Электронный документооборот для самозанятых

03.07.2023

Налогоплательщики НПД могут не вести бухгалтерию, от них не требуют сдачу отчетности и заполнение деклараций, но некоторые документы им придется заполнять. Специальные программы и автоматизированные сервисы электронного документооборота (ЭДО) упрощают дистанционное оформление и отправку заполненных электронных бланков. Они многократно ускоряют обмен документами между заказчиками и исполнителями. Рассмотрим, чем может быть полезен ЭДО для самозанятых, как подключиться к автоматическому сервису.

Какие документы нужно заполнять самозанятым

При работе исполнителей с заказчиками с каждым из них подписывают отдельный договор. Это главный правоустанавливающий документ, его используют как доказательство в суде при возникновении споров.

Договор может содержать различные пункты и называться по-разному:

агентский;
авторский;
ГПД или ГПХ;
купли-продажи;
комиссии (при привлечении посредников);
возмездного оказания услуг;
аренды (при сдаче жилья в наем).

Второй важный документ, который придется заполнять при каждом поступлении оплаты — чек, подтверждающий получение денег. Это единственный отчет самозанятого лица перед заказчиком. За несвоевременную отправку можно получить нарекания от компании или налоговой службы, и даже заплатить большой штраф за «забывчивость».

На нашем сайте опубликовано несколько статей для плательщиков НПД, поясняющих: как сформировать чеки, изменить или аннулировать, можно ли их оформить задним числом.

Примечание:

Наш сервис — Jump.Finance — автоматически заполняет чеки после каждого очередного поступления оплаты и без участия самозанятого сразу отправляет их заказчику.

Другие документы, которые придется предъявлять, составлять или подписывать плательщикам НПД:

Справка о постановке самозанятого гражданина на учет в ФНС (о получении статуса самозанятости) — формируется в приложении «Мой налог». Её могут потребовать заказчики как приложение к договору.
Закупочный акт товаров — заполняется при покупке продукции у самозанятых лиц, которую они специально изготавливали либо выращивали на продажу.
Акт выполненных работ — прилагается к договорам подряда и иным соглашениям при приеме-сдаче работы заказчику.
Счет на оплату — иногда в договор включают особые условия оплаты на основании счета, который нужен бухгалтерии для отчетности.
Справка о доходах — потребуется плательщикам НПД при оформлении займа, ссуды, кредита либо для предъявления в какие-либо организации.

В зависимости от того, чем занимается самозанятый гражданин, ему могут понадобиться другие документы. У водителя-грузоперевозчика должен быть путевой лист, товарно-транспортная накладная, паспорт и свидетельство на машину. Для оказания некоторых видов услуг — скупка металлолома, открытие автосалона, перевозка пассажиров — нужна лицензия. Многие самозанятые ИП регистрируют свой товарный знак, с июля 2023 года самозанятые физические лица без образования ИП тоже смогут подавать заявки на регистрацию собственной торговой марки.

Как компаниям удобнее работать с самозанятым

После введения нового налогового режима работодатели сразу поняли, как выгодно привлекать самозанятых к выполнению некоторых задач. Для плодотворного сотрудничества нужно минимум формальностей, сокращаются расходы на налоги и страховку, оплата услуг производится без НДС.

Но взаимодействие осложняется тем, что заказчик и исполнитель могут находиться друг от друга за десятки тысяч километров. Заказчику нужно получить подпись исполнителя, чтобы подтвердить подлинность договоров, актов, счетов. Обмен документами при помощи почты России растягивается на длительное время. В дороге бумаги могут потеряться, процесс обмена придется начинать заново.

Пересылать документы по электронной почте тоже неудобно. Без подписи исполнителя они недействительны, а получать электронную подпись многие исполнители не хотят, процедура для них кажется чрезвычайно сложной.

Упрощает ситуацию обмен электронной документаций с помощью специализированных сервисов. Цифровая финтех-платформа Jump.Finance специально разработана для взаимодействия ИП, ООО и прочих юрлиц с удаленными исполнителями. С ее помощью можно мгновенно заполнять электронные бланки, рационально организовать документооборот с самозанятыми и хранение документации, выпустить электронные подписи для всех сотрудников, настроить автоматизацию выплат.

