Электронная подпись: виды, как получить, для чего нужна

При взаимодействии компаний друг с другом либо при работе заказчиков и исполнителей, находящихся в десятках тысяч километров друг от друга, сложно обмениваться документами, на которых должны стоять подписи руководителей, должностных лиц или фрилансеров. Пересылка бумаг по почте неэффективна, занимает много времени, возможны утери корреспонденции в пути. При переходе на электронный документооборот возникла необходимость упростить подписание документации. Рассмотрим, что собой представляет электронная цифровая подпись ЭЦП, где ее получить, как применять.

9.2.png

Что такое электронная подпись

В 2011 году на законодательном уровне принято решение о введении электронной подписи (кратко: ЭП либо ЭЦП (предпочтительнее ЭП, как указано в ФЗ-63)). По юридической силе она приравнивает к официальному бумажному оригиналу почти любой подписанный документ, который можно просмотреть на экране монитора.

Электронная подпись:

  • подтверждает неизменность (целостность) цифровой информации;

  • помогает идентифицировать личность, подписавшую документ, её компетенцию;

  • гарантирует, что подпись поставил владелец ЭП;

  • удостоверяет точную дату подписания;

  • по силе значимости равна той подписи, что ставится на деловых бумагах.

ЭП служит цифровым аналогом обычной персональной подписи человека, который ее получил и вправе проставлять на онлайн-документах.

Как устроена ЭП

Онлайн-подпись в виде отдельного файла создает специальная программа, используя средства криптозащиты информации (сокращенно: СКЗИ). После того как человек распишется, программное обеспечение вычисляет хэш-сумму написанных символов, шифрует и запечатывает ее ключом.

Этот файл может храниться у владельца:

  • на домашнем ПК или внешнем диске;

  • на облачном сервере;

  • на обычном флеш-накопителе;

  • на смартфоне, планшете;

  • на токене (защищенной от перезаписи флеш-карте).

Любая подпись представляет собой уникальное сочетание данных — последовательность символов, из которых она состоит. Её неизменность обеспечивает специальный шифровальный ключ для запечатывания хэша.

При создании ЭП сразу генерируется ключевая пара — два равноценных ключа:

  • закрытый — предназначен для проверки подлинности ЭП, его хранит владелец вдали от любопытных глаз;

  • открытый — обычный ключ ЭП (последовательность символов, из которых состоит подпись обладателя ключа), его можно демонстрировать.

Один ключ используют для шифрования отправляемых данных, другой предназначен для дешифрования. Та информация, что зашифрована одним из ключей сможет быть раскрыта только другим ключом из этой пары. Когда данные запечатаны закрытым ключом, их сможет расшифровать любой человек, зная открытый ключ. Если документация подписана открытым ключом, она засекречена, ее может прочесть только обладатель закрытого ключа.

Как работает электронная подпись

Когда документ запечатан закрытым ключом, несложно понять:

  • кто на нём поставил подпись;

  • полномочия подписавшего лица;

  • кем выдана ЭП.

При открытии подписанного документа программа автоматически просчитывает хэш-сумму, сопоставляет ее с содержимым страниц. Если всё совпадает, значит, содержание не меняли, документ считается действительным. При замене даже одного символа хэш меняется. Малейшие несовпадения сигнализируют о том, что информация изменена. В таком случае ЭП признается недействительной, документ утрачивает юридическую силу.

Принадлежность ключа конкретному лицу доказывает наличие сертификата подтверждения. В нем указано, кто владеет ключом, кто вправе им распоряжаться: компания или физлицо. На сертификате стоит подпись удостоверяющего центра, где обладатель получил этот документ, что гарантирует его подлинность. На один открытый ключ можно выпустить несколько сертификатов с различными действующими сроками либо выданных разными УЦ.

Для чего придумана электронная подпись

ЭП нужна всем лицам, участвующим в электронном документообороте — организациям, которые обмениваются цифровыми файлами с партнерами, и физическим гражданам, оказывающим услуги заказчикам дистанционно.

Используя ЭП, компаниям удобно:

  • подписывать документацию, которая будет храниться в электронном виде либо пересылаться получателям;

  • отправлять налоговые декларации в ФНС;

  • подавать заявки на участие в онлайн-торгах;

  • оформлять имущественные сделки;

  • совершать банковские платежи;

  • дистанционно заключать договоры с работниками.

