Электронный кадровый документооборот (КЭДО)

Бумажный кадровый документооборот могут вести компании с любым количеством сотрудников. Отношения со всеми работниками оформляют с помощью документов, заполнение которых регулируется законодательством. В России завершился эксперимент по применению электронной документации. Внесены изменения в ФЗ-377. Организациям любого типа разрешено 99% кадровых документов заполнять и хранить в цифровом виде, не делая бумажных дубликатов. Рассказываем, что такое электронный кадровый документооборот, как правильно его организовать.

Что такое КЭДО

Термином «кадровый ЭДО (КЭДО)» называют электронный документооборот в области трудовых отношений руководства компаний с персоналом. Под ним понимается разработка, заполнение, подписание, применение, обмен и хранение всей документации, которую ведет компания в цифровом виде.

На предприятиях со штатом 300 человек уже сложно организовать бумажное делопроизводство. В корпорациях, где трудятся тысячи сотрудников, ведение кадрового документооборота в электронном виде существенно упростит задачи:

• намного проще найти любой файл, внесенный в компьютерную базу, легко настраивать поиск по разным критериям;

• надежная система сохранности данных — в электронном архиве кадровых документов цифровые  копии не затеряются, в отличие от хранения бумажных листов;

• доступ разграничивается и ограничивается — документы не попадут в чужие руки, не могут быть уничтожены.

Электронный документооборот в кадровой службе поможет уменьшить количество специалистов, работающих в ОК. Сокращается время на заполнение, поиск, обмен документацией между работодателем и персоналом. 

Развитие КЭДО в 2022 году

Обязательно ли всем компаниям переходить на электронный кадровый документооборот? У руководства российских предприятий и организаций еще есть время на размышление и подготовку к ответственному процессу. 

Переход на электронный документооборот 2022, начавшийся с ноября 2021 г., пока остается добровольным. На 01.03.2023 запланирован ввод единых требований к составу и форматам ЭДО, до конца 2023 г. будут решены все вопросы. С сентября 2022 г. начнет полноценно функционировать информационный портал «Работа в России».

По прогнозам экспертов рынок цифрового кадрового документооборота в этом году вырастет в 8–10 раз. Появится много специализированных сервисов для ведения безбумажного производства. Они обеспечат формирование, подписание, обмен, хранение документации, что поможет российским организациям полностью отказаться от бумаг.

Какие документы переходят в цифровой формат

Этот вопрос все компании, государственные и общественные организации, предприятия разных форм собственности решают сами. Кадровый ЭДО применяют при формировании многих видов документации в отделе кадров, при подписании договоров (ТК РФ ч. 1 ст. 22.1). 

В электронный документооборот кадровых документов включают:

• правила внутреннего трудового порядка;

• договоры с наемным персоналом;

• табели по учету рабочего времени;

• должностные инструкции;

• расчетные листки;

• приказы на очередные и внеплановые отпуска или командировки.

После того, как введен электронный кадровый документооборот, персоналу компании не нужно подписывать авторучкой трудовые договоры с работодателем, приказы о переводе на новую должность или график отпусков. Они могут напечатать заявление на компьютере или отправить его со смартфона. 

В бумажной форме по-прежнему (ТК РФ ч. 3 ст. 22.1) нужно заполнять:

1. трудовые книжки;

2. акты о произошедших несчастных случаях;

3. приказы о принудительном или добровольном увольнении;

4. сведения о трудовой деятельности сотрудников по форме СТД-Р;

5. журналы по различным производственным инструктажам.

При переходе на КЭДО по личной просьбе работника для него заведут электронную трудовую книжку, предоставят ему акт или приказ в цифровом виде.

Взаимодействие сторон посредством КЭДО

После перевода делопроизводства на электронный кадровый документооборот каждая организация, с учетом специфики своей деятельности и прочих факторов, самостоятельно определяет порядок взаимодействия с персоналом:

1. Период ознакомления, сроки подписания цифровых документов.

2. Согласование по оформлению отдельных бланков в бумажной форме.