Преимущества электронного документооборота

Термин «документооборот»» означает движение документации от момента создания до помещения в архив на длительное хранение. Он включает три вида документов:

внутренние — их создают и используют внутри компании;
исходящие — предназначены для партнеров, поставщиков, клиентов;
входящие — получают от других компаний.

С 2010 года активно внедряется электронный документооборот. Увеличивается численность ЭДО-операторов, которые разрабатывают и поддерживают новую систему. Подключение к автоматическим сервисам выгодно для компаний — электронная площадка заменит работу крупного бухгалтерского отдела.

Переход на ЭДО обеспечит:

повышенную организацию труда, повышенный контроль документооборота;
быстрое электронное автозаполнение всех «бумаг»;
мгновенный обмен, своевременную автоотправку документов в указанное время;
удобный поиск, получение информации в любое время суток;
безопасную пересылку данных по защищенным каналам в зашифрованном виде, которые не попадут к сторонним лицам.

Компаниям потребуется гораздо меньшее количество расходных материалов и бумаги для оргтехники. Любой «утерянный» документ легко восстановить и продублировать, извлекая его из истории обмена, которая хранится в электронной системе.

Выгода для компаний очевидна:

Сложно организовать пересылку документов, если для решения задач привлечены десятки самозанятых из разных регионов. На сервисе можно работать с любым количеством физлиц, ведение документации легко упорядочить: разложить по разделам, папкам, услугам.
У ЭДО-операторов есть готовые шаблоны документов, разработанные с учетом требований законодательства. Все подключившиеся участники смогут загружать в систему свои бланки, договоры, инструкции.
Вся документация хранится в одном месте, легко поднять историю за любую дату, подтвердить законность расходов перед налоговой инспекцией и прочими проверяющими службами.
Комиссионные сборы за услуги ЭДО-оператора намного ниже, чем при пересылке вознаграждения самозанятым через банк. Цифровые площадки работают с большим количеством банков, не будет проблем с доступом к своим счетам в любом финансовом учреждении.
Электронные сервисы проверяют статус самозанятого перед перечислением оплаты. Компаниям не придется получать взыскания и штрафы от налоговой за попытку избежать уплаты налогов за физических лиц, утративших статус плательщика НПД.
ЭДО-платформы защищают работодателей от недобросовестных исполнителей. Они формируют чеки в момент оплаты. Если в компании чек затерялся, а самозанятый сразу его аннулировал, надеясь не платить налоги, то проблем с ФНС не избежать. Сервис сохраняет оригинал чека и посылает заказчику уведомление об аннулировании. Чек можно извлечь из истории и доказать в налоговой инспекции законность неуплаты налогов.

Через автоматизированный сервис удобно организовать свою деятельность самозанятым лицам. Им не нужно заботиться о своевременной отправке чеков и налогов. Сервис позволяет настроить автоотправку документов и денег любым получателям.

Для справки:

Для плательщиков НПД (для физлиц и ИП) при переходе на ЭДО экономия на бумаге и на почтовой пересылке документов заказными письмами составляет 98–99%. 1–2% расходов возможны при печати бумажных чеков для передачи заказчику из рук в руки, но большая часть самозанятых предпочитает электронное оформление и отправку через мобильные приложения либо из своего личного кабинета на автоматизированном сервисе.

Для компаний экономия составит 70–80% с учетом того, что часть обязательной документации по-прежнему должна храниться в бумажном виде.

Что нужно самозанятому для подключения к ЭДО

Многих налогоплательщиков интересует, как рационально выстроить работу с клиентами, но они сомневаются в необходимости использовать электронные площадки. Инициативу проявляют компании, имеющие аккаунт на сервисе ЭДО: они посылают приглашения всем привлеченным исполнителям.

Плательщик НПД должен:

принять предложение;
бесплатно зарегистрироваться;
войти в личный кабинет;
произвести нужные настройки.