Электронный документооборот помогает предприятиям, организациям, учреждениям сэкономить много времени: не нужно лично доставлять бумаги в разные инстанции, вся отправленная корреспонденция мгновенно доступна адресатам.

После оформления ЭП физические лица смогут:

  • получать госуслуги через интернет;

  • обмениваться документацией с работодателями;

  • дистанционно посылать заявления, прошения;

  • подавать жалобы, ходатайства, судебные иски;

  • отправлять заявки на лицензию, патент;

  • получать разрешения на торговлю или оказание услуг;

  • подписывать договоры, доверенности, расписки.

Использование ЭП дает неоспоримые преимущества: «бумажную» подпись легко подделать, электронная обеспечена многоуровневой защитой, ее имитировать невозможно.

Виды ЭП, их отличия

Законодательно установлены три вида подписей. Они различаются степенью защищённости, назначением, применением, значимостью.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Название говорит о ее доступности для всех физических лиц. Самую простую ПЭП используют все посетители интернета, когда проходят двухступенчатую авторизацию на сайтах: сначала вводят логин и пароль, затем код подтверждения, пришедший на почту либо на телефон. По условиям договора с банком или с иным учреждением такие реквизиты (логин, пароль, код) равнозначны бумажной подписи клиента.

Во многих серьёзных случаях ПЭП не имеет особой юридической силы. Ее невозможно применить для участия в торгах, недопустимо использовать для подписания финансовых документов. Но по обоюдному согласию участников сделки иногда ПЭТ применяют для заключения договоров: по предварительному соглашению сторон для них такая подпись имеет полноценную юридическую силу. Простой ЭЦП разрешено подписывать внутреннюю документацию компании, служебные письма, записки, распоряжения. Физлицам она подходит для оформления доверенностей. Самозанятые авторы, визируя своей подписью текстовые документы, защитят их от плагиатства, смогут подтвердить авторство.

ПЭП легко создать в обычной офисной программе: Word — Сведения — Защита документа — Добавить цифровую подпись. При первой попытке защитить созданный файл появится вопрос о наличии удостоверения и предложение его получить от партнеров корпорации «Майкрософт». Россиянам удобно использовать приложение «Карма», оно установит подпись в OS вашего компьютера. После сохранения файла можно далее без проблем подписывать любые созданные документы.

1111111.jpg

Усиленную ПЭП легко получить, используя крипто-приложения для ПК, или подать заявление в УЦ.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) для физических лиц

Формируется с использованием программ шифрования, лучше защищена от подделок. Обычно ее используют физические лица, в компаниях могут применять при большом объеме внутренних документов. Допустимо ее использовать в документообороте между двумя или несколькими сторонами, если все участники предварительно условились использовать НЭП, но в ряде сложных случаев для судебных разбирательств её будет недостаточно.

2222222222.jpg

Усиленная неквалифицированная УНЭП обладает большей значимостью: по ней можно определить, кто подписал документ, внесены ли в него изменения после подписания. УНЭП создается с двумя ключами: подписи и проверки. Ее функционал тоже ограничен, она не служит полным аналогом собственноручной, но может быть таковой, если стороны об этом договорятся. Чаще всего ее тоже используют во внутреннем документообороте.

УНЭП позволяет подавать заявки на участие в торгах, но некоторые операции по сделкам могут быть недоступны ее обладателю.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Более надежна, официально считается полноценной заменой бумажной. Ее выдают удостоверяющие центры (УЦ), прошедшие сертификацию в госорганах.

Целостность КЭП легко проверить и убедиться, что она не была потеряна либо просрочена на момент подписания важного документа:

  • через штамп, указывающий дату выдачи КЭП;

  • просмотрев список недействительных сертификатов удостоверяющего центра.

На сайте Минкомсвязи опубликован реестр аккредитованных организаций, которые вправе формировать КЭП: это главный центр УЦ ФНС и его доверенные лица. Личный сертификат с ключами выдается на 1 год, ежегодно его нужно обновлять, своевременно заказывая перевыпуск.

Помимо обычной КЭП есть усиленная УКЭП, которую применяют для подписи наиболее важных документов. Ее взломать невозможно, нужно задействовать слишком большие вычислительные ресурсы. Ключ записывается на токен, для его применения требуется специальное программное обеспечение и библиотеки.