3. Проведение инструктажей по установленному графику.

4. Решение спорных вопросов с привлечением комиссии.

Разработанная компанией программа кадрового документооборота распространяется на всех сотрудников, которые ежедневно присутствуют на рабочих местах или трудятся удаленно. Обе стороны — работодатель и наемный специалист — скрепляют документы своими электронными подписями. Без применения ЭЦП кадровый ЭДО для любой организации не имеет должной юридической силы.

Лучше предоставить сотрудникам свободу выбора: возможность запрашивать нужную документацию, подавая письменное заявление на бумаге, отправлять его по мейлу либо через ту информационную систему, что использует предприятие. 

Все цифровые сообщения считаются полученными и прочитанными на следующий день после отправления. С этой даты начинается отсчет времени (например, двухнедельная отработка) даже в том случае, если работодатель или сотрудник по какой-то причине не просмотрел уведомления.

Хранение электронных документов

Автоматизация документооборота в отделе кадров позволяет обеспечить надежное хранение документации и мгновенный доступ через строку поиска. 

Кадровый документооборот, ведущийся в электронном виде, легко упорядочить, если сгруппировать документы по категориям:

• внутренняя документация, касающаяся условий труда; 

• разные виды договоров — трудовые, о конфиденциальности, о материальной ответственности;

• согласия персонала с изменениями условий работы;

• данные об отпусках;

• приказы об увольнении;

• сведения о командировках.

Оптимизация кадрового документооборота поможет содержать документацию в порядке. Срок сохранности отдельных документов определяется законодательством об архивном деле. Компании должны руководствоваться приказом Росархива № 236, где утвержден обязательный перечень типовой архивной документации с указанием сроков её хранения и даны подробные инструкции. 

Документы внутри компании для легализации ЭДО

Для ведения кадрового ЭДО нужно разработать внутренние документы. При возникновении трудовых споров они помогут быстро решать возникшие вопросы или доказать сотрудникам и контролирующим службам, что работодатель добросовестно исполняет обязательства. 

Любая организация, если она планирует перейти на компьютеризированный формат работы, обязана разработать положение об электронном кадровом документообороте — свой нормативный акт, где описаны внутренние правила и программа КЭДО. Документ может быть дополнением к коллективному договору, представлен как отдельное положение о КЭДО или включен в правила внутреннего распорядка. 

В разработанном акте указывают:

• информационную систему кадрового электронного документооборота;

• правила использования, порядок доступа к ИС;

• перечень цифровых документов;

• список сотрудников, включенных в ЭДО; 

• точные сроки перехода на электронный кадровый документооборот;

• вид цифровой подписи.

Компания уведомляет персонал о введении КЭДО. Готовит инструкции, чтобы ознакомить работников с правилами перехода на электронный документооборот в своем кадровом делопроизводстве. Заключает соглашения с сотрудниками об использовании их персональной подписи ЭЦП.

Для придания юридического статуса цифровой документации требуется подписание кадровых документов электронной подписью. Она должна быть у всех работников. Без личных «автографов» цифровой документооборот считается недействительным.

Важно знать виды цифровых подписей, законодательно разрешенные для использования в электронных документах:

1. простая;

2. УКЭП — усиленная квалифицированная;

3. УНЭП — усиленная неквалифицированная;

4. УНЭПгос — усиленная неквалифицированная, полученная через электронное правительство;

5. ПЭПгос — простая подпись для обращения за государственно-муниципальными услугами.

Последние два вида введены после принятия закона об электронном кадровом документообороте ФЗ-377. Соответствующая статья добавлена в Трудовой кодекс.

Зачем нужна электронная система КЭДО

Трудно вести кадровый документооборот в крупной организации без применения автоматических информационных систем. 

1. Правительство специально вводит единую цифровую платформу «Работа в России», которая тесно связана с Единым порталом госуслуг.

2. Работодатель вправе использовать иную информационную систему либо самостоятельно разработать свою собственную ИС.