Каждый автоматизированный сервис разработал инструкции и советы, заранее подготовил ответы на вопросы, которые чаще всего задают пользователи. Если трудно осваиваться на сервисах самостоятельно, круглосуточно работающая техподдержка поможет подключиться, выставит нужные пользователю настройки. Для самозанятых подключение намного проще, чем для юридических лиц. Для них использование цифровых платформ ЭДО бесплатно, многие онлайн-площадки интегрированы с приложением «Мой налог».

Электронная подпись для самозанятых

Для полноценной работы на цифровой платформе плательщикам НПД нужна электронная подпись (ЭП), которая по силе значимости приравнивается к обычной собственноручной подписи лица, поставленной им на бумаге (ФЗ-63). ЭП представляет собой файл, состоящий из набора символов со специальным ключом и сертификатом подтверждения. Он записывается на токен (защищенную флеш-карту), хранится на компьютере или на смартфоне владельца. К личной электронной подписи больше ни у кого не должно быть доступа. Подробно об этом мы писали в отдельной статье.

Для получения квалифицированной (КЭП) и неквалифицированной (НЭП) нужно обращаться в Удостоверяющий центр ФНС или в аккредитованные центры, являющиеся его партнерами. Простую подпись (ПЭП) можно получить без визита в различные организации через портал «Госуслуги».

Для обращения за государственно-муниципальными услугами достаточно простой электронной подписи, но самозанятым лицам лучше сразу получить неквалифицированную или квалифицированную ЭП для физических лиц. Наличие подписи сокращает хождение по кабинетам, позволяет многие проблемы решить дистанционно. Ее используют для подписания документов разных форматов: docs, xlsx, pdf, jpeg.

Классифицированная подпись дает больше преимуществ, её применяют:

для подписания актов, договоров, счетов;
при подаче заявления на участие в тендерах и госзакупках;
при обращении в Роспатент для регистрации авторских прав или товарного знака;
при дистанционной отправке заявлений в любые учреждения;
для получения дополнительных возможностей на государственных сайтах.

Получение ключа и сертификата к КЭП в Коммерческих центрах платное, срок действия — 1 год. По истечении года заказывают перевыпуск, иначе подпись становится недействительной.

Важные финансовые документы компании обязаны подписывать квалифицированной подписью КЭП. При взаимодействии заказчиков и плательщиков НПД обе стороны могут подписывать договоры с самозанятыми и прочие документы неквалифицированной НЭП либо усиленной неквалифицированной подписью УНЭП.

Проще всего оформить электронную подпись на цифровой платформе. На площадке Jump.Finance это можно сделать бесплатно из своего личного кабинета. Сервис идентифицирует каждого исполнителя и выпускает для него персональный сертификат с ключом шифрования и дешифрования. Учреждениям и организациям мы предлагаем усиленную квалифицированную, а самозанятые бесплатно получат усиленную неквалифицированную подпись, не затрачивая никаких усилий для ее выдачи.

Физические лица смогут через нашу платформу получить статус плательщика НПД, мы им поможем оформить документы в налоговой по месту работы или прописки.

Как подключиться к Jump.Finance ЭДО

Для юридических лиц оператор Jump.Finance разработал платформу КЭДО для работы с кадровыми документами, а для взаимодействия с исполнителями — систему Jump.Finance ЭДО. Возможна интеграция со своей учетной системой, которую использует компания, со сторонними программами и сервисами, с 1С. Мы поможем разработать схему документооборота для любого бизнеса.

Для подключения к Jump.Finance ознакомьтесь с политикой конфиденциальности и заполните поля, указав свои контакты для связи.

Каждое предприятие, организация, учреждение получит на нашей площадке:

удобный личный кабинет;
приложение для своего бизнеса;
мобильное приложение для исполнителей.

При подключении к ЭДО-оператору Jump.Finance мы гарантируем: удобство, скорость, безопасность, надежность, защиту, всестороннюю помощь на любом этапе работы с нашей площадкой.

Вернуться назад