КЭП и УКЭП используют для подписания счет-фактур, деклараций, важных финансовых сделок. При их применении не нужно заключать с контрагентами дополнительные соглашения. Для суда подписи КЭП служат веским неопровержимым аргументом.

Предупреждение:

С 1 сентября 2023 г. перестают действовать КЭП, выданные коммерческими центрами. Их запрещено использовать. Для перевыпуска или для получения нового ключа нужно выбрать любого партнера УЦ ФНС. Дистанционный перевыпуск доступен тем компаниям, у которых данные не менялись в течение года, а предыдущий сертификат выдан УЦ ФНС.

Лица, получившие ранее сертификаты в коммерческих компаниях, должны лично подать заявление в ФНС, удаленно продлить невозможно.

Как получить КЭП юридическим лицам

При отправке заявления в УЦ нужно приложить:

  • документы, подтверждающие личность руководителя — паспорт, СНИЛС, ИНН;

  • пакет уставной документации компании, ЕГРИП/ЕГРЮЛ;

  • свидетельство о постановке на учет в ФНС.

Для получения ЭЦ нужно оплатить покупку ключа и сертификата.

Примечание:

Через платформу Jump.Finance работодатели смогут оформить УКЭП в УЦ ФНС намного быстрее, с меньшими затратами.

Как получить подписи физическим лицам

Самозанятые и физлица вправе получить НЭП или КЭП — оба вида подходят для подписания документов, отправляемых в ФНС. Обычно НЭП используют на сайте налоговой службы или в ее приложениях, а КЭП применяют в любых системах документооборота.

Для получения НЭП нужно:

  • встать на учет в ФНС как налогоплательщик, представив полные личные данные;

  • в своем кабинете на сайте nalog.ru зайти в раздел «Получить ЭП» (данные для получения подписи ­— ФИО, ИНН, СНИЛС, адрес — программа подставит автоматически);

  • в заявке указать способ хранения ключа.

Если оставить ключ на хранение в защищенной системе налоговой инспекции, отправлять документы в ФНС можно будет с любого устройства, зайдя в свой кабинет на nalog.ru. Можно хранить ключ на своем ПК, установив рекомендованное программное обеспечение — средство криптозащиты. Через год действие сертификата закончится, нужно заказать перевыпуск.

Помимо ФНС неквалифицированную подпись легко получить:

  • на Госуслугах;

  • через Госключ;

  • в банках;

  • на нашей платформе Jump.Finance.

Примечание:

Компаниям удобно оформлять УНЭП для своих сотрудников через сервис Jump.Finance. Подписи будут сформированы за несколько минут. Техподдержка поможет решить любые проблемы.

Для получения КЭП нужно передать в УЦ ФНС:

  • заверенную копию своего паспорта;

  • СНИЛС, ИНН;

  • заявление на выпуск КЭП;

  • образец своей обычной подписи.

Стоимость сертификата зависит от количества дополнительных услуг. Можно отдельно заказать подписи для онлайн-торгов, для работы с заказчиками, для личной надобности. В услуги входит установка сертификата, лицензионной крипто-программы и библиотеки на ваш ПК. Для всех пользователей доступна сервисная поддержка в любое время суток.

Где самозанятым и физлицам использовать НЭП и КЭП

НЭП подходит для общения с налоговой, ее используют для подписания:

  • заявлений о возврате ошибочно перечисленной суммы налога;

  • подтверждений о владении недвижимостью и движимым имуществом;

  • прошений о предоставлении льгот по налогам.

Примечание:

Физлицам для работы с налоговой службой достаточно НЭП, но ИП и юрлицам потребуется КЭП или УКЭП для регистрации онлайн-кассы и для решения иных задач.

Многие компании предлагают договор-оферту, которую можно заверить даже простой ЭП (чаще всего пользователь должен поставить галочку согласия — принятие предложенных условий). Но двусторонние договоры, заключенные между заказчиками и исполнителями, дают больше прав, если они подписаны обеими сторонами хотя бы НЭП.

На всех сайтах предусмотрено несколько уровней учетных записей пользователей. Большинству посетителей госпорталов достаточно простой подписи, но для получения всех доступных услуг лучше иметь УКЭП. Она содержит полные данные о владельце, включая ИНН и СНИЛС, что делает подпись именной, равносильной той, что ставится собственноручно.