На сайте «Работа в России» удобно производить обмен кадровыми документами, но сложно контролировать ответы от нескольких сотен сотрудников. 

В качестве сторонней системы кадрового документооборота выгодно использовать автоматизированный сервис JumpFinance. Он обеспечит взаимосвязь работодателей и персонала, упростит работу с фрилансерами и с самозанятыми лицами, ускорит обмен документами между сторонами. 

Разработчики предлагают систему Jump.Finance КЭДО. Она упрощает электронный документооборот в кадровом делопроизводстве, позволяет подписывать документы с физическими лицами с помощью неквалифицированной цифровой подписи. После идентификации исполнителей для каждого из них сервис выпускает электронную подпись. Если у работника уже есть личная ЭЦП, он может ее использовать, добавив на сайт. 

Сотрудники сами придумывают пароль для входа в систему. Они не обязаны его сообщать сисадмину компании, могут часто менять по своему усмотрению. 

Используя шаблоны, работники отдела кадров смогут быстро заполнять командировочные листы, отправлять приказы на подпись. Вместо 75 человек (это стандартное число работников на 1 кадровика по трудовым нормам) один сотрудник ОК сможет вести дела 1000 специалистов компании, не допуская ошибок, которые неизбежно возникают при заполнении бумажной документации.

Как переводить в ЭДО 

Если сотрудники добровольно получили электронные подписи для кадровых документов, их можно сразу переводить в цифровую систему, предварительно отправив каждому уведомление о переходе на КЭДО. Если кадровикам какие-то документы удобнее оформлять привычным способом, можно параллельно вести бумажную документацию. 

Если отдельные сотрудники не хотят получать кадровые документы в непривычном для них электронном виде, кадровики обязаны их выдавать на бумажных бланках.

Компания не вправе уволить или не принять сотрудников, которые:

• не имеют цифровой подписи;

• не захотели сразу перейти на кадровый ЭДО.

Работники могут быть сначала не согласны с нововведениями, а впоследствии передумают. В любой момент их легко подключить к ЭДО, как только они выразят желание. Письменного согласия соискателей, зачисленных на свободную должность, не требуется. Их просто уведомляют, что руководство переводит весь документооборот кадровых документов в электронную форму и готово научить новичков использовать информационную систему.

Документы по приему на работу

Профессиональное оформление пакета документов, которые представляет сотрудник при найме, — трудоемкий процесс, на это уходит много времени. ЭДО в кадровом делопроизводстве упрощает кадровикам задачи:

• не нужно готовить приказ о приеме сотрудника, он исключен из списка обязательных документов, достаточно записи в трудовой книжке; 

• личные карточки Т-2 заполняют в любой форме; 

• трудовой, ученический или договор о материальной ответственности скрепляют цифровой подписью;

• соискателям не обязательно подавать заявление о приеме на работу.

Эти положения отражены кадровым законодательством. Уточнить разрешения и запреты можно на портале Роструда либо на сайте Онлайнинспекция.рф.

Электронный документооборот вести проще, чем бумажный. Сервис JumpFinance поможет быстро заполнить документы о приеме на работу. Кадровик может использовать скан паспорта нового сотрудника, ему не придется вводить данные вручную.

Документы по отпуску

Приказы, заявления на очередной или внеочередной отпуск либо на отпуск с последующим увольнением заполняют по типовым шаблонам. Для составления графика отпусков используют унифицированную форму Т-7. Система КЭДО позволяет отойти от стандартных схем, разрабатывать собственные формы или применять иные готовые шаблоны. В них уже включен раздел по ознакомлению персонала с графиком, не придется каждому работнику персонально отправлять уведомления. Все подписи легко просмотреть на одной странице. За две недели до отпуска автоматический сервис отправит напоминание о предстоящем событии.

Документы по командированию сотрудников

Кадровый электронный документооборот в соответствии с ТК РФ разрешает заполнять такие документы в цифровом виде:

• приказы об отправке в командировку; 

• авансовые отчеты;

• данные работниками согласия на поездку;

• отказы от командировок по уважительным причинам.

