открывшемся окне нажмите кнопку "Заполнить".

   

4. Отметьте галочками сотрудников, данные которых хотите выгрузить на платформу КЭДО от Тинькофф.

   

5. Нажмите кнопку "Jump.Finance" и далее "Отправить на портал".

   

6. Нажмите “ОК”.

   

7. Вы можете проверить данные сотрудников в карточках сотрудников в разделе "Штатные сотрудники".

Теперь сотрудники, чьи данные выгружены в КЭДО, могут авторизоваться по номеру телефона в кабинете для сотрудников по адресу https://work.jump.finance/. Подписывать документы ваши коллеги смогут только после выпуска электронных подписей.

→ Если Вы не используете расширение для 1С, для выгрузки данных сотрудников:

1. Загрузите сотрудников с помощью импорта.
   Раздел Штатные сотрудники → Импорт сотрудников → Добавить, подгружаем файл → Обработка → Импорт.
   Шаблон реестра сотрудников: файл.

ИЛИ

1. В разделе "Настройки" – "Юрлица и отделы" добавьте отделы и подотделы организации.

   

2. В разделе "Настройки" – "Должности" добавьте должности сотрудников, работающих в организации. Раздел "Должности" заполняется сразу для всех юрлиц и представляет собой реестр должностей.

   

3. Для добавления сотрудника в разделе "Штатные сотрудники" нажмите кнопку +.

   

4. Введите номер телефона сотрудника.

   

5. Заполните другие данные сотрудника и нажмите "Добавить".

   

6. Раздел карточки сотрудника "Личные документы" будет заполнен после выпуска электронной подписи.

Отлично! Данные сотрудников добавлены в КЭДО. Теперь можно переходить к следующему этапу внедрения – выпустить УНЭПЫ для сотрудников.

8. Выпуск УНЭП для сотрудников

Чтобы сотрудники могли подписывать электронные документы, каждому понадобится усиленная неквалифицированная электронная подпись, сокращенно УНЭП. Для выпуска УНЭП для сотрудника действуйте по алгоритму:

1. В кабинете кадрового специалиста сервиса КЭДО от Тинькофф перейдите в раздел “Штатные сотрудники”.

   *Если у вас уже заполнены данные по сотрудникам из 1С, нажмите на троеточие над списком, вы сможете выпустить УНЭП всем сотрудникам сразу или выпустите УНЭП прям в 1С

   

2. Выберите сотрудника из списка, перейдите в карточку сотрудника.

3. В карточке сотрудника в разделе "Электронные подписи" хранятся сведения об электронных подписях. Если у сотрудника нет УНЭП, справа вы увидите надпись “Выпустить”.

   

4. Ознакомьтесь с уведомлением и нажмите "Далее".

   

5. Следующим шагом будет заполнение данных сотрудника для выпуска электронной подписи.

   → Если данные сотрудника были выгружены из 1С, то данные будут уже заполнены.

   → Если вы добавляли сотрудника через функционал платформы КЭДО, заполните анкету сотрудника.

   

6. Далее необходимо выбрать способ подтверждения личности сотрудника и подписания согласия на выпуск УНЭП – лично или через сервис “Госуслуги”. Если у сотрудника есть доступ к верифицированному аккаунту на портале “Госуслуги”, то для выпуска УНЭП рекомендуем воспользоваться порталом “Госуслуги”.

   Данные сотрудника на портале “Госуслуги” должны быть актуальными и соответствовать данным, указанным в анкете на выпуск электронной подписи.

   

7. В зависимости от выбранного способа подтверждения личности сотрудника:

   → При подтверждении через "Госуслуги" уведомление о выпуске УНЭП придет сотруднику на почту и в личный кабинет на портале “Госуслуги”. Для выпуска подписи сотрудник должен нажать на кнопку “Да, это я”, подтвердив согласие на выпуск УНЭП.

   

   Вы можете отправить сотрудникам подробную инструкцию по выпуску УНЭП через портал “Госуслуги”.

   → При подтверждении "Лично" необходимо в бумажном виде заполнить, распечатать и подписать документы, подтверждающие применение УНЭП с сотрудником: “Заявление физического лица на изготовление сертификата ключа проверки электронной подписи” и “Соглашение между участниками электронного взаимодействия”. Храните подписанные документы в личном деле сотрудника.

8. Как только сотрудник получит подпись, в его личной карточке в разделе “Штатные сотрудники” появится название подписи, статус "Выпущена" и срок действия. Вы можете скачать сертификат удостоверяющего центра.
9. Приглашение в личный кабинет сотрудника https://work.jump.finance/ придет сотруднику после изготовления УНЭП, в виде сообщения о выпуске электронной подписи. Доступ в кабинет сотрудника осуществляется по номеру телефона, указанному в карточке сотрудника.

9. Отправка документов для подписания сотрудниками посредством КЭДО

Отправка сотрудникам пакета документов для подписания – это последний шаг, необходимый для начала работы с КЭДО в организации.

Какие документы необходимо отправить сотрудникам?

• “Уведомление о переходе на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО”
• “Согласие на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО”
• “Приказ о введении КЭДО в организации” и “Порядок осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений”
• “Соглашение между участниками электронного взаимодействия”

Это будут первые документы, подписанные сотрудниками с помощью кадрового электронного документооборота.

Данный алгоритм отправки документов для подписания посредством КЭДО работает и с другими документами, которые вы будете отправлять сотрудникам на подпись.

1. Заполните шаблоны документов.

2. Для добавления нового документа зайдите в раздел “Документы” и нажмите кнопку “Добавить”.

   

3. Выберите файл. Файл должен быть сохранен в одном из форматов: doc, docs, pdf, xls, xlsx.

   

4. Файл появится в списке, но еще не будет загружен. Чтобы загрузить документ, заполните поле “Исполнитель”. После загрузки документ автоматически отправится указанному исполнителю на подписание.

   

5. Сотрудник получает уведомление в СМС. После подписания документа со стороны сотрудника, будет обновлен статус документа в личном кабинете кадровика.

   

Теперь вы готовы к обмену документами через КЭДО! Поздравляем с завершением внедрения КЭДО в вашей организации!

При дальнейшем использовании сервиса КЭДО от Тинькофф вы сможете произвести дополнительные настройки платформы, чтобы сделать сервис еще более удобным для вас.

Дополнительные материалы

1. Ссылки на приложения Jump для сотрудников

2. Шаблоны документов

3. Инструкции и дополнительная информация

4. FAQ