КЭП используют, когда нужно:

КЭП дает право пользоваться единой системой ЕСИА, через которую удобно дистанционно взаимодействовать с органами власти — не нужно регистрироваться на каждом сайте, автоматически открывается доступ ко всем госресурсам. У физлиц, имеющих квалифицированную подпись, многократно возрастают возможности, но нужно ежегодно платить за ее перевыпуск.

Как самозанятым начать работать с электронной подписью

Для работы с КЭП и НЭП необходимо:

  • получить USB-токен и сертификат;

  • установить в систему программу типа «КриптоПРО CSP»;

  • добавить библиотеки ЭП.

При обращении за ЭП сервисная служба УЦ дистанционно установит для вас программное обеспечение или подробно объяснит, как это сделать самостоятельно, распаковав пакет программного обеспечения. В разных УЦ программы криптозащиты могут различаться: VipNET CSP, Лисси CSP, Signal-com CSP, Vipnet CSP. В любой момент можно обратиться за консультацией к техподдержке центра, она поможет выставить нужные настройки.

Создавать документы, заверенные полученной подписью, можно на любом компьютере или ноутбуке, где стоит операционная система Windows, MacOS, Linux. Для работы подойдет любой популярный браузер.

Как завизировать документ электронной подписью

Программное обеспечение устанавливает СКЗИ в специально созданный раздел вашей OS и добавляет его в контекстное меню, которое можно вызвать правой кнопкой мыши.

33.jpg

Чтобы подписать документ:

  • в любом месте страницы кликают правой кнопкой;

  • в меню выбирают название установленного крипто-шифровальщика;

  • кликают по команде «Подписать», далее следуют указаниям мастера, который пошагово дает подсказки, что нужно сделать.

После выполнения всех команд мастера рядом с подписанным документом появится файл подписи с расширением sig (например: Договор №5.doc.sig).

Разные CSP могут слегка отличаться друг от друга, но на сайте каждой программы опубликованы инструкции по их использованию, даны разъяснения, как подписывать документы электронной печатью.

Это несложно сделать прямо в программе-редакторе. В Word: «Файл — Сведения — Защита документа — Добавить цифровую подпись». Указать сертификат, установленный в системе, дать команду сохранения. В Excel опция подписи называется «Защита книги», в Power Point — «Защита презентации».

Ещё можно подписывать созданную документацию в своей электронной почте либо в облачных хранилищах. Если в браузере установить специальное расширение, оно включит команду «Подписать». Разработчики предлагают несколько дополнений для разных просмотрщиков: Firefox, Opera, Chrome.

Если оставить ключ и сертификат в том центре, где получена ЭП, документы удобно подписывать на этом же сайте. Их загружают в личный кабинет, выбирают опцию «Поставить ЭП» либо «Подписать», указывают ключ (если их несколько), вводят пин-код, сохраняют внесенные изменения. Каждый сервис подставляет штамп времени, подтверждающий действительность документа.

Где и как проверить подлинность подписи

В любой незащищенный файл можно умышленно внести изменения. К каждому подписанному электронному документу прикрепляется подпись, зашифрованная закрытым ключом, и добавляется сертификат с открытым ключом для проверки. Любая программа криптозащиты сможет просчитать хэш-сумму и выдать результат о подлинности (о юридической силе) либо о фальсификации.

Для проверки есть бесплатные сервисы. Помимо Госуслуг такую возможность предоставляют порталы КриптоПро, Роскадастр, Контур-крипто, Taxcom, Астрал.

На Госуслугах в разделе «Помощь» пользователям предлагают для проверки:

  • НЭП — перейти на портал УФО;

  • КЭП — зайти в раздел «Проверка ЭП электронного документа».

Подпись может быть присоединенной (содержится в том же файле, где создан документ) либо отсоединенной (прилагается отдельно). Можно проверить присоединенную, отсоединенную ЭП и сертификат.

При проверке нужно указать регион либо предложить сайту определить его автоматически. Затем загрузить или перетащить в поле загрузки свой документ и файл с подписью (у них должны быть одинаковые названия, только у файла с ЭП расширение sig). Сервис выдаст результат проверки: подлинность, статус, номер, срок действия сертификата.

Допутимо ли передавать свою подпись сторонним лицам

Ключ и сертификат хранятся у владельца, ничто не мешает ему передать свою подпись иному лицу, которому он доверяет. В бытовых мелочах это допустимо, но любые данные можно использовать против владельца ключа. Он единолично несет ответственность за документы, где стоит его подпись.