При любых возникших трудовых конфликтах потребуется письменное оформление документации.

Изменения условий труда

При введении ЭДО на многих кадровых документах работники проставляют простую подпись. Исключение:

• заявление о переводе на другую должность либо в другой отдел;

• согласие работника на перевод либо дополнительное соглашение;

• уведомление о вынужденных изменениях условий, записанных в трудовом договоре;

• специальное соглашение для дистанционных работников.

На этих документах проставляют усиленные подписи КЭП или НЭП, потому что иногда они требуются для решения трудовых или судебных споров.

Учет рабочего времени

Роструд допускает ведение табеля трудового времени в электронно-цифровом формате. Это учетный документ, с которым не обязательно знакомить каждого сотрудника, но ответственные лица проставляют на нем электронную печать.

Графики сменности работы доводят до сведения персонала. В компьютеризованном документообороте кадровой службы фиксируется точное время их составления и даты просмотра работниками компании.

Больничные и социальные выплаты

Медицинские учреждения уже с начала 2022 года выдают больничные листы, подтверждающие временную нетрудоспособность, только в электронном виде. Бумажные бланки подтверждения нетрудоспособности отменены ФЗ-126 в 2021 году.

Заявление на социальные вычеты разрешается подавать письменно или в цифровом виде, на усмотрение работодателя. 

Зарплата, премии

С 2017 года введены электронные расчетные листки, где наряду с заработной платой указывают размер премии. Компания отражает такую форму расчета с персоналом в локальном нормативном акте, в трудовом или в общем (коллективном) договоре.

Кадровый электронный документооборот ЭДО допускает проставление любой подписи на приказах о премировании. Если образец заполнен не по стандарту Т-11, необязательно его подписывать. Приказы о применении к провинившемуся сотруднику дисциплинарного взыскания скрепляют усиленными подписями.

Увольнение

Приказ руководства о прекращении трудовой деятельности:

• для офисных работников подписывают на бумаге;

• для удаленных сотрудников оформляют в электронном виде, проставляя любую подпись.

Отзыв заявления на увольнение дополняют НЭП либо КЭП.

Если решили перейти на электронный кадровый документооборот

Каждая организация, заручившись поддержкой профсоюзов и иных общественных объединений, вправе самостоятельно решить, как и когда она будет переводить делопроизводство на КЭДО, какие информационные системы будет использовать для кадрового электронного документооборота. О своем решение руководитель должен информировать сотрудников, чтобы заручиться их согласием. При найме новых специалистов их нужно уведомить о внедрении КЭДО.

В любой организации хорошо подготовленный переход на электронные кадровые документы может быть:

• всеобщим — для всего персонала;

• частичным — для удаленно работающих сотрудников. 

Если принято положительное решение, проработаны этапы внедрения КЭДО и регламент, компания сможет перейти на кадровый электронный документооборот за несколько дней. Остается приказом ввести новые правила, ознакомить с ними всех сотрудников. 

Используя сервис JumpFinance:

1. Скачайте шаблоны, которые понадобятся для работы;

2. Произведите необходимые настройки или привлеките техподдержку сервиса.

3. Разграничьте полномочия, установите права подписи на документах.

4. Научите работников пользоваться личным кабинетом, заполнять документы.

После регистрации ваши сотрудники смогут получить персональную цифровую подпись и сразу подписать согласие на электронное взаимодействие через автоматический сервис.

Заключение

Обязательный кадровый ЭДО введен лишь для некоторых категорий документов, но их список расширяется. В 2022 г. электронный кадровый документооборот начали использовать многие предприятия. Порядок перехода каждая компания устанавливает самостоятельно, разрабатывает свои внутренние документы или применяет готовые шаблоны информационной системы, которой она отдает предпочтение.

Рекомендуем использовать сервис JampFinance КЭДО. Он предлагает современные программы для ведения электронного кадрового документооборота. Техническая служба и менеджеры площадки дадут полезные советы, как перейти на КЭДО, помогут выполнить необходимые настройки.