Персональные данные нужно защищать, чтобы они не попали в чужие руки, иначе:

  • на имя владельца могут быть оформлены займы и кредиты в разных банках России;

  • может быть продано имущество без его ведома (земля, недвижимость, бизнес);

  • совершены противоправные действия, которые приведут к административной или уголовной ответственности.

Должностные лица не вправе отдавать кому-то свою квалифицированную электронную подпись, об этом прямо сказано в законе. Токен с ключом нельзя держать в доступном месте. При малейшем подозрении на то, что кто-то посторонний воспользовался ЭП, нужно сразу уведомить центр выдачи, подписью больше нельзя пользоваться.

Если руководитель хочет снять с себя ряд полномочий и передать их другим должностным лицам, он должен на каждого их них получить персональные НЭП.

Как быть, если электронная подпись потеряна

При небрежном отношении к своим документам и вещам ключ-токен можно потерять. Его могут намеренно или случайно украсть. Об этом сразу нужно сообщить в то учреждение, что выдавало ЭП, и известить своих контрагентов, с которыми производится обмен документацией.

Центр отзовет сертификат, чтобы им никто не мог воспользоваться. Заблаговременно предупрежденные партнеры будут тщательно проверять поступающие документы.

Украденный либо утерянный ключ восстановить невозможно, нужно заново заказывать перевыпуск.

Выводы

Выбор подписи зависит от задач, которые решают физические и юридические лица:

  1. Простая ЭП не имеет юр. силы, но поможет подтвердить авторство при обвинениях в плагиате.

  2. Неквалифицированную ЭП используют компании при большом документообороте.

  3. Квалифицированной ЭП защищают все важные документы, особенно финансовые.

Самозанятым лицам для работы удобно использовать неквалифицированную либо квалифицированную подпись. Последняя дает больше преимуществ. Ее стоит заказывать тем, кто в перспективе хочет создать свой бизнес. Срок действия НЭП и КЭП одинаковый, составляет 1 год. По истечении этого периода нужно перевыпускать сертификат. Закон 2023 г. предписывает получать ЭП в Удостоверяющих Центрах ФНС или на сайте партнеров УП ФНС.

Автоматическая площадка Jump.Finance поможет компаниям получить УКЭП в ФНС, а самозанятым в считанные минуты оформить УНЭП. Физическим лицам такой подписи достаточно для плодотворной работы.

Вернуться назад
Оставьте заявку на подключение Jump.Finance

C вами свяжется менеджер, ответит на все вопросы и проконсультирует по цене

Отправляя данные, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Похожие статьи

Смотреть все
Кадровый учет и делопроизводство
Кадровый учет и делопроизводство

Ведение кадрового учета в организации с разной численностью персонала, что входит в кадровое делопроизводство и документооборот кадровой службы, что должен знать каждый кадровик в первую очередь.

Читать полностью
Физ.лица
Что писать в назначении платежа при переводах денежных средств
Что писать в назначении платежа при переводах денежных средств

Назначение платежа: что писать при заполнении бланка. Как заполнять платежные документы при переводе денег между счетами в разных банках и между внутренними счетами компании, как отозвать платеж.

Читать полностью
Физ.лица
Обязательные документы в кадровом делопроизводстве
Обязательные документы в кадровом делопроизводстве

Как компании документируют работу с персоналом, какие документы используют в кадровом делопроизводстве, как ведется учет документации отдела кадров, суммы штрафов за ненадлежащие ведение документов.

Читать полностью
Физ.лица
Закупочный акт товаров у физического лица
Закупочный акт товаров у физического лица

Зачем составлять закупочный акт при покупке товаров и сельхозпродукции у самозанятых физлиц. Что писать в документе. Бланк, образец, форма закупочного акта у физического лица — где взять, как заполнить.

Читать полностью
Физ.лица
Агентский договор (схема)
Агентский договор (схема)

Агентские схемы взаимодействия заказчиков и посредников; бухучет для заказчика и для агента, первичные и закрывающие документы, образец агентского договора и отчета, нюансы создания агентской сети.

Читать полностью
Физ.лица
Остались вопросы?

Мы всегда на связи и готовы ответить на любой вопрос

Позвоните нам

8 800 550 87 73 Звонок по РФ бесплатный

Техническая поддержка


Связь через мессенджеры


Наши соцсети